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1 제 출 문 국가기록원장 귀하 본 보고서를 간행물 및 시청각물 관리체계혁신 용역 과제의 최종 보고서로 제 출합니다. 2006년 12월 29일 주식회사 듀플렉스 총괄연구책임자 연 구 소 장 이 교 준 (주식회사 듀플렉스) 세부연구책임자 선임연구원 이 문 규 (주식회사 듀플렉스) 연 구 원 주임연구원 백 철 승 (주식회사 듀플렉스) 연 구 원 주임연구원 김 태 환 (주식회사 듀플렉스) 연 구 원 장 영 희 (주식회사 듀플렉스) 연 구 원 김 현 애 (주식회사 듀플렉스) 기술 자문 위원 교 수 황 수 찬 (한국항공대학교) 기술 자문 위원 교 수 나 연 묵 (단국대학교) 기술 자문 위원 교 수 박 규 식 (단국대학교)

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3 목 차 Ⅰ. 서론 1.1. 용역과제 개요 및 경과 연구 배경 연구 목적 연구 범위 18 Ⅱ. 간행물 관리체계혁신 2.1. 간행물 관리 실태조사 결과 간행물 정의 간행물 유형과 주기 간행물 제작 과정 간행물 관리의 기본체계 발간등록번호 관리체계 간행물 관리 실태와 주요 문제점 선진사례 연구 OAIS 참조모델 미국 GPO(Government Printing Office) 선진사례와의 비교 혁신 방안 수립 혁신 방향 구성도 간행물 관리 대상 처리과 단계 프로세스 기록관 단계 프로세스 국가기록원 단계 프로세스 시스템 고도화 방안 기록관리시스템 아키텍처 중앙기록관리시스템 아키텍처 간행물의 전자기록철 설계 메타데이터의 설계 추진 전략 기본 방향 법령 개정 방안 간행물 관리시스템 개발 방안 간행물 관리 조직, 인력 정비 및 교육 강화 199

4 Ⅲ. 시청각물 관리체계혁신 3.1. 시청각물 관리 실태조사 결과 시청각물 정의 시청각물 종류 시청각물 생산기술의 변화추세 시청각물 관리 실태와 주요 문제점 대상기관 실태조사 결과 선진사례 분석 미국 의회 도서관(Library of Congress) 영국 The National Archives 호주 VERS 미디어 유형 분류 조사 선진국의 시청각 관련 메타데이터 표준안 선진사례와 국내 상황의 비교 시청각물 프로세스 혁신방안 시청각물 혁신 방향 목표시스템 구성도 시청각물 분류체계 처리과 단계 프로세스 기록관 단계 프로세스 기록원 단계 프로세스 시스템 고도화 방안 시스템 아키텍처 구성방안 시청각물의 전자기록철 설계 메타데이터 설계 표준 파일 포맷 시청각물 디지털화 방안 시청각물 내용기반 검색을 위한 고려 추진 전략 시청각물 관련법령 개정방안 시청각물 관리의 온라인 관리체계 구축전략 시청각물 관리 조직ㆍ인력 정비 및 교육강화 385

5 표 목차 [표 1] 간행물의 형태에 의한 명칭 27 [표 2] 간행물의 내용 구성 방식에 따른 분류 28 [표 3] 국가기록원에서 사용하는 간행물 유형 31 [표 4] 간행물의 발간주기 32 [표 5] 발간등록 기준 및 예외규정 52 [표 6] 간행물발간등록 생략대상 유형목록(1) 54 [표 7] 간행물발간등록 생략대상 유형목록(2) 55 [표 8] 간행물발간등록 생략대상 유형목록(3) 56 [표 9] KDC 십진분류체계 61 [표 10] 간행물 유형 분류 123 [표 11] 발간등록번호체계 139 [표 12] 간행물의 서고 배열 방안 146 [표 13] 간행물 비치기준 151 [표 14] 간행물 이관기준 152 [표 15] 기술항목표 155 [표 16] 간행물의 서고 배열 체계 검토 159 [표 17] 기록관리시스템 아키텍처 165 [표 18] 국가기록원의 간행물 관리 메타데이터 항목 171 [표 19] 간행물 메타데이터 분석 171 [표 20] 제출 정보 패키지(SIP 단계의 메타데이터) 172 [표 21] 영구보존 정보 패키지(AIP 단계의 메타데이터) 173 [표 22] 설명(Descriptive) 메타데이터 174 [표 23] 발간등록번호 구성 안 177 [표 24] 법률 시행령 개정 방안 179 [표 25] 기록물관리법 개정 방안 180 [표 26] 기록물관리법 시행령 개정 방안 181 [표 27] 각급 기관 기록관리 시스템에 간행물 관리 기능 반영 방안 187 [표 28] 전체 사업 예산 187 [표 29] 지방 확산관련 예산 187 [표 30] 2009년도 이후 예산 188 [표 31] A. 개발업무(데이터기능/트랙잭션기능) 188 [표 32] B. 소프트웨어개발비 집계 190 [표 33] C. 개발규모의 산정 190 [표 34] D. 보정계수의 산정 191 [표 35] E. 개발원가의 산정 191 [표 36] A. 개발업무(데이터기능/트랙잭션기능) 193 [표 37] B. 소프트웨어개발비 집계 194 [표 38] C. 개발규모의 산정 195

6 [표 39] D. 보정계수의 산정 196 [표 40] E. 개발원가의 산정 197 [표 41] 간행물관리시스템 모듈 S/W 및 H/W 구매 내역 198 [표 42] 간행물통합관리시스템 S/W 및 H/W 구매 내역 198 [표 43] 각급 기관 조직, 인력 정비 및 교육 강화 방안 200 [표 44] 컬러 스페이스의 종류 208 [표 45] 컬러모드 209 [표 46] 이미지 압축 알고리즘의 종류 211 [표 47] 정지 이미지 파일포맷 212 [표 48] 벡터 이미지 파일 포맷 214 [표 49] JPEG 2000 세부사항 214 [표 50] 주요 포맷 세부사항 214 [표 51] 아날로그 매체별 재생장치 217 [표 52] 주요 오디오 파일 포맷 219 [표 53] 주요 비디오 코덱 227 [표 54] MPEG의 주요 압축 옵션 227 [표 55] 비디오 파일 포맷 비교(1/3) 228 [표 56] 비디오 파일 포맷 비교(2/3) 229 [표 57] 비디오 파일 포맷 비교(3/3) 229 [표 58] SD, HD, Full HD 비교 231 [표 59] 국가기록원의 시청각물 전자화 실적 (2005년도 10월 기준) 250 [표 60] 국가기록원의 사진 필름류 디지털화 업무흐름도 253 [표 61] 국가기록원의 영화필름의 디지털화 업무 흐름도 254 [표 62] 국가기록원의 오디오 디지털화 업무흐름도 255 [표 63] 국가기록원의 비디오류 디지털화 업무흐름도 256 [표 64] 국가기록원 단계의 메타데이터 관리항목 258 [표 65] 주요 메타데이터 표준안 282 [표 66] 메타데이터 표준안의 항목들 283 [표 67] 더블린 코어의 메타데이터 항목 284 [표 68] LC-AV 기술적 메타데이터 286 [표 69] LC-AV의 지적 재산권 메타데이터 286 [표 70] LC-AV의 소스 메타데이터 중 소스 오디오의 물리적 정보 287 [표 71] LC-AV의 비디오 소스 메타데이터 287 [표 72] 주요 MPEG 표준안 288 [표 73] 오디오의 주요 기술자 290 [표 74] 업무 단계별 표준 파일 포맷 309 [표 75] 시청각물 서가배열 검토 안 317 [표 76] 기술항목표 320 [표 77] 시청각기록물의 메타데이터 326 [표 78] 제출 정보 패키지 327 [표 79] 영구보존 정보 패키지 328

7 [표 80] 유형별 기술정보 항목 330 [표 81] 이미지 메타항목 330 [표 82] 오디오 메타항목 331 [표 83] 비디오 메타항목 332 [표 84] JPEG, JPEG2000 세부 포맷 334 [표 85] 흑백 이미지 표준 포맷 335 [표 86] 벡터 이미지 표준 포맷 335 [표 87] 바람직하지 않은 이미지 포맷 및 대체포맷 336 [표 88] 디지털 오디오 포맷 결정 요인(1/3) 340 [표 89] 디지털 오디오 포맷 결정 요인(2/3) 341 [표 90] 디지털 오디오 포맷 결정 요인(3/3) 341 [표 91] 오디오 표준 파일 포맷 342 [표 92] 비디오 표준파일 포맷 343 [표 93] 스캐너 성능 요소 344 [표 94] 스캐너의 종류 345 [표 95] 소스별 권장 해상도와 비트 해상도 346 [표 96] 디지털 이미지 품질관리사항 347 [표 97] 텍스트 문서의 권장 파일 포맷 348 [표 98] 사진/필름의 권장 파일 포맷 348 [표 99] 지도의 권장 파일 포맷 349 [표 100] 그래픽의 권장 파일 포맷 349 [표 101] 이미지 관리 메타데이터 350 [표 102] 아날로그 오디오 재생장치 351 [표 103] 오디오 샘플링 주파수 및 비트 해상도 352 [표 104] 오디오 디지털 변환장비 기능요건 352 [표 105] 오디오 소스 유형에 따른 권장 파일 포맷 354 [표 106] 오디오 관리 메타데이터 355 [표 107] 아날로그 비디오 재생기 356 [표 108] 디지털화 품질 점검 및 관리항목 360 [표 109] 영화필름 권장 파일 포맷 360 [표 110] 비디오 권장 파일 포맷 361 [표 111] 비디오 관리를 위한 메타데이터 361 [표 112] 멀티미디어 데이터베이스 종류별 주요 질의 유형 363 [표 113] 멀티미디어 데이터베이스별 내용 검색 대상 364 [표 114] 내용 기반 검색을 지원하는 주요 이미지 데이터베이스의 기능 비교 369 [표 115] 시청각물 관련법령 개정방안 371 [표 116] 각급기관 시청각물관리시스템 구축 및 확산 방안 373 [표 117] 전체 사업 예산 373 [표 118] 지방 확산 관련 예산 374 [표 119] A. 개발업무(데이터기능 / 트랙잭션기능) 374 [표 120] B. 소프트웨어개발비 집계 376

8 [표 121] C. 개발규모의 산정 376 [표 122] D. 보정계수의 산정 377 [표 123] E. 개발원가의 산정 378 [표 124] A. 개발업무(데이터기능 / 트랙잭션기능) 379 [표 125] B. 소프트웨어개발비 집계 381 [표 126] C. 개발규모의 산정 381 [표 127] D. 보정계수의 산정 382 [표 128] E. 개발원가의 산정 383 [표 129] 시청각물관리시스템 장비구입비 384 [표 130] 스트리밍서비스 장비구입비 385

9 그림 목차 [그림 1] 간행물 제작 과정 33 [그림 2] 전자출판/오프셋 구성도 37 [그림 3] 옵셋 인쇄과정 37 [그림 4] POD의 대상 39 [그림 5] POD의 역할 39 [그림 6] POD의 공정(1) 40 [그림 7] POD의 공정(2) 40 [그림 8] POD의 공정(3) 41 [그림 9] POD의 공정(4) 41 [그림 10] 간행물 관리의 기본체계 42 [그림 11] 발간등록번호 관리체계 44 [그림 12] 처리과 단계 프로세스 46 [그림 13] 국가기록원 발간등록 서식(신청자 인적사항) 48 [그림 14] 국가기록원 발간등록 서식(기관 정보) 48 [그림 15] 국가기록원 발간등록 서식(상세정보) 50 [그림 16] 국가기록원 발간등록 서식(저작물 이용 및 공개 정보) 51 [그림 17] 국가기록원 발간등록 건수 통계 53 [그림 18] 행정자료실 간행물 관리 프로세스 58 [그림 19] 국가기록원 간행물 관리프로세스 65 [그림 20] 국가기록원 발간등록관리 프로세스 66 [그림 21] 국가기록원 수집 및 접수 프로세스 67 [그림 22] 국가기록원 분류 프로세스 68 [그림 23] 국가기록원 입력 프로세스 69 [그림 24] 국가기록원 소독관리 프로세스 70 [그림 25] 국가기록원 서고관리 프로세스 72 [그림 26] 발간등록번호 표기 예 74 [그림 27] OAIS 모델의 환경 95 [그림 28] 정보 패키지의 개념과 관계들 95 [그림 29] OAIS 모델에서 외부 데이터 흐름도 97 [그림 30] 참조 모델 99 [그림 31] 확장된 정보의 카테고리 100 [그림 32] 콘텐츠 패키지 정보 100 [그림 33] Future Digital System 메타데이터 모델 102 [그림 34] 콘텐츠 처리기 104 [그림 35] 콘텐츠 처리 및 스토리지 관리 105 [그림 36] FDsys에서의 사용자 종류 108 [그림 37] 전자간행물 관리체계 개념도 116 [그림 38] BRM 분류체계 122

10 [그림 39] 업무담당자 발간등록 프로세스 127 [그림 40] 간행물 관리 화면 128 [그림 41] 최초 발간 등록 화면 129 [그림 42] 발간등록 사항 출력 화면 132 [그림 43] 발간등록 시의 유형 분류 132 [그림 44] 연속 발간 등록 화면 133 [그림 45] 구간행물 등록 화면 134 [그림 46] 간행물의 조건 검색 화면 136 [그림 47] 간행물 전문 검색 화면 136 [그림 48] 분류체계에 따른 검색 화면 137 [그림 49] 전자파일 포맷종류 비율 140 [그림 50] 전자파일 포맷 예시 141 [그림 51] 기록관 단계 프로세스 143 [그림 52] 기록관의 발간등록 관리 144 [그림 53] 행정자료실 비치활용 145 [그림 54] 기관별 행정자료실 평균열람인원 148 [그림 55] 국가기록원의 프로세스 149 [그림 56] 발간현황 관리 151 [그림 57] 목록기술 및 콘텐츠 제작 153 [그림 58] 콘텐츠 관리 프로세스 156 [그림 59] 간행물의 온라인 검색ㆍ활용 구성도 159 [그림 60] 디지털아카이브 시스템 개념도 160 [그림 61] 기록관리시스템 확장 구성도 163 [그림 62] 간행물관리시스템 메뉴 구성 163 [그림 63] 일반 기록물의 전자기록철 구조 167 [그림 64] 전자기록철 구조 168 [그림 65] 아날로그 사진 매체 207 [그림 66] 픽셀의 개념 207 [그림 67] 픽셀과 공간 해상도 208 [그림 68] 컬러 모드에 따른 이미지 변화 예제 209 [그림 69] 사운드의 정의 216 [그림 70] 오디오의 정의 216 [그림 71] 오디오 저장 매체 217 [그림 72] 아날로그-디지털 신호 변환 218 [그림 73] 비디오 테이프 226 [그림 74] 시청각물 등록대장 232 [그림 75] 오래전 사진 앨범 233 [그림 76] 사진 앨범 보존실 233 [그림 77] 필름 보존 봉투 234 [그림 78] 전자파일 형태의 등록대장 234 [그림 79] 전자문서관리시스템의 등록대장 235

11 [그림 80] 서울시청의 시청각 기록물 관리화면 236 [그림 81] 시청각물 관리 기본체계 240 [그림 82] 처리과 단계 업무 프로세스 242 [그림 83] 공보관실 단계 업무 프로세스 246 [그림 84] 기록원 단계 업무 프로세스 249 [그림 85] 편철된 봉투 모습 250 [그림 86] 사진첩과 편철된 모습 251 [그림 87] 국정홍보처 국가기록사진관 홈페이지 260 [그림 88] 영국 National Archives의 디지털 아카이브 구조 272 [그림 89] 기술명세서 275 [그림 90] 디지털아카이브 구성도 276 [그림 91] 시스템 컴포넌트 및 기능 277 [그림 92] 선진국 시청각기록물의 유형분류 278 [그림 93] METS의 정보패키지 유형 294 [그림 94] 디지털 시청각물 관리체계 299 [그림 95] 시청각물 분류체계 300 [그림 96] 공보관실 시청각물 담당 프로세스 302 [그림 97] 촬영신청 및 스케줄링 세부 프로세스 303 [그림 98] 시청각물 편집ㆍ등록 프로세스 305 [그림 99] 파일 단위의 등록 화면 305 [그림 100] 사진 등록 화면 306 [그림 101] 매체수록 및 서고관리 프로세스 307 [그림 102] 생산목록 취합관리 프로세스 311 [그림 103] 시청각기록물 이관 시기 및 방법 312 [그림 104] 기록관리시스템에서의 검색활용 313 [그림 105] 시청각물 생산목록 관리 315 [그림 106] 시청각물 수집 및 보존 관리 316 [그림 107] 목록기술 및 콘텐츠 제작 프로세스 318 [그림 108] 콘텐츠 관리 프로세스 321 [그림 109] 시청각기록물 통합검색 활용 체계 322 [그림 110] 시청각물 전자기록철 설계 324 [그림 111] 시청각물 전자기록철 구조 325 [그림 112] Easy CD-DA Extractor의 파일 포맷 변환 과정 339 [그림 113] 이미지 디지털화 흐름도 344 [그림 114] 오디오 디지털화 공정 흐름도 351 [그림 115] 비디오 디지털화 공정 흐름도 356 [그림 116] 필드과정 357 [그림 117] 이미지 데이터베이스에서의 내용 기반 검색 예 362

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13 Ⅰ. 서 론

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15 Ⅰ. 서 론 1.1. 용역과제 개요 및 경과 연구 배경 국가기록관리 혁신 추진 정부에서는 공공업무의 과정과 결과를 제대로 기록함으로써 정부 업무의 정확성과 신뢰성을 확보하고 국가의 역사역량을 강화할 수 있도록 국가기록관리 혁신을 추진하였 다. 그래서 국가기록관리 혁신 로드맵 과 그에 따른 기록관리혁신 종합실천계획 을 마련 하였고, 여기에서 간행물 및 시청각물 관리체계 혁신에 대한 중요성과 필요성이 제기되 었다. 또한 국제수준의 기록관리 프로세스 및 시스템 혁신 방안 마련을 위한 기록관리 시 스템 혁신 ISP(Information Strategy Planing) 사업(2005.9~2006.2) 추진으로 업무관리 시스템-전자문서 시스템으로 관리되는 일반기록물의 관리방안을 마련하였으나, 간행물 및 시청각물(각급기관 공보관실 생산)의 기록물은 종래의 낙후된 관리체계를 그대로 사 용하고 있다. 1 기록관리혁신 로드맵:2005년 10월 정부혁신지방분권위원회는 국가기록관리 혁 신의 비전과 목표, 혁신방안을 담은 기록관리혁신 로드맵을 국무회의에 보고하였 다. 기록관리혁신 로드맵은 4대 혁신분야, 9개 아젠다로 구성되어 있고, 공공업무 수행의 철저한 기록화 라는 아젠다의 세부과제인 등록관리 대상기록의 확대 에서 개인 PC 등에 존재하나 미등록된 다양한 기록을 등록하여 미등록 기록을 최소화 하도록 하고 있다. 2 기록관리혁신 종합실천계획:2006년 2월 국가기록원은 기록관리혁신 로드맵의 철저한 실행을 위하여 기록관리혁신 종합실천계획을 수립하여 국무회의에 보고하 였다. 기록관리혁신 종합실천계획은 4대 정책목표를 제시하고 목표 달성을 위해 26개 혁신과제를 세부적으로 설정하였다. 이 혁신과제들 중 보존가치가 높은 시청 각, 간행물, 행정 DB(Data Base) 등 특수기록물의 국가적 관리체계 확립의 필요

16 에 따라 '시청각 등 특수기록물 관리체계 개선' 이라는 과제를 설정하고, 특수기록 관리체계 혁신방안을 2006년도에 연구용역을 실시하여 2007년까지 종합적 관리 방안을 마련토록 제시하였다. 간행물 및 시청각 기록관리의 낙후성 정부간행물 관리는 1991년 제정된 사무관리규정 에 등록ㆍ납본 등에 관한 규정 및 1999년 제정된 공공기관의기록물관리에관한법률 (이하 기록물관리법)에 간행물의 발간 등록, 납본의무 등 법률적 근거를 마련하였으나, 간행물의 개념 및 발간등록대상 기준 등 이 모호하고, 공무원들이 간행물을 보존가치가 있는 기록유산으로 인식하지 못하여 등록 하지 않거나 납본을 기피하는 사례가 발생하고 있다. 또한 시청각기록물은 1999년 기록물관리법 제정 이전에는 법률적 근거 없이 주로 국 정홍보처에서 생산하는 대한뉴스 필름, 대통령 동정 사진 등을 이관 받아 국가기록원이 보존위주로 관리하다가 법률 제정 이후에 시청각물의 생산의무가 주어졌고 그 이후 간행 물을 생산하고 최종 보존할 때까지의 관리체계에 대한 근거를 마련하여 각급기관의 시청 각물을 이관 받아 보존관리하도록 하고 있으나, 공무원들의 인식부족으로 간행물이 개인 사물함이나 개인 PC에 저장하여 기록물로서 등록되지 못하였다. 특히 각급기관 공보관 실에는 60~70년대부터 생산한 사진ㆍ필름류가 전문 보존 시설이 미비하여 일반 캐비닛 에 대량으로 방치되어 있어 열화ㆍ훼손 등이 우려되고 있다. 기록관리환경 변화 기록물의 생산이 종이 기록물에서 전자 기록물로 바뀐 것은 이미 오래전 일이다. 2003년 이후부터 모든 공공기관에서는 전자문서를 본격적으로 생산하고 관리하기 시작 하였으며, 공공기관에서 주고받는 이메일을 비롯하여 기관의 홈페이지 등 다양한 매체로 전자 기록물의 범위는 넓어지고 있다. 전자문서의 중요성이 커지면서 국제표준화기구 (ISO)에서는 기록관리 국제표준(ISO 15489, ISO 23081, ISO 등)을 제정하였고 일반 문서뿐만 아니라 전자 시청각물(MPEG-7, MPEG-21 등) 등의 범위로 확대되고 있 다. 전자 기록물의 특징은 인터넷을 통하여 유통되기 때문에 활용의 가치가 종이 기록물 에 비해 뛰어나다. 워드 파일 포맷에서부터 PDF(Portable Document Format), 이미지 등의 형태로 인터넷을 통하여 많은 전자문서들이 유통되고 있다. 따라서 기록물은 과거

17 의 보존 위주에서 탈피하여 지식자원화 경향을 띄고 있다. 특히 생산단계에서 원래 전자 문서로 만들어진(born-digital) 기록물은 전문검색기를 통하여 전문검색 서비스가 가능하 기 때문에 고객들이 필요로 하는 정보를 신속하고 정확하게 찾을 수 있는 서비스를 제공 할 수 있다. 종이 위주로 만든 기록물을 스캔하여 전자화하였을 경우 이들 이미지 파일 에서 텍스트를 축출하기 위하여 광학적으로 문자인식(OCR, optical character recognition) 등을 사용하였는데 문자인식의 정확성이 문제가 되어 널리 사용되지 못했다. 최근에는 전자문서의 서비스 형태가 더욱더 전문화되어가고 있다. 전자책(e-book, i-book 등)이 대표적인 예인데 컴퓨터 화면을 통해서 마치 책을 보는 느낌을 그대로 전 달하려는 노력들이 나타나고 있다. 전자책은 목차 부분을 찾아서 원하는 제목을 선택하 면 해당 페이지로 바로 이동할 수 있는 등 여러 가지 편리한 기능을 전자문서와 함께 제 공함으로써 보다 편리하게 정보를 접할 수 있도록 도와준다. 국정홍보처를 비롯하여 많 은 기관은 홈페이지를 통하여 전자책 형태의 자료를 많이 제공하고 있는데 대부분의 전 자책은 전자적으로 생산된 전자문서를 재가공하여 유익한 자료로 재편집하여 보급하는 것이 일반적이다. 이상과 같이 종이기록 중심에서 전자기록 중심으로 패러다임이 변하고 있으며 기록 물의 보존 중심에서 기록물의 지식자원화의 경향을 띄고 있지만 그에 따르는 전자 기록 물의 체계적이고 과학적인 관리를 위하여 해결해야 할 많은 과제들이 있다. 전자 기록물 의 특성상 인터넷을 통하여 불특정 다수에게 배포되기 때문에 진본성에 대한 문제를 해 결해야 하며 저작권에 대한 고려도 무척 중요하다. 또한 수없이 다양한 포맷으로 생산되 는 전자 기록물을 컴퓨터에서 확인할 수 있는 방법도 필요했다. 이를 위해서 ISO에서는 장기 보존 포맷으로 PDF/A-1을 제정하여 국제 표준 포맷으로 정한바 있다. PDF/A-1은 인쇄가 가능한(printable) 포맷에 대한 장기 보존 포맷으로 결정되었으며 앞으로 동영상 등 인쇄가 불가능한 전자파일 포맷을 위하여 PDF/A-2가 개발될 예정이다. 전자기록의 관리를 위하여 해결해야 할 과제는 점점 더 늘어나고 있으며 전자기록의 구조가 복잡해지면서 이를 관리하기 위한 방법 또한 앞으로 풀어가야 할 과제이다. 예를 들어 각급 기관의 홈페이지를 전자기록으로 관리할 경우 많은 사항들을 고려해야 한다. 과거의 홈페이지는 문서와 같아서 모든 것을 출력할 수 있었지만 요즘의 추세는 데이터 베이스를 사용하여 사용자의 질의에 응답하는 방식이나 또는 게시판의 형태를 구성하여 원하는 게시물을 선택한 경우에만 해당되는 페이지를 보여주는 방식을 취하고 있기 때문 에 사실상 모든 홈페이지를 수집하고 관리하는 것은 불가능에 가깝다. 또한 오디오, 비디

18 오 등의 매체가 홈페이지와 함께 구성되어 있기 때문에 복잡한 구조의 홈페이지를 수집 하여 관리하기 위해서는 많은 연구가 필요한 실정이다 연구 목적 전자 기록물 관리체계 수립 각급기관에서 전자적으로 생산되는 간행물 및 시청각물을 전자형태로 기록관리시스 템에 온라인 등록관리 하도록 프로세스를 혁신하여 간행물 및 시청각물을 업무 및 기록 분류체계로 안전하게 보존 관리할 수 있도록 한다. 이를 위하여 처리과의 생산 단계부터 기록관 단계, 국가기록원 단계의 업무 프로세스를 전자 기록물 중심으로 개발하며 간행 물과 시청각물의 특성을 반영할 수 있도록 기록관리시스템 및 중앙기록관리시스템의 기 능을 확장하여 기록물을 유형별로 전문적으로 관리할 수 있는 기반을 마련한다. 통합검색 및 열람서비스 체계 마련 영구기록물 관리기관에 전자적으로 이관된 간행물과 시청각물에 대하여 관리해야 할 메타데이터 및 전자기록철의 구조를 표준화하여 국제적 수준에 맞는 전자기록물 관리체 계를 구성하며, 일반 전자문서에 적용하고 있는 표준 분류체계를 적용하여 일반 문서와 함께 간행물 및 시청각물과 함께 통합검색이 가능한 기록물 열람서비스체계를 구축하는 데 그 목적이 있다 연구 범위 (1) 간행물 연구 범위 1 간행물의 개념 및 발간등록 기준을 재정립하는 것으로, 기록관 및 기록원에서 관 리해야 할 간행물의 개념과 기록관리시스템 등에 등록할 간행물의 기준을 재정립 한다. 2 간행물 관리 대상기관을 재정립하는 것으로, 기록 관리법 적용기관으로 간행물 관리 범위를 확대할 수 있는 방안을 마련한다

19 3 국가적 간행물 관리의 기본체계를 설계하는 것으로, 중앙기록물관리기관에서 범 국가적으로 간행물을 통합적으로 수집ㆍ보존ㆍ검색ㆍ활용하기 위한 기본체계를 설계하고, 이로써 국립중앙도서관 등과의 차별성을 명확히 한다. 4 간행물 관리 프로세스를 재설계한다. 기록관리시스템 혁신 ISP에서 도출한 기록 관리 전체 시스템 구성에 기반을 두어 간행물의 전체 프로세스를 설계하는데, 다 음의 내용들을 포함한다. ᄀ 일반기록의 전자기록철 구조 및 메타항목을 고려하여 간행물의 전자기록철 구조 및 메타항목을 설계한다. ᄂ 메타항목 중 고유 식별자인 발간등록번호의 구성 방안을 설계한다. ᄃ 간행물 제목, 생산기관, 연도, 검색어 등 각종 메타항목의 서식을 설계한다. ᄅ 간행물발간 단계에서부터 기록관리시스템에 등록하고 중앙기록관리시스템으로 목록 및 원본파일을 이관하는 방안을 설계한다. ᄆ 중앙기록관리시스템이 간행물 목록 및 원본파일을 전송받은 후, 품질관리를 거쳐 영구 보존포맷 변환, 영구보존 및 열람활용 등으로 나누어 관리하는 방안을 설계한다. 5 간행물의 분류체계 및 통합검색체계를 설계한다. 간행물 발간 시 정부기능분류모 델(BRM) 체계에 따른 간행물분류체계의 자동생성, 기록관리시스템에서의 당해 기관 부서별 간행물의 통합검색, 중앙기록관리시스템에서의 범정부 간행물의 통 합검색이 가능하도록 한다. 6 각급 기관 행정자료실 및 기록원의 정부행정자료실에 대한 혁신 방안을 수립한 다. 기관 유형별로 행정자료실 보유기록의 내역과 기존 S/W 및 시스템 기능을 분석한 후, 기록관리시스템과의 연계 방안이나 전자간행물 및 비전자간행물의 기 록관리시스템에서의 통합관리를 위한 기능고도화 방안을 마련한다. 각급 기관의 행정자료실 D/B와 중앙기록관리시스템의 정부행정간행물 통합 D/B와의 연계 방 안과 일반 국민 및 관련 학계 등에 의한 정부행정간행물 D/B의 중앙기록관리시 스템에서의 온라인 검색 활용 방안을 수립하며, 위 분석 결과를 토대로 각급 기 관 행정자료실, 영구기록물관리기관의 정부행정자료실의 표준모델을 마련한다. 7 제도 개선 과제를 도출하되 현행 시행령 등의 개정안을 도출한다. 이때, 간행물의 저작권 문제와 동일한 간행물을 대상으로 생성한 전자파일, 종이책자, CD 등에 대한 원본 개념의 적용 문제 등을 고려하여야 한다. 8 기록관리시스템 및 중앙기록관리시스템의 기능고도화 방안을 수립한다. ISP사업 으로 마련된 기록관리시스템 기능을 토대로 업무담당자의 간행물발간 작업, 기록

20 관에서의 간행물 관리 업무, 기록원으로의 이관 등의 기능 추가 방안을 마련하며, 중앙기록관리시스템을 토대로 간행물수집 및 생산목록 관리, 이관 후 일련의 프 로세스, 보존매체 수록, 서버 관리, 통합 검색망 구축 방안을 마련한다. (2) 시청각물 연구범위 1 국가시청각물 관리범위를 확대하는 것으로 각급기관의 일반처리과 및 공보관실 대량생산 시청각물, 투자기관 등의 시청각물, 법률개정에 따른 민간영역의 시청각 물의 관리 방안을 포함한다. 2 시청각물관리 기본체계를 재설계하는 것으로 중앙기록물관리기관의 범국가적 시 청각물 수집, 보존 및 검색활용의 기본체계를 구축하는 것이다. 3 시청각물관리 프로세스를 재설계한다. 기록관리시스템혁신 ISP에서 도출한 기록 관리 전체 시스템 구성에 기반하여 시청각물의 전체 프로세스를 설계한다. 프로 세스 설계의 범위에는 일반기록의 전자기록철 구조 및 메타항목을 고려하여 공보 관실의 대량생산 시청각물의 전자기록철 구조 및 메타항목을 설계하는 것과, 공 보관실의 사진담당이 생산 후, 기록관리시스템에서 주요 시청각물의 등록 및 보 존관리, 검색활용 관리방안 설계를 포함한다. 또한 기록관에서 시청각물의 생산목 록 관리 및 중앙기록관리시스템으로 목록, 원본파일 이관 등에 관한 프로세스 설 계와 중앙기록관리시스템에서 시청각물의 목록 및 원본파일을 이관 받은 후, 품 질관리를 거쳐 영구보존포맷 변환, 영구보존 및 열람활용 제공 등 관리방안이 포 함된다. 4 시청각물의 효율적 검색 활용체계를 설계하는 것으로 시청각물의 기록관리시스템 등록 시, 일반기록물과 통합관리가 가능한 분류 및 검색체계 구축방안을 마련한 다. 또한 중앙기록관리시스템에서 범정부 시청각물을 대상으로 일반기록물과 통 합검색이 가능한 방안도 마련한다. 5 시청각물관리 제도개선 방안을 마련한다. 현행 시행령 등의 시청각물 관리제도 개정안을 도출한다. 6 기록관리시스템 및 중앙기록관리시스템의 고도화 방안을 설계한다. 현재 마련된 기 록관리시스템 기능을 토대로 공보관실 대량생산 시청각물 관리, 기록관단계 시청각 물 관리기능의 추가방안을 마련하며, 현재 마련된 중앙기록관리시스템을 토대로 공

21 보관실의 대량생산 시청각물을 일반기록물과 통합관리가 가능하도록 기능 고도화 방안을 마련한다

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23 Ⅱ. 간행물 관리체계혁신

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25 Ⅱ. 간행물 관리체계혁신 2.1. 간행물 관리 실태조사 결과 간행물 정의 기록물관리법에는 간행물( 刊 行 物 )의 정의가 없다 국가기록원에서는 정부간행물을 중요한 기록유산으로 인식하고, 정부기관에서 발간한 간행물에 대하여 발간등록 및 보존관리가 될 수 있도록 1999년 공공기관의기록물관리 에관한법률 (이하 기록물관리법) 제정 당시부터 간행물관리 근거를 마련하였다. 기록물관 리법 제정 이전에 정부간행물 관리를 위한 근거는 91년 제정된 사무관리규정(제78조, 제 81조 및 제82조)에서 찾을 수 있으며, 사무관리규정 제78조에 따르면 행정간행물은 행 정기관이 발간하여 배포하는 행정에 관한 조사보고서, 연구보고서, 통계서, 백서 및 홍보 안내서 등의 간행물 이라 규정하고 있다. 기록물관리 법령에서 정부간행물관리 기구, 관리체계 등을 제도화하면서 사무관리규 정의 관련규정은 삭제되었으며 간행물에 대한 정의는 국가기록원에서 발간한 분야별 기 록물관리 (A)과정 교재 (1차 개정판), 이하 교재라 함 등에서 찾아볼 수 있다. 이 교재에서는 간행물을 다음과 같이 정의하고 있다. 기록물관리법에서 말하는 간행물 이란 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행을 위해서 발 간하는 자료로 공문서와 달리 여러 부를 간행하여, 기관내부나 일반인에게 그 내용을 전달하 기 위한 것으로 연구용역보고서도 포함되며, 간행물을 CD로 제작하는 경우에도 간행물과 동 일하게 취급한다 또한 본 교재에서는 기록물과 정부간행물을 구분하는 기준을 제시하고 있는데 일반 기록물 이외의 10쪽 이상의 간행물 모두를 포함하고 있으며, 10쪽 이하라도 중요하다고 판단되면 간행물로 분류하고 있다. 또한 단순홍보용의 판단여부는 우선 처리과의 기록물 담당자가 판단하며, 국가기록원이 판단할 수도 있다고 해석한다. 구체적인 실례로 인쇄된 지도책 및 우표 집은 간행물이며, 포스터는 행정박물로 분류한다고 설명한다

26 간행물의 발간시점에 의한 구분은 발간관련 결재문서와 원고는 기록물로 등록하고, 인쇄ㆍ 발행하는 자료는 간행물로 간주하며 대화록의 경우 최초 작성된 원고나 타자본인 경우는 기록물로 등록하고, 인쇄하여 여러 부를 발행할 경우 간행물로 취급하고 있다. 기타 시청각물과의 구분은 간행물에 디스켓, CD-ROM 등 딸림 자료가 있는 경우도 간행물과 함께 등록(별도 등록)하며, 간행물을 전자출판파일로 작성하거나 CD-Title로 제작한 경우도 간행물과 동일하게 취급한다. 발행기관에 따른 구분에서는 공공기관에서 발행하는 경우는 물론이고 연구용역보고 서 형태로 발행하거나, 정부가 민간출판사에 출판비를 지원하고 출판을 위탁하여 발행한 경우에도 이 자료를 정부간행물로 취급한다고 설명한다. 그러나 이상과 같은 국가기록원의 교육교재의 설명이 간행물의 정의와 대상범위를 구체적으로 언급하고는 있지만 기록물관련법의 내용을 확대해석한 경우도 있으며 임의적 으로 관리범위를 규정한 부분도 보인다. 정부 간행물 정의 필요성 사무관리규정에서 행정간행물을 정의하고 관리하던 내용을 보다 체계화하여 기록물 관리법령에 기록물 관리의 한 부분으로 통합하였다. 그러나 기록물관리법령에 간행물에 대한 정의가 명확하게 규정되어 있지 않아 일선기관에서 발간등록하는데 혼선을 야기 시 키고 있기 때문에 기록물관리법령에 간행물에 대한 정의를 명확하게 규정할 필요가 있다. 간행물에 대한 정의에는 관리해야 할 간행물의 대상범위를 명확하게 하는 부분이 포 함되어야 한다. 간행물의 종류는 생각보다 다양하다. 종이로 발간되는 간행물의 형태를 보면 단행본, 정기간행물, 잡지 등과 같이 책자형태로 발간되는 것들이 있지만 홍보물의 형태로 팸플릿, 브로슈어, 리플릿, 폴더, 부클릿 등의 형태도 존재한다[표 1]참조. 홍보물 의 대부분의 특징은 2~3페이지에서 수십 페이지 가량의 적은 페이지로 구성되며 홍보를 목적으로 고급스럽게 제작된다. 각급 기관의 간행물 발간 담당자들은 책자 형태로 발간되는 간행물에 대해서 일반 문서 또는 책자와 간행물을 명확하게 구분하지 못하는 경우가 있다. 이것은 보편적으로 간행물을 정기적으로 발간되는 잡지형태로 생각하기 때문인 것으로 추정되며, 책자 형태 의 단행본이 간행물에 속하는지 아니면 일반 책자로 구분해야 하는지를 혼란스러워하는 것 같다. 국가기록원의 발간등록 통계(수집과 제공)를 보면 연속간행물의 등록건수가 단 행본에 비해 높은 것을 볼 수 있는데 이는 일반 책자 형태의 단행본에 대해 발간등록이

27 많이 생략되고 있다는 점을 시사하고 있다. [표 1]간행물의 형태에 의한 명칭 명칭 형 태 통칭 팸플릿 (Pamphlet) 소량의 페이지로 된 인쇄물. 브로슈어와 구분하지 않고 부르 는 경우가 많다. 소책자에 속한다. 브로슈어 소책자 브로슈어 (Brochure) 형태는 부클릿과 비슷하나 지질, 인쇄, 제본 등이 부클릿 보다 수준이 높게 만든 인쇄물. 일반적으로 회사나 기관의 소개 내 용을 담아 고급으로 제작된다. 소책자에 속한다. 팸플릿 소책자 리플릿 (Leaflet) 1장으로 이루어진 인쇄물. 흔히 전단이라고 한다. 간단한 내 용을 담아 제작, 대량으로 배포할 때 많이 이용된다. 전단 폴더 (Folder) 제본에 풀이 사용되지 않고 접지로만 이루어지는 간행물. 병 풍처럼 접었다 폈다 할 수 있으며, 휴대하기 편하다. 부클릿 (Booklet) 8~32면 정도의 분량으로 일반 책에 가까운 제본형식을 취해 브로슈어로 보기 어려운 인쇄물. 회사의 PR물이나 음반앨범 에 딸린 해설서 등의 인쇄물을 말하기도 한다. 통상 소책자라 부른다. 소책자 포스터 부착용 홍보물. 효과적이고 강렬한 표현을 통해 공공적 사실 을 빠르고 편리하게 전하는 데 용이한 대중전달매체이다. 스티커 캠페인성이 강한 부착물. 셀로판지 또는 투명 비닐에 인쇄하 여 접착제를 칠해 차량 등에 부착할 수 있도록 제작한다

28 [표 2]는 간행물의 내용 구성에 따른 분류다. [표 2]간행물의 내용 구성 방식에 따른 분류 명칭 형 태 비고 화보 일반적으로 사진이 전체의 80% 이상을 차지하는 간행물. 간단한 문자 텍스트나 캡션 등과 함께 구성된다. 대통령 순방외교 간행물 만화 만화는 가장 가독성이 강한 장르 중의 하나이다. 스토리를 가미한 만화와 해설형 만화, 간단한 그림으로 내용을 표현 한 카툰과 같은 형식이 있다. 잡지 다양한 읽을 거리를 담은 간행물. 주로 시사성을 띠는 기획 기사와 칼럼, 문예물, 르포, 만평, 생활정보, 독자의견 등 각 종 내용으로 구성되며, 주간, 월간 등 정기간행물로 발간된 다. 코리아플러스 야후코리아 일반 책자 주로 문자 텍스트 원고 위주로 엮은 간행물. 물론 사진, 도 표, 일러스트 등이 혼합된 경우도 많다. 단행본 포스터 하나의 주제를 시각적 요소로 구성해 전달하는 게시용 매체이 다. 스티커 부착용 인쇄물로 포스터보다 사이즈가 작다. 기록물관리법 시행령에서는 발간등록의 예외규정을 두고 있어 10쪽 미만의 간행물은 발간등록을 생략하고 있다. 따라서 홍보물을 제작하는 처리과의 담당자는 홍보물이 간행 물이 아니라고 생각할 수 있다. 그러나 단순 홍보물뿐만 아니라 보존의 가치가 있는 중 요한 홍보물도 있을 수 있으며 이들 역시 간행물의 범위에 포함된다는 것을 기록물관리 법에 명확하게 명시할 필요가 있다

29 책자 형태와 홍보물 형태의 간행물들은 대부분 종이로 인쇄하여 배포하는 것이 일반 적이지만 최근 들어서는 전자 간행물(born-digital)의 형태로 발간되는 사례가 늘고 있 다. 전자형태의 간행물은 PDF, 워드 파일 등과 같이 단순한 형태로 제작된 것들도 있지 만 전자책(e-book, I-book 등)의 형태나 CDROM-Title, HTML 문서 등과 같이 복합적 으로 구성된 전자 간행물도 존재한다. 이들 전자 간행물은 표현의 방법으로 일반 텍스트 와 이미지를 자유롭게 사용하며, 음성, 동영상 등의 멀티미디어 문서 형태로 제작되기 때 문에 시청각물과 간행물의 구분이 애매해 보일 수 있다. 또한 종이 책자 등 아날로그 매 체로 발간된 것을 간행물이라고 생각하고 있는 경우 CDROM-Title 등은 간행물이 아니 라고 생각할 수도 있다. 따라서 기록물관리법령에서는 간행물의 정의를 포함해서 관리해야 하는 간행물의 범 위를 명확하게 정의하여 각급 기관의 담당자들이 혼란스러워 할 수 있는 부분들을 명확 하게 할 필요가 있다. 일반적인 간행물 정의 사례 간행물( 刊 行 物 )의 사전적 의미는 간행된 책, 신문, 그림 따위를 통틀어 이르는 말 이 고, 간행이란 문서( 文 書 ) 회화( 繪 畵 ) 사진 등의 저작물을 인쇄술, 기타의 방법으로 복제 하여 다수의 독자에게 발매 또는 배포하는 일 을 이른다. 그리고 간행물 중 정기적으로 간행하는 출판물은 정기간행물, 정부의 각급 기관이 선전이나 계몽 따위를 위하여 발행 하는 것은 정부간행물이라고 되어 있다. 정부간행물의 관리체계 개선 에서 정부간행물이란 국가(행정부, 입법부, 사법부)에서 발간한 간행물로서 형태와는 관계없이 타인에게 배포를 목적으로 하는 책자, 시청각기록 물, 전자매체 등을 포함하여 지칭하는 것이다. 라고 정부간행물을 정의하고 있다. 그 밖의 간행물에 대한 정의를 살펴보면, 국제도서관 연맹에서는 공공간행물은 공적 인 기관에서 발행되고, 일반인에게도 이용되는 자료로서, 공적기관에 대한 한계는 각국의 관례에 따른다. 라고 정의한다. 미국 도서관 협회의 자료에 따르면 정부간행물을 법률상 조직된 정부기관이나 국제기구의 권한과 비용으로 발행되는 간행물 로 정의한다. 문헌정 보학 용어사전에서는 정부간행물을 정부 및 정부기관이 발행한 출판물로서 총서나 단행 본일 수 있으며, 국가간 정부간행물 교환에 관한 유네스코 회의에서는 의회문서, 의회보 고서나 잡지, 중앙 및 지방자체단체의 행정자료 및 보고서, 국가서지, 법전, 법원의 판 례 등으로 규정하고 있다

30 정부 간행물 정의를 위한 고려사항 따라서 정부간행물의 정의는 발간주체(공공기관), 간행물 특성(배포), 종류(보고서, 통 계, 백서 등)와 형태(전자, 비전자 등) 예시 등에 대한 명확한 언급이 필요하다. 간행물과 일반문서 또는 책자 등과 명확하게 구분할 수 있도록 충분한 설명이 되어 있어야 하며 시청각물과의 구분 등도 명확하게 언급할 필요가 있다. 즉, 종이책자이든, 시청각물, 전 자파일이든 형태와 관계없이 타인에게 배포되는 자료로서 그 발간의 주체가 정부기관인 것을 의미한다 간행물 유형과 주기 유형의 정의 유형은 어떤 비슷한 것들의 본질을 개체로서 나타낸 것, 또는 그것들의 공통되는 성 질이나 모양을 의미한다. 기록물의 유형은 다양한 목적을 가지고 정의될 수 있다. 예를 들어 시청각물의 경우, 매체 유형에 따라 구분하고 있다. 시청각물에서 매체 유형은 사 진, 영화필름, 비디오류, 오디오류로 정의할 수 있다. 행정박물은 사무용기기, 관인, 보험 증권 등으로 구분하여 정의할 수 있다. 간행물 유형은 내용의 성격에 따라서 정의할 수 있다. 대부분의 기관에서 발간하는 연감, 백서류 등은 발간한 기관에 관계없이 그 내용이 어떠한 것이고 어떻게 구성되어 있는지를 짐작할 수 있다. 유형 구분의 필요성 이와 같이 간행물 내용을 기반으로 하여 유형을 구분하는 것은 유형별로 생산현황 파악 등 간행물 발간등록관리에 유용하게 사용될 수 있으며 간행물에 대해 검색할 때에 도 유형별 검색기능을 제공하여 보다 정밀하고 신속하게 원하는 내용을 찾는데 도움을 준다

31 간행물의 유형 분류 [표 3]국가기록원에서 사용하는 간행물 유형 유형구분 연감, 백서류 범 위 연감, 백서, 명감, 총람, 연차보고서, 예산/결산 등 일반적인 유형의 정부기관의 업무결과물 통계류 통계연보, 통계월보, 지표, 재정 등의 수치자료와 통계적 성격이 강한 자료들 업무편람 규칙, 규정, 편람, 매뉴얼, 핸드북, 업무지침, 업무에 대한 안내서, 규격, 특허문헌, 업무질의서(응답집), 시방서, 일지 법규집 헌법, 법률, 조례, 법령집, 조약, 훈령, 예규집, 판례집, 입법동향 등 사업보고서 업무계획서, 사업종합계획서, 심사보고서, 실적평가서, 사업설계도 등 연구조사 용역보고서, 연구보고서, 학술논문집 등 학술적 성격이 강한 자료 교육자료 교육교재, 교안, 교육결과보고서 등 간행목적이 학술적 성격이 강한 자료 기관지 잡지류, 기관소개 홍보물, 기관관련 단신 모음집 회의자료 목록류 사료연혁집 연설, 강연집 전시, 도감, 화보집 기타 국회회의록, 의회회의록, 청취록일지, 국제회의보고서, 국회질의서 및 답변서, 회의결과보고서, 회의참석보고, 세미나자료, 심포지엄 자료 색인, 초록, 목록, 해제, 용어집, 분류표, 인명록, 명부류, 주소록, 서지, 신문기사모음집 등 기관사, 연혁집, 변천사 등 연설집, 강연집, 취임사, 어록, 담화문 등 향토전시회, 예술제, 화보, 박물도감, 전시도록, 사진집 등 어디에도 속하지 않는 자료, 성공수기, 고문헌, 영인본, 독후감(문집), 우수사례집

32 간행물 발간 주기 간행물은 발간 주기에 따라서 단행본과 연속 간행물로 구분된다. 단행본은 연속적으 로 발간되는 형태가 아니라 연구보고서와 같이 한번만 발간되는 연속성이 없는 간행물이 며, 연속 간행물은 발간 주기를 가지고 일정 주기별로 계속 발간되는 간행물을 의미한다. 현재 국가기록원에서는 [표 4]에서 보이는 바와 같이 간행물 발간주기를 단행본, 일 간, 월간, 연간 등 14단계로 구분 관리하고 있다. [표 4]간행물의 발간주기 종류 단행본 일간 주간 격주간 순간 월간 격월간 계간 반년간 연간 격년간 3년간 5년간 부정기 설명 단독으로 1회에 한해 발행되는 도서 매일 발행되는 연속간행물 주마다 발행되는 연속간행물 2주마다 발행되는 연속간행물 10일마다 발행되는 연속간행물 한달에 한번씩 발행되는 연속간행물 격월로 발행되는 연속간행물 3개월마다 발행되는 연속간행물 1년에 2번 발행되는 연속간행물 1년에 한번씩 규칙적으로 발행되는 연속간행물 2년에 한번씩 발행되는 연속간행물 3년에 한번씩 발행되는 연속간행물 5년에 한번씩 발행되는 연속간행물 불규칙적으로 발행되는 연속간행물

33 간행물 제작 과정 간행물 제작 흐름도 [그림 1]간행물 제작 과정 공공기관에서 간행물을 발간하고자 하는 경우 [그림 1]과 같은 제작과정을 거친다. 물론 국정홍보처 등과 같이 간행물을 전문적으로 제작하는 기관에서는 외주용역 없이 자 체적으로 편집 등의 업무를 수행할 수도 있다. 간행물 제작 과정을 단계별로 보면 제일 먼저 간행물 제작을 위한 기획단계를 거친 다. 기획단계에서는 발간 기본계획을 수립하고 간행물의 형태 및 내용, 홍보논리를 설정 하게 된다. 다음 원고작성 방안을 강구하여야 하며 카깃(배포 대상)을 선정한다. 마지막 으로 발간 시기, 발간부수, 소요예산 산정 등의 작업으로 기획업무를 마무리 짓는다. 다음은 기초자료를 수집하는 단계로서 관련 자료를 수집하고 분석하게 되며 이를 바 탕으로 원고 작성에 들어간다. 원고 작성은 자체적으로 작성되는 경우와 외부에 원고를 의뢰할 수도 있다. 작성된 원고는 내용 감수 및 윤문 교열 등을 거쳐 다듬어진다. 원고작성이 끝나면 편집단계를 거치는데 이 단계에서는 결정된 간행물 형태에 따른

34 편집방향을 수립하고 판형과 면수를 산정한다. 만일 면수 분량이 많은 책자 등에 대해서 는 백지 가제본을 제작하는 것이 좋다. 다음 서명(제명)을 선정하고 페이아웃을 결정하는 데 판면 설정, 서체 행간 행장 등을 선정하는 일이 포함된다. 다음은 일러스트 그래 픽 다이어그램 제작, 사진 전정 등의 작업을 마치고 표지 디자인에 들어간다. 교정교열 작업은 여러 번에 걸쳐 반복적으로 이루어지며 전문적 지식을 요하는 내용일 경우 관련 자 또는 기관에 의뢰하여 진행하게 된다. 최종적으로 편집이 마쳐진 다음 컬러 프린트물 로 전 부문을 최종적으로 검토하게 되며 이 때 관련기관에도 의뢰하여 검토한다. 편집단계가 끝나면 출력 및 교정쇄 제작 및 확인 단계를 수행한다. 여기서는 색도별 (원색의 경우 4장) 필름을 확인하고 색감 및 조요 문자(제목 글자 등)의 확인작업을 하 게 된다. 접지 및 재단선을 확인하고 필요한 경우 이 과정에서 추가 교정교열을 실시하 게 된다. 다음은 샘플 인쇄(가제본)를 제작하고 수정하게 되는데 정본과 같은 용지와 공 정으로 5~10부 정도를 샘플로 인쇄하고 제본하여 최종적으로 교정작업을 마친다. 샘플 인쇄의 최종 교정을 마친 후 정본 인쇄 및 제본작업을 수행한다. 간행물이 정본 으로 인쇄되게 되면 검수과정을 거쳐서 배포 또는 판매를 한다. 또한 필요 시 홈페이지 등을 통해서 PDF 등의 포맷으로 서비스를 할 수 있다. 경인쇄의 이해 간편하고 신속한 제판에 의한 손쉬운 인쇄방식의 총칭으로 마스터 인쇄, 등사판 인 쇄, 타이프 공판 인쇄, 타이프 오프셋 인쇄 등을 말한다. 마스터 인쇄는 오프셋 방식의 경인쇄( 輕 印 刷 )의 하나로 마스터 페이퍼(master paper)라는 원지( 原 紙 )에 지방성 잉크로 문자를 타자( 打 字 )한 인쇄판으로 인쇄하는 것을 말한다. 마스터 페이퍼는 신축이 적은 두꺼운 종이에 황산 바륨(barium) 등의 혼합액을 점착제( 粘 着 劑 )와 함께 칠한 것인데, 여기에 지방성 잉크로 문자를 타자하거나 또는 감광 액을 칠해 사진제판하면 간단하게 인쇄판이 되며, 이를 소형 오프셋 인쇄기에 걸어 인쇄 하는 것이 곧 마스터 인쇄이다. 인쇄부수가 비교적 적은 경인쇄에 주로 사용한다. 타이프 오프셋 인쇄는 경인쇄 방법의 하나로 원고를 타자기로 쳐서 그것을 평판으로 제판하여 오프셋인쇄하는 것을 말한다. 이에는 원고를 타자기로 상질지( 上 質 紙 )에 깨끗하 게 타자하여, 이를 사진제판하여 오프셋 인쇄하는 방법과, 전용 네거티브 타이프 원지를 사용하여, 이를 사진제판하여 오프셋 인쇄하는 방법이 있다. 사진제판은 주로 PS판 (presensitized plate)으로 하며, 인쇄는 보통 소형의 오프셋 인쇄기로 한다

35 등사판 인쇄는 원고의 복제방법의 한 가지로 초를 입힌 등사판 원지를 줄판 위에 놓 고 철필로 문자를 쓰거나 화선을 그려 초를 긁어내거나, 또는 타자기로 스텐실(stencil) 에 문자를 타자한 다음, 이를 가는 천으로 된 판에 붙이고 그 위를 잉크를 묻힌 롤러로 판을 밀면 초가 긁혀지거나 타자한 부분으로 잉크가 새어 나와 그 밑의 종이에 문자나 화선이 나타나게 하는 경인쇄방법 중 하나이다. 등사인쇄라고도 하는데 인쇄의 선명도가 낮으며 더러움이 많이 생긴다. 예전에는 많이 사용되었으나 현재는 거의 볼 수 없다. 이 러한 방법으로 인쇄한 책을 등사본이라고 한다. 공판인쇄(screen printing)는 경인쇄( 輕 印 刷 ) 또는 특수인쇄 방식의 한 가지로 스텐실 (stencil)이나 실크 스크린판에 문자 등의 화선부를 타자하거나 그린 다음 화선부에는 잉 크가 새어나가도록 하는 반면 비화선부에는 잉크가 새어나가지 못하게 인쇄하는 방식이 다. 등사지에 글씨를 써서 인쇄하는 등사인쇄, 타자기로 타자해서 인쇄하는 타이프 라이 터 공판인쇄, 사진을 공판으로 제판하여 인쇄하는 사진공판, 그리고 실크 스크린인쇄 (silk screen process) 등이 그 대표적인 것들이다. PS판(presensitized plate)은 평판인쇄용 금속평판으로서 제조회사에서 알루미늄 등 의 금속판면에 미리 감광유제를 칠해 놓아 사용하기에 편리하게 한 것을 말한다. PS는 미리 감광유제를 칠해 놓았다는 의미의 presensitized의 약자이다. 따라서 이를 사용하 여 인쇄용 평판을 만들면, 감광유제의 도포나 부식 등의 공정이 생략되어 간단히 제판할 수 있다. 때문에 경인쇄 등에 많이 사용되어 왔으며, 오늘날은 이를 더욱 개량하여 내쇄 력( 耐 刷 力 )을 높이게 되어, 일반 서적은 물론 신문 등의 다량 오프셋 윤전인쇄에도 널리 사용되고 있다. 이러한 PS판의 판재( 版 材 )로는 0.3~0.5mm 두께의 얇은 알루미늄판이 주로 사용되고 있다. 한편 그 형태에는 두 가지가 있는데 하나는 필름원판을 밀착시켜 빛쬐기( 露 光 )를 하면 감광된 부분의 감광유제가 용해하는 것과, 그 반대로 감광되지 않은 부분의 감광유제가 용해되는 것이 있다. 오프셋(ofsetprinting)인쇄의 이해 인쇄판에서 직접 종이에 인쇄하지 않고, 일단 고무천(고무 블랭킷)에 인쇄하였다가 종이에 인쇄하는 방법으로 판은 일반적으로 평판( 平 版 )을 사용한다. 따라서 인쇄기의 주 요 기능은 판에 물기를 주는 일, 잉크를 주는 일, 잉크를 판에서 고무 블랭킷으로 옮기는 일, 블랭킷에서 종이로 잉크를 옮기는 일 등이다. 일반적으로 품질 높은 인쇄물을 만들 때에는 매엽 인쇄기를 사용하고, 스피드를 필요로 할 때는 두루마리로 된 인쇄지를 사용

36 하는 오프셋 윤전방식을 이용한다. 1904년 미국의 I.W. 루벨이 평판 인쇄기에 고무 블랭킷을 감은 원통을 추가하여 오 프셋 인쇄를 하였더니 깨끗하게 인쇄되는 것을 발견하고 특허를 냈다. 고무 블랭킷을 중 간물로 하여 인쇄하기 때문에 거친 면의 종이에도 인쇄가 잘 된다는 것, 금속판(양철판) 에도 인쇄가 잘 된다는 것, 큰 판의 종이에도 컬러 인쇄가 경제적으로 잘 된다는 것 등 의 이유로 널리 이용하게 되었다. 특히 제2차 세계대전 후 컬러 인쇄의 수요가 증가한 이래, 다른 방법 즉 원색판은 제판비가 많이 들고 인쇄 속도가 느리며, 그라비어는 제판 공정이 복잡하고 인쇄설비가 대규모라는 등의 이유로 오프셋 인쇄가 크게 이용되었다. 컬러잉크도 발전하여 선명한 4색의 컬러인쇄가 손쉽게 됨으로써 색도 인쇄로서의 오프셀 이 성행했다. 전자 출판 현재 모든 인쇄출판 구성은 입력부, 편집부, 교정/관리부 전 과정에서 PC나 맥킨토시 를 사용하여 작업이 이루어진다. 이를 DTP(De나 Top Publishing)라고 한다. [그림 2] 는 전자출판/옵셋 구성도를 나타낸다. 입력부의 경우 컴퓨터(IBM 및 맥킨토시), 디지털 카메라, 스캐너, PMP 등 다양한 디지털 기기들이 존재하고 편집/교정 과정에서 사용하 는 소프트웨어는 쿼크익스프레스(Quark Xpress), 인디자인(Indesign), 코렐드로우 (Coreldraw), PDF(Potable Document Format), 일러스트레이션(Illustration, 일러스트), 포토샵, 한글2007 등이 있는데, 국내에서 출판/기획사들이 주로 쓰는 소프트웨어(시장점 유율 90% 내외)는 쿼크익스프레스이다

37 [그림 2]전자출판/오프셋 구성도 현재 모든 인쇄출판 과정의 입력과 편집/교정은 물론 제본/제작까지 디지털로 진행되 는 것이 추세이다. [그림 3]은 오프셋 인쇄과정을 나타낸다. [그림 3]옵셋 인쇄과정

38 DTP(DeskTopPublishing) DTP란 개인용 컴퓨터나 워크스테이션을 이용한 출판물의 입력, 편집, 인쇄 등의 전 과정을 컴퓨터화한 전자편집 인쇄 시스템으로 인쇄출판 과정을 전자출판으로 전환시킨 대표적인 개념이다. DTP는 기본적으로는 개인용 컴퓨터(PC)나 워크스테이션(WS)을 이용하여 출판을 위 한 원고를 작성하고 편집하여 그것을 레이저 인쇄기 등에 출력하여 인쇄한다. 출판사나 인쇄소에 갈 필요 없이 책상 위에서 출판을 한다는 의미로 탁상 출판이라고 한다. 탁상 출판은 실제로 인쇄될 문자나 그림의 모양을 화면상에서 볼 수 있게 하는 위지위그 (WYSIWYG)를 실현한 매킨토시 컴퓨터와 레이저 인쇄기가 등장하면서 컴퓨터의 중요한 응용 분야의 하나로 자리잡게 되었다. 탁상 출판은 다양한 종류의 소프트웨어와 기기를 사용하여 몇 단계 과정으로 이루어진다. 문장이나 그림, 사진 등의 소재를 워드 프로세 서, 묘화 프로그램, 페인트 프로그램과 같은 소프트웨어와 스캐너 같은 사진 입력 장치를 사용하여 작성하는 것이 첫 단계 과정이다. 이와 같이 작성되어 입력된 소재들을 편집하 는 다음 단계의 과정에서는 흔히 탁상 출판 소프트웨어라고 부르는 일종의 페이지 구성 프로그램을 사용하여, 컴퓨터 화면상에서 페이지 전체의 모양을 보면서 소재들을 적당히 배치하고 각 소재의 내용을 수정하거나 다듬어 인쇄용 원고를 완성한다. 마지막 단계는 인쇄 과정으로, 완성된 인쇄용 원고를 레이저 인쇄기에 출력하거나 이미지세터에 출력함 으로써 소량의 인쇄 또는 보통 품질의 인쇄로부터 고품위의 서적 인쇄까지 할 수 있다. CTS(ComputerisedTypesetingSystem Publishing) CTS라고 하며, 종이가 아닌 매체에 출력하는 것을 DBP(Disk Book Publishing), EP(Electronic Publishing), SBP(Screen Book Publishing)라고 한다. POD(PublishOnDemand) POD란 고객의 주문에 맞춰 책을 만드는 주문형 출판 서비스로 원고 작성에서부터 제본에 이르는 출판의 모든 과정을 온라인으로 처리하므로 출판비용을 획기적으로 줄일 수 있다. 기업의 각종 보고서, 대학의 졸업논문, 연구보고서 등과 같이 소량 다품종의 인 쇄물에 많이 사용되는데, 최근에는 자신만의 책을 갖고자 하는 일반 개인들도 늘어나고 있다

39 [그림 4]POD의 대상 [그림 5]POD의 역할

40 [그림 6]POD의 공정(1) [그림 7]POD의 공정(2)

41 [그림 8]POD의 공정(3) [그림 9]POD의 공정(4)

42 전자파일의 획득 및 활용 위에서 살펴본 바와 같이 인쇄출판의 흐름이 전자출판의 구조로 바뀌었다. 경인쇄 및 오프셋 인쇄 모두 전자파일로 원고를 제작하게 되며 인쇄하기 전에 완성된 최종 전자파 일은 인쇄물과 동일한 모양과 내용을 가지고 있다. 따라서 전자파일을 보관하고 있는 경 우는 추후 필요에 따라서 추가적으로 인쇄를 하여 종이 책자 등을 만들 수 있다. 최근에는 종이 책자를 배포하면서 전자파일을 PDF 등의 파일로 변환하여 CD-ROM 등에 수록하여 같이 배포하는 경우도 있다. 최종 전자파일은 간행물의 원본으로 간주할 수 있으며(재 인쇄 가능), 디지털 기록물로서 인정할 수 있다. 기록물관리법에서도 기록 물을 전자적으로 생산하고 관리하는 것을 기본으로 하고 있는 만큼 최종적으로 생산된 간행물의 전자파일은 당연히 보존하고 활용될 수 있도록 하여야 한다. 그러나 기록물관리법에서는 발간된 종이책자 형태 등의 발간물만을 관리하도록 규정 하고 있어서 전자파일을 수집하고 관리할 수 있는 근거 마련이 시급한 실정이다 간행물 관리의 기본체계 [그림 10]간행물 관리의 기본체계 간행물의 관리체계는 [그림 10]에서 보이는 바와 같다. 간행물을 발간하는 처리과 담당자는 국가기록원으로 발간등록번호를 신청한다. 발간등록번호 신청은 국가기록원 홈 페이지를 통해 이루어진다. 그러나 국가기록원 홈페이지에 발간등록번호 신청을 한다고 자동으로 발간등록번호가 부여되는 것은 아니다. 국가기록원의 발간등록번호 관리 담당

43 자가 홈페이지의 내용을 가지고 간행물관리시스템에 정보를 입력해야 입력된 정보에 따 라서 발간등록번호가 부여된다. 발간등록번호가 부여되면 발간등록번호를 신청한 처리과의 담당자에게 이를 통보한 다. 다만 발간하고자 하는 간행물이 연속 간행물일 경우 창간호를 발간할 때 받은 발간 등록번호를 그대로 사용하기 때문에 다시 국가기록원으로부터 발간등록번호를 신청할 필 요가 없다. 발간등록이 완료되면 국가기록원에서는 발간 등록된 정보를 바탕으로 생산현 황 및 이관을 위한 관리를 하게 된다. 처리과 담당자는 부여받은 발간등록번호를 간행물의 표지에 표기하여 인쇄를 해야 하며 간행물의 표지에 표기하는 방법은 기록관리법시행령(개정시안) 제42조에서 다음과 같이 규정하고 있다. 법 제22조제2항의 규정에 의한 발간등록번호의 표기는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행 물의 앞표지 좌측 상단에 "발간등록번호"라 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법 으로 해야 하며, 전자파일 형태로 발간된 간행물은 발간등록번호, 간행물 제목, 발간기관, 발간일자, 권(호수), 파일형태 등을 표기하여야 한다. 간행물이 발간등록과정을 거쳐서 최종적으로 생산되면 처리과의 담당자는 발간일로 부터 15일 이내에 기록관으로 3부, 국가기록원으로 각 3부씩을 납본하게 되어 있다. 기 록관으로 납본되는 간행물은 행정자료실에서 접수하게 된다. 행정자료실은 납본된 간행 물을 등록 처리한 후 서가에 비치하여 활용할 수 있도록 해야 한다. 그러나 국가기록원으로의 납본은 비치활용의 목적과 장기보존의 두 가지 목적이 있 다. 국가기록원에서는 3부를 납본 받아서 1부는 서울에 있는 정부행정자료실에 비치하 고, 1부는 국가기록원 서고에 보존한다. 나머지 1부는 디지털화 과정을 거쳐서 전자파일 을 얻은 후 다시 제본하여 대전에 있는 행정자료실에 비치된다 발간등록번호 관리체계 일반적으로 도서나 간행물이 발간되면 이를 식별하기 위하여 고유식별번호를 부여한 다. 전 세계적으로 널리 사용되는 식별번호로서 ISBN 또는 ISSN 번호체계를 들 수 있 다. ISBN 번호체계는 일반도서 또는 단행본에 부여되는 번호체계이며, ISSN 번호체계는

44 연속간행물 등에 부여되는 체계이다. 국가기록원에서는 이과 같은 번호체계를 사용하지 않고 국가기관에서 발간되는 간행 물을 관리하기 위하여 별도의 고유한 식별번호체계를 사용하고 있으며 이를 발간등록번 호라고 부른다. [그림 11]발간등록번호 관리체계 [그림 11]은 발간등록번호 체계를 보이고 있는데 총 17자리로 구성된다. 기록관리법 시행령(개정시안) 제42조의 2항을 보면 다음과 같이 발간등록번호에 대하여 규정하고 있 다. 간행물의 발간등록번호는 영구기록물관리기관기호, 발행기관의 기관코드, 등록일련번호 및 발 간주기구분기호로 구성하며, 영구기록물관리기관기호 및 발간주기구분기호는 중앙기록물관리 기관의 장이 정한다. 처음 2자리는 영구기록물관리기관기호로 발간등록번호를 부여한 영구기관을 구분하 는 코드이다. 중앙정부의 발간등록번호는 국가기록원에서 부여하며, 지방자치단체의 경우 는 16개 광역시 도에서 발간등록업무를 수행하였다. 이들 발간등록업무를 수행하는 기관 에 일련번호를 부여해서 2자리 숫자로 코드화하여 사용한다. 두 번째 7자리 숫자는 간행물을 생산하는 기관코드이다. 7자리 기관코드는 GCC에서 정의하고 있는 표준기관식별 코드로 기관 및 처리과 단위까지 구분 코드를 할당하여 사 용하도록 되어 있다. 간행물을 발간하는 때에는 기관코드를 사용하고 있다. 기관코드를 발간등록번호로 사용하는 것은 출처주의 원칙에 입각하여 바람직하지만 일부 해결해야 할 문제점을 내포하고 있다. 즉, 기관코드가 불변의 코드가 아니라는 점이

45 다. 기관식별코드가 과거에 9자리 코드를 사용한 적이 있었는데 지금은 7자리 코드로 변 경되어 사용되고 있다. 따라서 같은 기관 또는 처리과를 식별하는 처리과 코드가 상이하 게 여러 개로 존재할 수 있으므로 이들이 하나라는 것을 입증할 만한 코드 변환 테이블 이 마련되어야 한다. 기관코드는 기관이 없어지거나 통합되어 새로운 기관으로 변경되는 등의 변화에 탄 력적으로 대응하지 못하는 어려움도 가지고 있다. 예를 들어 옛날 총무처에서 계간지로 발간한 연속간행물이 있었다고 가정해보자. 연속간행물에 부여된 발간등록번호가 라고 가정한다. 여러 권이 연속적으로 발간되더라도 발간등 록번호는 동일하게 부여되고, 이때 연속간행물이 언제 발간되었는지 등에 관한 정보는 메타데이터 항목으로 관리되었을 것이다. 그런데 여러 권의 간행물을 발간하는 과정에서 총무처가 내무부와 합쳐져서 행정자치부로 변경되었다. 이와 같은 경우 7자리 기관코드 인 은 총무처를 의미하고 있기 때문에 행정자치부에 부여된 기관 번호를 사용 하기 위해서는 의 코드를 더 이상 사용할 수 없게 된다. 결론적으로 연속간행물이 폐간되거나 변경된 것이 아님에도 불구하고 새로운 기관 코드를 사용하는 새로운 연속간행물발간등록번호가 부여된 간행물이 발간되는 상황이 발 생한다. 또한 위의 예에서 행정자치부로 바뀌면서 계간지였던 연속간행물이 월간지로 바 뀌었다면 발간등록번호는 또다시 수정되어야 한다. 즉 맨 뒤에 발간 주기를 나타내는 2 자리 숫자 역시 바뀌어야 한다는 것이다. 세 번째 6자리의 일련번호는 영구기관 +기관코드에 대한 등록일련번호이다. 하나의 기관이 발간등록번호를 부여받을 수 있는 영구기관이 1개이기 때문에 일련번호는 기관에 서 발간한 간행물의 총수를 나타낸다. 마지막 2자리의 번호는 발간 주기를 나타내고 있다. 발간 주기는 연속간행물이 어떤 주기를 가지고 발간되는지를 관리하기 위한 항목이므로, 발간등록번호에 부여하여 발간 등록번호만으로도 해당 간행물의 발간 주기를 구분하도록 한 것은 적절해 보이지만 사실 상 많은 문제점을 내포하고 있다. 기관의 사정에 따라서 발간 주기가 바뀔 수도 있는데 그에 대한 대책이 없다. 연속간행물의 경우 위에서 언급한 바와 같이 동일한 발간등록번 호를 사용하기 때문에 주기가 바뀔 경우 새로운 발간등록번호를 사용해야 하고, 따라서 이전에 발간된 간행물과 통합적으로 관리하기 어려운 문제가 발생한다. 이상과 같이 국가기록원에서 사용하고 있는 발간등록번호 체계는 고유 식별자의 기 능에 비해서 복잡하게 구성되어 있다. 또한 간행물의 특성인 단행본과 연속간행물 모두

46 에 적용이 가능한 형태로 구성되어 있지 않다. 왜냐하면 연속간행물의 경우 발간되는 각 각의 권에 고유 식별번호를 부여하지 못하기 때문이다. 복잡한 발간등록번호체계에는 이와 관련된 업무 프로세스를 복잡하게 만들었는데 각 처리과에서는 국가기록원으로부터 발간등록번호를 신청한 후 번호를 부여받아 사용해 야 하기 때문에 신속한 발간작업이 곤란한 경우가 발생할 수 있으며 국가기록원의 경우 는 모든 공공기관의 간행물 발간 담당자의 요청에 따라서 발간등록번호를 부여하고 관리 해야 하는 부담이 발생하였다. 따라서 각 처리과에서는 발간등록번호를 부여받지 않고 생략하는 일이 빈번하게 발생하였다 간행물 관리 실태와 주요 문제점 처리과 단계 간행물 관리 처리과 단계의 간행물관리 프로세스는 [그림 12]와 같이 발간등록번호 신청, 접수, 표기, 간행물 발간 및 납본으로 구성된다. [그림 12]처리과 단계 프로세스

47 (1) 발간등록번호 신청 발간등록번호는 간행물을 인쇄하기 전까지 처리과에서 국가기록원으로 신청하면 된 다. 발간등록번호를 부여받기 위해서는 발간하고자 하는 간행물에 대한 정보가 있어야 하며 간행물과 관련된 내용을 국가기록원의 홈페이지를 통해 발간등록을 해야 한다. [그림 13]부터 [그림 15]까지는 국가기록원의 홈페이지에서 발간등록 시 사용하는 페이 지를 보여주고 있다. 그림에서 별표로 표기된 것은 필수 입력사항으로서 이들 내용이 정해진 후 발간등록 번호를 신청할 수 있다. 발간등록의 세부 내용을 보게 되면 가장 기본적인 내용들만 수 집하고 있는 것을 알 수 있다. 이와 같은 내용들만 등록하여 서비스를 한다고 가정하면 간행물의 제목 밖에는 조회할 만한 대상이 없다. 나머지 항목들은 관리를 위한 내용들로 볼 수 있으며 내용 요약 정도를 활용해서 검색항목으로 사용할 수 있다. 발간등록번호 신청 프로세스를 보면 홈페이지에 발간등록번호를 신청하도록 되어 있 어 비교적 간단하게 발간등록번호를 신청하지만 발간등록이 온라인상에서 실시간으로 처 리되지 않기 때문에 발간등록번호를 신청한 처리과의 입장에서는 발간등록번호를 언제 받을 수 있는지 알 수 없다. 발간등록번호 부여시간이 길어질 경우 처리과에서는 발간 등록 일정 등을 고려하여 발간등록을 생략하고 인쇄 작업에 들어가기도 있다. [그림 13]은 국가기록원의 발간등록신청 화면 중 신청자의 인적사항을 등록하도록 되어 있다. 신청자의 이름, 기관명, 소속 부서 등의 정보를 받아들이는데 간행물의 발간 등록번호 신청 서식은 기관의 담당자들이 해당 홈페이지에 로그인한 후 처리하는 부분이 므로 신청자의 인적사항을 매번 발간등록번호 신청 때마다 입력하게 하는 것은 불합리해 보인다. 신청자의 인적사항은 로그인만으로 충분히 해결할 방법이 있기 때문에 자동적으 로 신청자의 정보를 얻을 수 있는 방향으로 개선할 필요가 있다

48 [그림 13]국가기록원 발간등록 서식(신청자 인적사항) [그림 14]는 국가기록원의 발간등록신청 화면 중 출처사항을 등록하는 부분으로 간 행물 발간등록 담당자의 연락처, 발행기관 및 발행부서 등을 등록하고 있다. 간행물 발간 등록관리는 온라인상으로 접수를 받고 있지만 처리 프로세스는 오프라인으로 이루어지기 때문에 신청자의 인적사항을 등록받는 것은 불가피해 보인다. 그러나 간행물관리를 위한 전문 시스템을 설치하여 운영할 경우 담당자들의 로그인 정보만으로 출처에 관한 모든 정보를 자동으로 시스템 상에서 가져올 수 있다. 출처에 대한 정보를 일일이 입력하지 않고도 충분한 신청자 인적사항을 수집할 수 있도록 개선 이 필요하며 이를 위해서 발간등록신청 프로세스의 자동화 및 온라인화를 구축할 필요가 있다. [그림 14]국가기록원 발간등록 서식(기관 정보)

49 [그림 15]는 간행물과 관련된 상세정보를 입력하는 화면이다. 그러나 간행물과 관련 된 상세항목으로 보기에는 수집하는 정보의 내용이 많이 부족하다. 간행물의 제목, 발간 주기, 내용 요약 등의 내용으로 구성되고 있지만 이들 내용을 대상으로 간행물을 검색하 기는 쉽지 않아 보인다. 간행물을 검색하는데 사용될 수 있는 항목은 간행물 제목, 내용 요약 정도인데 내용 요약은 기술하는 담당자에 따라서 주관적일 수도 있고 간행물의 중요한 내용을 모두 기 술한다고 가정할 수 없기 때문에 검색활용 시 크게 도움을 줄 것으로 기대할 수 없다. 간행물을 포함하여 기록물을 조회할 때 가장 중요한 항목들은 기록물의 제목이다. 그 러나 다량의 간행물 중 원하는 것을 찾기 위해서는 충분한 분류정보를 메타항목으로 포 함하고 있어야 한다. 예를 들면 일반 문서의 경우 기능분류(BRM 분류)를 채택하고 있어 서 문서를 대기능, 중기능, 소기능 등으로 세분화하고 있다. 간행물에서도 기능별 분류항 목 등이 추가될 필요가 있으며 기능별 분류는 모든 기록물에 공통적으로 사용될 수 있어 야 한다. 연속간행물로서 잡지 형태로 발간되는 경우에는 간행물의 제목 보다는 간행물의 목 차항목들이 더 중요한 의미를 갖는다. 다양한 내용으로 구성된 원고들을 모아서 발간하 기 때문에 각 원고별 제목이 목차로 구성되기 때문이다. 따라서 간행물을 등록할 때 목 록의 입력 또한 필수 사항이 되어야 한다. 또한 상세정보의 입력 내용은 간행물이 발간된 종이 책자 등의 관리를 위하여 구성 된 것으로 보인다. 그러나 앞 절에서 설명한 바와 같이 간행물의 전자파일을 대상으로 관리할 수 있도록 개선이 필요하다. 전자파일을 등록할 때 필요한 추가의 메타 항목들도 정의될 필요가 있다

50 [그림 15]국가기록원 발간등록 서식(상세정보) [그림 16]은 수집될 간행물에 대한 저작물 이용 동의 및 공개동의를 받는 부분으로 간행물을 전자파일의 형태로 서비스를 할 경우 그 중요성은 더욱더 커진다. 간행물의 전 자파일은 디지털 기술에 얹혀 전달되기 때문에 복제와 전달이 무척 용이하다. 따라서 인 터넷 서비스를 할 경우 그와 관련된 저작권의 보호 등이 민감한 문제로 떠오를 수 있다. 전자매체의 복제 등은 빗장을 걸어도 열리기 쉽고, 법제도 장치를 마련해도 그 집행이 곤란한 것이다. 이것은 필연적으로 새로운 기술 내지 서비스의 등장으로 저작권법상의 쟁점이 끊임없이 제기된다는 것을 의미한다

51 [그림 16]국가기록원 발간등록 서식(저작물 이용 및 공개 정보) 저작권법은 저작자의 권리와 이에 인접하는 권리를 보호하고 저작물의 공정한 이용 을 도모함으로써 문화의 향상발전에 이바지함 을 목적으로 하고 있다. 따라서 저작권법 은 불법 침해물에 대한 제재를 주요 내용으로 하고 있다. 저작권법에 의하면, 콘텐츠는 그 이용(복제, 전달 등)에 대하여 권리자에게 배타적인 권리를 부여함으로써 보호된다. 디지털 기술은 이러한 배타적인 재산권이 손쉽게 침탈당할 수 있는 환경을 가져다주었 다. 저작권과 관련하여 다음과 같은 두 가지 점을 주목할 필요가 있다. 첫째 복제 환경의 변화이다. 디지털 환경에서는 누구든지 컴퓨터와 주변 기기 몇 가지만 갖추면 아주 짧은 시간에, 적은 비용으로 간단하게 원본과 질적으로 동일한 복제물을 만들 수 있다. 게다가 아날로그(유형) 복제물은 한 번 이전되면 같은 물건이 반복 생산되지 않으나 디지털(무 형) 복제물은 원본이 남아 있는 상태에서 이전된다. 무수히 많은 원본 아닌 원본이 반복 생산될 수 있다. 이용자에게는 불법 복제의 유혹이 커졌고 그에 비례하여 권리자의 우려 가 현실화되고 있다. 둘째로는 전달 방식의 변화이다. 디지털 기술은 방송이나 출판처럼 주어진 것만을 전달하는 것이 아니라, 정보를 주고받을 수 있도록 하고 있다. 디지털 환경에서는 콘텐 츠를 종전처럼 다수의 공중에게 동시에 전달할 수도 있을 뿐만 아니라, 공중의 구성원이 필요한 시간에 자신이 원하는 장소에서 개별적으로 받을 수 있도록 할 수도 있다. 또한 아날로그 환경에서는 일부 제작업자만이 정보를 전달할 수 있었으나 이제는 누구든지 정 보를 쉽게 접하고, 또한 이를 다른 사람에게 전달할 수 있게 된 것이다

52 디지털 기술은 이러한 기본적인 환경 변화에 더하여 새로운 저작권법상의 문제를 일 으키고 있다. 옛날부터 존재하였던 기술이 인터넷의 발달로 저작권법의 문제로 비화된 것이다. 따라서 전자간행물을 인터넷을 통하여 서비스할 때 발생될 수 있는 저작권법상 의 문제를 보다 심도 있게 분석하여 국가기록원으로 이관받을 때 저작권법과 관련된 부 분에 문제가 발생하지 않도록 조치를 취해야 할 것이다. 상기와 같이 간행물을 발간하고자 할 경우 발간등록을 하도록 체계를 갖추었으나, 발 간등록 업무가 효율적으로 이루어지지 못하는 가장 큰 이유는 발간등록의 예외규정 때문 이다. [표 5]는 기록물관리법에서 정하는 발간등록 예외사항들을 보이고 있다. [표 5]발간등록 기준 및 예외규정 구분 단순홍보물 기록물 등록대장 등록 일반간행물 기록물 등록대장 미등록 행정기관 발간등록 납본 발간등록 공공기관(기타) 납본 위의 표에서 예외사항을 보면 먼저, 기록물 등록대장에 등록된 간행물일 경우는 일반 기록물의 첨부자료로 등록 및 관리되기 때문에 발간등록이 생략된다. 그리고 일반기록물 에 첨부된 간행물은 보존연한이 일반기록물에 책정된 그대로 적용되기 때문에 기록물이 준영구 이하일 경우는 일반기록물과 함께 일정기간 보존, 관리되다가 함께 폐기된다. 그 래서 일반기록물에 첨부된 간행물 중 영구보존가치가 있는 중요 간행물에 대해서는 파 악, 수집, 보존 등의 관리가 어렵다는 문제가 있다. 또한 기록물 등록대장에 등록되어 관리되는 간행물은 국가기록원의 간행물 조회 서 비스 대상에서도 제외되고 있으며 일반 기록물의 철( 綴 ), 건( 件 ) 구분 메타데이터에도 첨 부물로 분류되어 검색되지 않아 사실상 검색활용이 불가능하다고 볼 수 있다

53 둘째로 10쪽 미만의 단순홍보물은 시행령에 발간등록을 생략하도록 되어 있으며 납 본 역시 제외된다. 그러나 10쪽 미만의 간행물일지라도 보존 가치가 있는 경우도 있고 페이지 수는 많지만 보존 가치가 없는 경우도 있다. 따라서 간행물의 쪽수를 기준으로 발간등록 대상을 구분하는 것은 간행물의 수집 및 보존가치 측면에서 문제가 있다. 셋째로 중앙정부, 지자체를 제외한 기타 공공기관에서 간행물을 발간하는 경우 기록 물관리법에 따라서 발간등록을 하지 않아도 된다. 그러나 기타 공공기관에서 발간하는 간행물에는 영구보존가치가 있는 경우도 상당 수 포함되어 있기 때문에 발간등록을 생략 할 수 있다는 조항은 문제가 있다. 물론 기록물관리법에서 발간등록을 생략하도록 하면 서 수집의 범위에는 기타공공기관을 포함시켰기 때문에 수집의 범위는 모든 공공기관에 해당되지만 이를 수집하여 관리하는 국가기록원은 발간등록 현황을 파악할 수 없기 때문 에 발간된 간행물들이 수집되었는지 누락되었는지를 판단할 수가 없다. 앞에서 보듯 발간등록 생략 예외규정으로 각급 기관 또는 국가기록원에서 간행물 발 간현황 관리가 사실상 불가능하고 이에 따른 간행물 수집계획수립 역시 불가능하다. [그 림 17]에서 같이 2000년부터 2005년까지 국가기록원에 발간등록을 하였던 기관을 조사 한 결과 약 11% 가량의 각 기관의 처리과가 발간등록에 참여한 것으로 나타났다. 이와 같은 저조한 발간등록 실적은 발간등록 예외규정으로 인하여 발생하였으며 11%의 발간등록 참여기관만을 관리할 수밖에 없게 되었다. [그림 17]국가기록원 발간등록 건수 통계

54 [표 6], [표 7], [표 8]은 국가기록원에서 매년 작성 배포하는 기록물관리지침에 포 함된 발간등록생략대상 유형목록 내용이다. 기록물관리법에서는 10쪽 미만의 단순홍보물 을 제외하는 것으로 되었으나 아래의 표에서는 간행물의 유형을 분류하여 발간등록을 생 략할 수 있도록 하고 있다. [표 6]간행물발간등록 생략대상 유형목록(1) 유형 구 분 내 용 사 례 1. 소책자류 수첩류 메모형 수첩(기발간등록) 고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등 지침서 특정업무에 대한 지침서임 소방현장대응지침 속보류 통계자료를 포켓식으로 발행 주요경제통계속보 2. 안내자료 팜플렛, 리플렛 관광안내서 교육교재 관광여수, 부산동래구 뚜기 영농현장순회상담교재 3. 홍보자료 일반국민 교육용 정책홍보용 만화자료 국민의 일상과 관련해서 알기 쉽 게 홍보하기 위한 자료 국가 중요시책에 대한 계획적 홍 보자료 국가정책이나 국민의 일상관련 문 제를 알기 쉽게 만화로 작성 - 에너지절약을 생활화...(양주군) - 사이버정보마당 : 각종사이트, 교육정책소개 - 청소년수련시설안내서 : 만화, 삽화가 대부분 - 알기 쉬운 열린교육 - 밝고 건강한 우리부 만들기 - 통계바다 - 건설정보화사업 홍보자료 - 대전의 명품요리 : 요리책자 - 수자원공사 화보형 홍보물 - 요즘 경제현안...(재경부) - 남북정상회담...(국정홍보처) - 55년의 만남..(통일부) : 엽서, 접히는 자료 포함 - Pictorial Korea(국정홍보처) : 영문 홍보잡지 - 알고나면 안심... (법무, 국정홍보, 정보통신, 국정원, 경찰 청 공저) - 야호! 코리아!(국정홍보처):월간만화잡지 홍보 브로셔 투자자들에게 홍보하기 위한 내용 - 진주시투자환경 :커버+낱장의 홍보인쇄물

55 [표 7]간행물발간등록 생략대상 유형목록(2) 유형 구 분 내 용 사 례 4. 일반 문서류 인쇄물 인쇄물을 단순히 상철한 것 - 주요구정추진계획(월간) (문서로 등록되는 것임에도 불구 - 확대간부회의 서류 하고 간행물로 등록한 것이 있 -...준비상황보고서 음) - 중구회의(임시회) 심의(안) - 방사선보건(식약청) 5. 소식지류 소식지 한 기관의 동향 등을 단순소식지 - 서부장학, 월드컵코리아 2002뉴스, 저작 형식으로 작성 권소식 등 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 등 6. 신문류 기관신문 - 진주시보, 중구소식, 아산시정, 제주교육 리뷰, 동부교육소식 등 한 기관의 동향, 소식등을 신문형식 - 청사초롱(관광연구원), 신문협회보, 경우 으로 발행 신문, 한국경비협회보 등 광주비엔날레(홍보용 신문) 국정신문 국정홍보처 발행(주간) 7. 공보자료 관보, 구보, 군보, 시보 보도자료 정부 및 각 지자체에서 발간 - 관보 : 기록물로 이관 관리됨 대부분 인터넷에도 게재하며 간단 히 프린트하여 발행(책자형식 아님) 서울시 소비자물가, 생산물가 동향(월간) 8. 기타 추록분 규정이나 지침의 가제를 위해 추록분 만 발행 심사지침서 가제분(특허청) 귀국보고서 국외출장 및 연수 보고서 해외연수귀국보고서(부산 사하구)

56 [표 8]간행물발간등록 생략대상 유형목록(3) 유형 구 분 내 용 사 례 비고 행사 안내책자 체육행사 및 각종행사 안내 책자 제9회 충청남도학생체육대회 (충청남도교육청) 9. 교육청 교육자료 교육청, 교육연수원, 육과학연구원 간자료 학습교재 교육연수원 발간 교재 교 발 장학자료 색칠, 붙이기, 한자연습, 학 습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료 현직 및 신규 임용교사들의 교육교재로 발간 제7차 교육과정 편성 운영을 위 한 장학자료 : 모든 교육청마다 동일한 내용으로 발간함 신문교육활용자료 국어과 학습부진아 지도자료, 유아과학 활동자료 초 중등 ~차 교육과정 ~급 ~교사 ~과 직무연수 교재 교육청소속 교육기관 발간교재만 해당되며, 중앙및 지방행정기관 소속 교육기관은 해당사항 없음 문집, 글쓰기 모음집 공공도서관, 독서회 등에서 회 원들의 글을 모아 발간 글 모음집, 시집 단순안내서, 팸플릿 인터넷 활용안내서 교과서 초 중 고등학교 각 과목별 교과서 는 매우 광범위하고 내용상 발간 등록의 가치가 적음 (2) 납본 간행물이 발간되면 15일 이내에 기록관으로 3부, 국가기록원으로 3부를 납본해야 하 는데, 처리과에서 납본해야 하는 간행물에 대한 관리는 국가기록원에서 담당하고 있다. 현재 간행물은 10쪽 미만의 단순 홍보물을 제외하고 모두 국가기록원으로 납본해야 하 는데 각급 기관에서 발간되는 모든 간행물을 3부씩 이관 받아 보존할 경우 보존 공간의 확보에도 심각한 문제가 발생한다

57 기록물관리법에 의하면 발간등록의 예외규정에 따라서 발간되는 간행물을 발간등록 하지 않아도 되는 조건들이 있으나 납본의 예외규정은 적용되지 않기 때문에 모든 공공 기관에서 생산한 간행물은 납본의 대상이 된다. 그러나 간행물을 발간하는 처리과에서 발간등록을 하지 않은 경우, 발간 후 납본이 이루어지지 않았더라도 국가기록원에서는 이들 간행물의 수집 계획을 수립할 수 없다. 오늘 현재 대다수의 간행물이 발간등록을 생략하고 있는 것을 감안한다면 사실상 납본되는 간행물은 일부분에 불과할 것으로 추정 된다. 납본은 발간물(종이책자 등)을 대상으로 하고 있으며 기록물관리법에서 발간물 이외 의 전자파일 등을 납본할 수 있도록 하는 규정이 없어서 각 기관의 처리과에서 간행물을 발간할 때 전자파일이 생산되고 있음에도 불구하고 국가기록원에서 이를 수집할 수 있는 근거가 없다. (3) 검색ㆍ활용 현재 각 기관 처리과의 업무담당자가 간행물을 활용하는 경우, 행정자료실을 방문하 여 비치된 간행물을 이용하는 오프라인방식이 대부분이다. 각 처리과에서 발간한 간행물 은 대부분 처리과 내의 캐비닛 등에 보관하고 있으며 체계적인 관리체계가 구성되어 있 지 않다. 그리고 간행물을 발간한 담당자는 간행물의 전자파일을 개인 PC 및 CD 등 저 장매체를 이용하여 보관하고 있다가 필요할 때 다양한 형태로 가공하여 처리과 내부적으 로 활용하기도 하고 기관의 홈페이지 등의 온라인 서비스를 통해 제공하기도 한다. 따라서 각급 기관에서 발간된 간행물을 검색하고자 할 때 각급 부서별로 발간된 간 행물을 열람하기가 불편하다. 왜냐하면 부서별로 발간된 간행물의 리스트를 일목요연하 게 조회할 방법이 없으며 대부분 행정자료실에 비치하고 있는 간행물을 대상으로 조회하 는 것이 대부분이다. 일반 기록물의 경우 기록관리시스템을 통하여 온라인상에서 검색이 가능하며 문서의 분류가 BRM 체계에 따라서 구성되어 있기 때문에 단위과제별로 분류하여 검색할 수 있 다. 그러나 간행물의 분류는 행정자료실에서 십진 분류체계에 따라서 분류되어 있기 때 문에 처리과별로 발간한 간행물을 찾는 것도 불편하다. 이러한 비효율성을 해결하고 업무상 필요한 주요한 자료와 정보를 언제, 어디서든지 공유하기 위해서 기간 내 또는 기관별로 간행물을 통합 검색 및 활용할 수 있는 온라인

58 체계 마련이 필요하며 간행물의 활용을 극대화하기 위해서는 범정부 차원에서 통합적으 로 열람할 수 있는 체계구축이 필요하다. 간행물의 범정부적인 서비스가 이루어지려면 간행물을 발간한 각급 기관의 협조가 절대적으로 필요하며 수집되는 간행물에 대한 저작권 문제를 해결해야 한다 기록관 단계 간행물 관리 기록관 단계에서의 간행물 관리는 크게 두 가지로 나누어 볼 수 있다. 각 처리과에 발간되는 간행물의 발간현황 관리와 간행물 활용을 위한 행정자료실 운영이 그것이다. 현재 각급 기관의 모든 간행물 관리는 행정자료실에서 담당하고 있는데, 행정자료실 운 영프로세스는 [그림 18]과 같이 운영된다. [그림 18]행정자료실 간행물 관리 프로세스 기록물관리법에 의하면 행정자료실이 기록관에 소속되어 있는지는 불확실하지만 오 늘현재 각 기관의 행정자료실에서 간행물을 납본 받아서 관리하고 있는 것은 사실이다. 다만 행정자료실에서 간행물의 생산현황관리를 하지 않기 때문에 적극적인 의미에서 간 행물을 관리하는 것은 아니다. 각급 처리과에서 발간된 간행물을 행정자료실로 납본하는 경우 이를 접수하여 등록하고 비치하는 역할을 담당하고 있다. 이것은 처리과에서 발간 된 간행물을 행정자료실로 납본을 하지 않더라도 행정자료실에서는 발간등록현황을 파악

59 하지 못하기 때문에 사실상 납본관리를 한다고 볼 수는 없다. 행정자료실에서는 간행물이 납본되게 되면 이를 접수하여 등록하게 되는데 간행물을 등록하여 관리하는 방법은 각 기관별로 상이하며 표준이 마련되어 있지 않다. 대부분의 경우 엑셀 등의 소프트웨어를 사용하여 접수되는 간행물의 목록을 단순 등록하는 경우가 많다. 목록은 서지사항이라고 부르기도 하며 서명, 저자, 목차, 간략내용 등을 한국문헌 자동화목록 형식에 의하여 등록하게 된다. 그러나 엑셀 등의 소프트웨어를 사용하여 관 리는 경우 필요에 따라서 서지사항의 일부만을 관리하는 경우도 있다. 행정자료실의 규 모가 크고 활성화된 기관에서는 도서관리 소프트웨어를 설치하여 사용하는 경우도 많이 있다. 도서관리 소프트웨어는 도서의 목록을 등록하여 관리하기 위한 목적으로 사용되며 십진 분류체계에 따라서 등록하도록 되어있다. 등록된 간행물은 관리를 위하여 바코드 및 청구기호 부착, 기관인, 등록번호인 등을 날인하게 된다. 대부분의 행정자료실은 서고 공간이 부족하기 때문에 많은 간행물들을 누적하여 보존하기가 어렵다. 각 처리과에서 발간된 간행물을 3부씩 납본 받아 모두 관 리한다면 서고 공간의 문제가 심각하게 대두될 것이다. 납본 받은 간행물을 폐기할 수 있는 근거조항이 없기 때문에 대부분 행정자료실에서는 간행물을 폐기하지 못하는 경우 가 많이 있다. (1) 발간현황 관리체계 사무관리규정에 의하여 간행물을 관리하던 때에는 행정자료실에서 발간등록을 담당 하였다. 따라서 기관에서는 각 처리과에서 발간되는 간행물의 발간현황을 관리할 수 있 었으며 발간등록에 따라서 발간된 간행물을 수집하는 것도 가능하였다. 기록물관리법에 의해서 간행물관리가 이루어지면서 행정자료실에서 담당하던 발간등 록관리를 국가기록원에서 처리함으로써 기관별 발간현황 관리체계가 없어졌다. 오늘날 국가기록원의 홈페이지를 통해서 각급 기관별 발간현황을 검색해볼 수 있으나 발간현황 관리에 대한 책임이 각급 기관에 주어져 있지 않기 때문에 기관별 발간현황 관리는 사실 상 이루어지지 않고 있다. 행정자료실에서 발간현황 관리를 담당하고 있지 않기 때문에 각 기관별 또는 처리과별로 생산되는 간행물의 생산현황을 의무적으로 관리하는 기능이 상실되었으며 국가기록원에서 발간등록되는 간행물을 대상으로 발간현황을 관리하고 있 는 실정이다

60 그러나 수천 개에 달하는 공공기관의 간행물 발간현황 관리를 몇 명의 국가기록원 담당자가 관리한다는 것은 사실상 불가능하며 발간현황 관리체계가 부재하다는 것을 보 여주고 있다. (2) 행정자료실의 십진분류체계 대표적인 십진분류표로는 듀이십진분류표(Dewey Decimal Classification : DDC), 한국십진분류표(Korean Decimal Classification : KDC), 일본십진분류표(Nippon Decimal Classification : NDC), 국제십진분류표(Universal Decimal Classification : UDC) 등이 있는데 우리나라 도서관에서 가장 널리 사용되는 분류표는 DDC와 KDC이 다. DDC는 1920년대에 처음으로 우리나라에 들어와 1960년대 중반까지 우리나라의 지 배적인 분류법으로 자리 잡았다. 그러나 DDC는 서구 중심적인 분류번호 전개와 항목배 정에 심한 불균형이 있어 우리 실정에 맞지 않은 점을 지적 받아왔다. KDC는 이런 DDC의 대안으로써 한국도서관협회에서 1964년 간행한 것으로 1996년 현재 4판까지 간 행하였다. KDC는 한국의 유일의 표준분류표로 대부분의 공공도서관, 학교도서관에서 사용하고 있지만 전 세계적으로 사용되고 있는 듀이십진분류표와 비교하면 아직도 미흡한 점이 많 아 도서관의 장서를 동서는 KDC, 양서는 DDC를 혼용하고 있거나 DDC를 각각의 도서 관에 맞게 부분적으로 수정하여 사용하는 도서관이 많다. 십진분류체계를 사용하는 이유는 출처로 구분할 수 없는 많은 자료들을 특정 주제에 따라서 분류하기 위한 것이다. 도석관 등에서는 수집되는 자료들을 십진분류체계에 따라 서 분류하고 배열함으로써 특정 주제에 관심을 갖는 사람들이 보다 쉽게 원하는 자료를 빠르게 찾을 수 있도록 도와준다. [표 9]는 행정자료실에서 사용하는 십진분류체계이다. 그러나 십진 분류체계가 모든 자료를 분류하는데 적합한 것은 아니다. 국가기관에서 생산한 문서들(기록물)이 이에 해당되는데 그것은 자료를 생산하는 출처가 제한적으로 정해져 있고 분명하다는 것이다. 출처의 원칙이란 기록의 특성 중 하나로서 기록이 본질 적으로 기관, 활동, 또는 개인에 관한 유기적 부산물이라는 점과 관련된다

61 [표 9]KDC 십진분류체계 분류번호 주제 분류번호 주제 000 총류 500 기술과학 010 도서학, 서지학 510 의학 020 도서관학 및 정보과학 520 농업, 농학 030 백과사전 530 공학, 공업일반 040 일반논문집 540 건축공학 050 일반연속간행물 550 기계공학 060 일반학회, 단체 연구조사기관 560 전기공학 070 신문, 잡지 570 화학공학 080 일반전집, 총서 580 제조업 090 향토자료 590 가사, 가정학 100 철학 610 건축술 110 형이상학 620 조각 120 지식론 인과론 목적론 인간론 630 공예, 장식미술 130 철학의 체계 640 서예 140 경학 650 회화, 도화 150 아시아(동양)철학, 사상 660 사진술 160 서양철학 670 음악 170 논리학 680 연극 180 심리학 690 오락, 운동 190 윤리학 700 어학 200 종교 710 한국어 210 비교종교학 720 중국어 220 불교 730 일본어 230 기독교 740 영어 240 도교 750 독일어 250 천도교 760 프랑스어 260 신도 770 스페인어

62 270 바라문교, 인도교 780 이탈리아어 280 회교 790 기타 제어 290 기타 제종교 800 문학 300 사회과학 810 한국문학 310 통계학 820 중국문학 320 경제학 830 일본문학 330 사회학, 사회문제 840 영미문학 340 정치학 850 독일문학 350 행정학 860 프랑스문학 360 법학 870 스페인문학 370 교육학 880 이탈리아문학 380 풍속, 민속학 890 기타 제문학 390 국방, 군사학 900 역사 400 순수과학 910 아시아 410 수학 920 유럽 420 물리학 930 아프리카 430 화학 940 북아메리카 440 천문학 950 남아메리카 450 지학 960 오세아니아 460 광물학 970 양극지방 470 생물과학 980 지리 480 식물학 990 전기 490 동물학 출처의 원칙은 프랑스의 기초자료존중의 원칙(respect pour les fonds) 에서 연원 하는 것으로서 기록을 생산한 기관의 발원지에 따라 분류되어야 한다는 것이다. 이것은 기록이 개인, 기업, 정부기관(departmental organization)에 기초를 두고 분류되어야 하 며, 기록은 어떤 의사소통이 이루어졌거나 결정되었는지, 혹은 어떤 행동을 취했는지 등 그 업무에 관련되는 내용 및 활동이 정화하게 기록화 되는 것으로서 해당 조직의 업무를

63 반영하고 조직의 업무활동 분석이 가능하도록 분류되어야 한다. 즉, 각 부서에서 보존된 기록은 다른 부서의 기록과 분리되어 함께 보존되어야 하고 그 기록의 행정적인 사용을 반영하는 방식으로 분류되어야 한다는 것을 의미한다. 기록의 유기적 관계는 기록의 생 산을 가져온 활동과의 관계 속에서 정리된다. 그러므로 각각의 단위는 하나의 통합된 단 위로 취급되어야 하고 보존되어야 한다. 출처의 원칙은 주어진 연원으로부터 얻은 기록의 통합성과 연원의 통합성 양자를 보 존하기 위해서 필요한 원칙이다. 이러한 통합성의 보존을 위해서 출처의 원칙이 적용되어 야 하는 이유는 첫째, 기록의 증거적 가치를 보호하기 위한 것으로서 어떤 행위의 목적으 로 만들어진 문서는 그 사안에 관한 증거를 가지고 있다. 기록의 증거적 가치는 기록이 만들어졌을 때 정리된 방식으로부터 연유한다. 기록은 근원적으로 그것의 생산을 가져온 활동들과 관련하여 함께 모인다. 그것들이 만약 주제별로 흩어지고 재정리되거나 다른 자 의적인 정리가 이루어진다면 그 출처에 관한 증거의 많은 부분이 모호해지거나 상실된다. 활동의 산물인 개별적인 문서의 내용은 같은 활동과 관련된 다른 문서와의 문맥 속에서만 이 충분히 이해될 수 있다. 둘째, 원칙이 적용된 자료의 본질을 고려하게 한다. 기록은 대 부분 유기적인 연원을 갖는 1차자료이다. 인쇄물은 대부분 문화적 연원을 갖는 2차자료이 다. 기록은 보통 같은 목적, 같은 활동을 수행하기 위해서 생산된다. 이 원칙은 기록을 유 기적인 관계에 의해 기록을 식별하게 한다. 셋째, 기록을 집합적으로 취급하도록 한다. 즉 단일항목이 아닌 기록군과 기록시리즈로, 주어진 유기적 출처와 유기적 활동으로부터 하 나의 단위로 취급하게 한다. 이러한 이유 때문에 듀이 십진분류법이 증가하는 도서관 소 장물을 취급하는 기본이 되는 것과 마찬가지로, 이 원칙은 대단위의 문서자료를 다루는 기록관리에 기본이 된다. 출처의 원칙과 듀이십진분류법은 모두 계속 증가하는 자료에 적 용되지만 전자는 집합적인 기록단위에 적용되기 때문이고, 후자는 그 분류와 하위분류가 무한정하게 확장될 수 있기 때문이다. 넷째, 기록의 정리를 편리하게 한다. 이 원칙이 확 실하면 유기적인 기록은 그것을 만들어낸 조직적인 구조와 기관의 기능에 대한 분석의 기 초에 관해서 식별될 수 있는 군과 시리즈에 의해서 정리될 수 있다. 이러한 이유 때문에 이 원칙은 정리작업에 명확한 방향을 제시한다. 시리즈의 생산을 가져온 특수한 활동들을 식별하고 기록군을 생산한 유기적인 기관을 확인할 수 있도록 한다. 이를 위해서 조직과 기능에 대한 지식, 역사적 지식이 필수적으로 요청되며, 기록의 통합성을 보존하는데 있 어서 기록의 시리즈에 대한 인지의 과정에 전념해야 한다. 한 연원에서 나온 하나 이상의 시리즈를 관리할 때 각 개별적인 시리즈의 아이덴티티를 유지해야 할 뿐만 아니라 시리즈

64 사이에 존재할 수 있는 중요한 관계를 인지할 책임이 있다. 기록이 생산된 문맥을 유지하 는 것은 조직, 개인, 혹은 활동의 조직화에 관한 역사적인 이해를 위해 절대적으로 핵심 적인 것이다. 국가기관은 업무 영역에 따라 부서가 나누어져 있으며 각 부서에서 하는 일들도 단위 업무 또는 최근에 사용하기 시작한 BRM 분류체계 등으로 잘 구분되어 있으므로, BRM 분류체계를 기준으로 삼는다면 명확한 구분이 가능할 것이다. 단위과제(BRM) 순으로 간행물을 분류하고 활용할 경우 일반문서의 분류 기준과 동일 하기 때문에 일반기록물과 함께 통합 검색이 가능하다. BRM 분류방식은 단위관제별로 세분화하여 업무를 분류하고 있기 때문에 BRM 분류자체만으로도 왜 간행물이 발간되었 는지 뿐만 아니라 어떤 종류의 발간물인지도 충분한 파악할 수 있다. BRM 분류는 기록 물을 명확하게 분류할 수 있는 반면 십진분류체계를 사용하여 분류할 경우 기록물 담당자 가 간행물의 성격을 파악하여 내용에 따라서 분류해야 하기 때문에 경우에 따라서는 애매 한 경우도 있을 수 있으며 담당자의 주관적 판단으로 일관성을 유지하기가 어렵다

65 국가기록원 단계 간행물 관리 [그림 19] 국가기록원 간행물 관리프로세스 국가기록원에서의 간행물 관리 프로세스는 [그림 19]와 같이 간행물 접수, 등록, 평 가, 보존, 검색 및 활용 등으로 나누어진다. (1) 간행물 발간현황 관리 각급 기관에서 발간되는 간행물들은 기본적으로 발간등록을 하게 되어 있지만 절차 의 복잡성, 예외규정 등으로 인하여 대부분 발간등록을 하지 않고 있는 실정이며, 발간등 록에 대한 각 처리과의 인지도 역시 낮은 것으로 조사되었다. 따라서 국가기록원에서 각 급 기관별, 기능별, 유형별로 간행물의 발간현황을 정확하게 파악하는 일은 불가능하다. 발간현황의 정확한 파악 및 체계적인 관리를 위해서는 각 처리과에서 발간등록을 철저하 게 이행할 수 있는 방안을 마련해야 하며 예외규정 등을 수정하여 발간되는 모든 간행물 을 발간등록 대상으로 관리해야 한다. 연속간행물의 경우 최초로 발간등록을 하여 발간등록번호를 부여받으면 추가적으로 발간하는 간행물에 동일한 발간등록번호를 사용하기 때문에 또다시 발간등록을 하지 않 고 있다. 따라서 각 처리과에서 연속적으로 간행물을 발간하고 있는지의 여부를 판단하 기는 곤란하다

66 [그림 20]은 국가기록원의 발간등록관리 프로세스를 나타내고 있다. 각급 기관의 간 행물 담당자가 발간등록을 신청하면 간행물관리시스템을 통하여 발간등록번호를 부여받 아 등록처리를 완료하게 된다. 또한 연속 간행물이 폐간되었을 경우 이에 대한 등록도 같이 이루어진다. 국가기록원은 발간등록된 간행물을 대상으로 수집대상 파악을 한다. [그림 20]국가기록원 발간등록관리 프로세스 (2) 간행물 수집 및 접수 프로세스 국가기록원에서는 발간등록된 간행물을 대상으로 수집대상을 파악한다. 수집 대상 간 행물이 납본되어 접수되는 경우 접수 프로세스를 수행하며 납본되지 않은 간행물을 대상 으로 각급 기관 담당자에게 납본 독촉장을 송부하여 납본관리를 수행한다. 그러나 경우 에 따라서는 전자파일만 있는 경우도 있고, 소량의 간행물을 생산하였을 경우 3부를 납 본하는 것이 커다란 부담으로 작용할 수 있다. 납본된 간행물의 한부는 서고에 보존되며 한부는 대전에 있는 행정자료실에 비치된다. 마지막 한부는 서울에 있는 중앙행정자료실 에 송부되어 비치ㆍ활용된다. 그러나 현행 기록물관리법에 따를 경우 전자파일만 있는 경우 이를 이관 받을 수 있는 근거가 부족하기 때문에 전자파일 위주의 간행물 관리체계 를 적극적으로 검토할 필요가 있다. 또한 대부분 소량을 생산하는 경우는 발간등록을 생 략하는 경우가 많기 때문에 이에 대한 생산현황 파악이 곤란하며 국가기록원의 수집도 거의 불가능하다

67 [그림 21]은 국가기록원의 간행물 수집 및 접수 프로세스를 나타내고 있다. 접수된 간행물은 기본목록을 등록하게 되며 라벨을 인쇄하여 간행물에 부착한 후 평가ㆍ분류팀 에 분류를 의뢰하게 된다. 기본목록은 간행물의 표제 등의 항목을 입력하는 것으로 일반 문서 기록물의 관리체계를 간행물에 동일하게 적용한 것이다. 일반 문서의 경우 동일 업 무(단위업무 또는 단위과제 등)와 관련된 문서를 철하여 관리하였기 때문에 철에 대한 관리 개념과 철에 속한 문서의 관리개념이 동시에 필요하였다. 철에 대한 목록관리가 기 본목록에 해당되며 문서에 대한 목록관리를 세부목록관리라고 부른다. 그러나 간행물의 경우 일반 문서와는 달리 단일 책자 형태로 발간되기 때문에 기본목록과 세부목록으로 나눌 수 있는 기준이 적용되지 않는다. 따라서 본 연구에서는 간행물의 목록관리(메타데 이터)를 개선하여 간행물에 적합한 메타데이터 구조를 설계하고 일반 문서와 달리 간행 물을 설명할 수 있는 메타항목들을 정의해야 한다. [그림 21]국가기록원 수집 및 접수 프로세스

68 (3) 간행물 분류 프로세스 국가기록원의 평가ㆍ분류팀은 수집과로부터 접수된 간행물을 인수 받아 분류작업을 수행한다. [그림 22]는 평가ㆍ분류팀의 업무 프로세스를 나타내고 있다. 인수된 간행물 을 대상으로 세부목록을 입력하고 간행물을 분류하는 주된 내용은 공개여부, 보존등급, 열람등급을 부여하는 것이다. 공개에 대해서는 처리과의 요청에 의하여 공개 또는 비공 개를 결정한다. 비공개 처리된 간행물은 스캔작업을 수행하지 않는다. [그림 22]국가기록원 분류 프로세스 (4) 간행물 입력 프로세스 입력 프로세스는 종이책자 형태의 간행물을 인수받아 디지털화하는 과정을 포함한다. 스캐닝을 하기 위하여 간행물을 해철하기 때문에 스캔이 끝난 다음 제본의뢰를 하여 다 시 책자형태로 구성하게 된다. 스캔된 전자파일들은 CD-Title에 수록하여 등록하게 된 다. 간행물을 스캔하여 전자화하는 것은 국가기록원의 홈페이지를 통한 서비스와 장기보

69 존을 위한 전자화 과정이라고 볼 수 있다. 그러나 앞에서 언급한 바와 같이 인쇄출판 환 경이 디지털 형태로 전환됨에 따라 각급 처리과에서 간행물을 생산한 결과물로서 전자파 일이 생산되는 것을 고려하면 국가기록원의 해철, 스캐닝 등의 현행 프로세스는 인력 및 예산을 낭비하는 비효율적 프로세스로 볼 수 있다. 따라서 국가기록원의 프로세스를 전자적 간행물관리체계로 변경하는 것이 불가피해 보인다. 이 경우 각급 처리과로부터 전자파일을 인수하게 되면 스캔단계가 필요 없게 되 며 전자파일은 즉시 전산시스템에 등록되어 보존 및 열람 서비스로 활용될 수 있다. 다 만, 전자파일을 접수하지 못하는 경우가 발생할 때 입력 프로세스를 통하여 디지털화하 는 것은 필요하다. [그림 23]국가기록원 입력 프로세스

70 (5) 간행물 소독관리 프로세스 현행 간행물관리시스템의 어무프로세스에는 인수된 종이책자 간행물을 장기보존하기 위하여 소독 처리하는 단계인 소독관리 프로세스가 있다. 소독처리가 끝난 간행물은 서 고로 입고되기 때문에 서고관리번호가 부여되며 그에 따른 라벨 인쇄 등의 업무를 수행 하게 된다. 그러나 간행물은 발간 후 15일 이내에 국가기록원으로 납본하도록 되어있기 때문에 생산 후 10년 이후에 이관되는 일반기록물 훼손에 따른 소독관리 같은 프로세스 는 불필요하다고 볼 수 있고, 현재 국가기록원에서도 소독관리 단계는 생략하고 있다. 다 만, 발간 후 오랜 시간이 지나 수집되는 간행물에 대해서는 소독관리 프로세스가 필요하 다. [그림 24]는 소독관리 프로세스를 나타내고 있다. [그림 24]국가기록원 소독관리 프로세스

71 (6) 간행물 서고관리 프로세스 소독처리를 마친 간행물은 서고에 입고되어 배치된다. 국가기록원은 간행물 전용 서 고를 운영하고 있다. 서고 배치 기준은 간행물의 서고 입고 순서대로 서가에 배치하고 있으며 십진분류체계 또는 출처주의별로 구분하여 배치하는 방식을 택하고 있지 않다. 입고 순서대로 간행물을 배치하는 것은 전산시스템을 이용하여 관리번호에 따른 위 치정보를 관리하기 때문에 가능하다. 즉, 전산시스템에는 간행물의 목록과 함께 위치정보 를 저장하여 찾고자 하는 간행물을 즉시 찾을 수 있기 때문에 서고관리의 방법이 될 수 있다. 이러한 서고관리는 한정된 서고 공간을 가장 효율적으로 사용할 수 있는 방법으로 서 현재의 서고공간이 절대적으로 부족한 국가기록원 입장을 고려한 선택으로 볼 수 있 다. 그러나 서고는 기록물로서 간행물을 장기적으로 보존하는 역할 뿐만 아니라, 일반기 록과 함께 통합적으로 일목요연하게 검색활용 될 수 있도록 정리기술 되어야 하기 때문 에 입고 순서대로 관리하고 있는 방법을 다시 고려해볼 필요가 있다. 왜냐하면 전산시스 템에 전원공급 등 문제가 발생할 경우 서고관리가 혼란에 빠질 가능성, 전산 프로그램 및 데이터 등 오류가 발생하였을 때 찾고자 하는 간행물을 못 찾을 수 있는 가능성, 향 후 전산시스템 변경 등 데이터 마이그레이션 필요 시 100% 전환 가능여부 등 여러 문 제점이 있다. 그러나 입고 순서대로 관리하는 방식은 서고의 공간 활용 측면에서 보면 가장 효율적일 수 있다. 서고에 배치된 간행물들은 일정 주기별로 정수점검을 실시하여 간행물의 보존 상태 를 확인하게 된다. 이 과정에서 관리처분과 손망실 처리가 함께 이루어진다