제 1 장총칙제1조 ( 목적 ) 이규칙은거제대학교 ( 이하 본교 라한다 ) 의문서작성및처리절차에관한사항을규정함으로서효율적문서처리와통일을기함을목적으로한다. 제2조 ( 적용범위 ) 1 이규칙이정하는공문서 ( 이하 문서 라함 ) 의작성과처리절차법령및본교제규정에따로규정된것을제외하고는이규칙이정하는바에의한다. 2 비밀문서의작성과관리에관하여는보안업무처리규칙에서따로정한다. 제3조 ( 정의 ) 이규칙에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. 공문서 라함은모든부서상호간또는대외적으로공무상작성시행되는문서 ( 전자문서, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름및슬라이드를포함한다 ) 및이들부서에서접수한모든문서를말한다. 2. 기관기호 라함은행정사무의표준화를위한기관별약호를말한다. 3. 학년도별일련번호 라함은학년도별로구분하여매학년새로시작하는일련번호로서학년도표시가없는번호를말한다. 4. 학년도표시일련번호 라함은학년도표시와학년도별일련번호를붙임표 (-로이은번호를말한다. 5. 결재권자 라함은총장또는본교위임전결규칙제 3조에의거총장으로부터결재권을위임받은자및본규칙제 29조 4항 3호에의하여대결하는자를말한다. 6. 누년일련번호 라함은년도구분과관계없이누년연속되는일련번호를말한다. 제4조 ( 사무처리 ) 공적인업무처리는문서로하는것을원칙으로한다. 제5조 ( 문서의종류 ) 문서의종류는다음과같이분류한다. 1. 법규문서는법령, 정관, 규정및본교의제규칙등에관한문서를말하며조문형식에의하여작성하고누년일련번호를사용한다. 2. 지시문서는발령, 훈령, 예규, 지시및일일명령등총장또는상위직부서장이하위직원에대하여일정한사항을지시하는문서등을말하며그구체적인성질은다음과같다. 가. 인사문서 ( 발령문서 ) 란신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직및파면등을통고하는증서및그에관한인사에관계되는모든문서를말한다. 나. 예규는행정사무의통일을기하기위하여반복적행정사무의처리기준을제시하는문서로서조문형식또는시행문형식에의하여작성하고누년일련번호를사용한다.( 예 : 예규제6호 ) 다. 지시란학교당국이부속기관을포함한교내각부서에대하여개별적이고구체적으로발하는명령으로서시행문형식에의하여작성하고, 학년도표시일련번호를사용한다. 라. 일일명령은당직 ( 일직, 숙직 ), 출장, 시간외근무및휴가등의일일업무에관한명령으로서시행문형식의하여작성하고학년도별일련번호를사용한다. 3. 공고문서는공고또는광고등일정한안내사항을교직원, 학생및일반인에게널리알리기위한문서로서학년도표시일련번호를사용한다.( 예 : 공고제2011-10호 ) 4. 학적관계문서란졸업생과재학생의신상기록과학적및성적을기록한문서나입학관계문서를말한다. 5. 연구문서란본교에서행하는각종조사연구및분석의보고내지발표에관한문서를말한다. 6. 일반문서는전각호에속하지아니하는문서를말하며다음과같이구분한다. - 1 -
가. 외부문서란본교에서외부로발송하고접수되는문서를말한다. 나. 내부문서란본교내부에서의상하또는횡적부서간의지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고및명령등에관한문서를말한다. 다. 전언통신문이란본교내외의기관및각부서간의긴급하고경미한사항을전화또는인편이나기타의통신망에의하여수발되는문서로서일반문서와동일한성격을갖는다. 라. 기타문서는서식이나특수간행물등전각목및항의문서에해당되지않는문서를말한다. 제6조 ( 문서의성립과효력발생 ) 모든문서는다른규정에특별한규정이없는한당해문서의결재권자가결재함으로서성립되고수신자에게접수됨으로서효력을발생하는것을원칙으로한다. 제 2 장문서의형식제7조 ( 서식화 ) 모든문서는규정된서식에의함을원칙으로한다. 제8조 ( 용지의규격 ) 문서의용지는도면, 통계표, 증명서류및기타특별한형식의문서를제외하고는 A4용지 (210mm 297mm) 를세워서쓰는것을원칙으로한다. 제9조 ( 용지의여백 ) 문서는용지의상부로부터 3cm, 왼쪽으로부터 2cm., 오른쪽및아래로부터각각 1.5cm의여백을둔다. 제10조 ( 문서의용어 ) 1 문서는한글로띄워서가로로쓰되표준말을사용함을원칙으로하며간결하고, 명료하여야하고본문이끝나기까지행을비울수없다. 다만, 연구문서, 법규문서및계약서등에는필요에따라하며, 외래어를사용할수있다. 2 외래어는한글로쓰는것을원칙으로하되, 특별한경우에는예외로한다. 3 문서의사용하는숫자는아라비아숫자로하고연월일은 년, 월, 일 글자를생략하고숫자로점을 (.) 찍어표기 ( 예 :2011. 3. 1) 하며, 시간은 24시각제로 시 분 글자를생략하고두점 (:) 을찍어구분 ( 예 : 오후 4:30-16:30) 한다. 다만, 유가증권및문서에금액을표시할때에는한글로표시한다.[ 예 : 금1,870,290원 ( 금일백팔십칠만이백구십원 )] 제11조 ( 문서의항목 ) 1 문서의항목은 2 이상의항목으로내용을구분작성시항목구분번호를다음과같이순차적으로표시한다. 1. 첫째항목의구분은 1., 2., 3., 4... 로나누어표시한다. 2. 둘째항목의구분은가., 나., 다., 라... 로나누어표시한다. 3. 셋째항목의구분은 1), 2), 3), 4)... 로나누어표시한다. 4. 넷째항목의구분은가 ), 나 ), 다 ), 라 )... 로나누어표시한다. 5. 다섯째항목의구분은 (1), (2), (3), (4)... 로나누어표시한다. 6. 여섯째항목의구분은 ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 )... 로나누어표시한다. 7. 제2호및제4호와제 6호의겅우에하, 하 ), ( 하 ) 이상계속될때에는거, 거 ), ( 거 ), 너, 너 ), ( 너 ),... 로나누어표시한다. 다만, 항목이하나인경우에는항목구분번호를사용하지아니한다. 2 첫째항목부호는제목의첫글자와같은위치에서시작하고, 그다음항목부터는바로앞항목의위치로부터 1자 ( 한글기준 ) 씩오른쪽에서시작하고항목부호와 2항목의내용사이에는 1자를띈다. - 2 -
3 문서에는경어를사용하는것을원칙으로하며, 불손한감을주지않는범위내에서경어를생략할수있다. 제12조 ( 색채 ) 기입하는글자의색채는검은색또는푸른색으로한다. 다만, 수정또는주의표시를할때에는붉은색을사용할수있다. 제13조 ( 수정 ) 문서의글자및내용의일부를수정, 삽입또는삭제할때에는수정할글자중앙에가로로붉은색으로두선을긋고그위부분에원안의글자를알수있도록푸른색또는검정색으로삭제또는수정하고삭제자또는수정자가삭제또는수정한곳에서명또는날인하여야한다. 다만, 중요한내용을삭제또는수정한곳에는여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인하여야한다. 제14조 ( 간인 ) 전후관계를명백히할필요가있는문서와사실또는법률관계의증명에관계되는문서에는앞뒷장의연결부분에날인한다. 제15조 ( 면표시 ) 1 문서가두장이상으로이루어질때에는문서의하단중앙에전체면의수와그면의일련번호를기입하고 ( 예 : 5-1, 5-2, 5.3,...) 둘째장부터문서상단좌측에분류기호와우측에시행연월일을기입한다. 2 첨부서류에는면의표시를따로하여전면의수는생략하고일련번호만기입한다. ( 예 :1, 2, 3,...). 제16조 ( 첨부물의표시 ) 문서에서식, 금전, 유가증권, 참고서류, 기타물품이첨부될때에는본문이끝난다음줄에첨부물의명칭, 수량등을표시하되첨부물이두가지이상일때에는항목표시를한다. 제17조 ( 문서의구성 ) 1 문서의구성은다음과같이두문, 본문, 결문으로구성한다. 1. 두문은발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란등으로한다. 2. 본문은제목과내용및첨부로한다. 3. 결문은발신명의및수신처란으로한다. 4. 전언통신문은두문과본문으로구성하며, 두문에발신자명의를, 본문에송수신시간과송수신자의직위와성명을포함한다. 2 문서번호는기관기호, 분류번호및문서등록번호로구성하며수신란은경유, 수신및참조로나누되수신기관이개인일경우에는성명을, 기관, 단체일경우에는기관장명의를기재하고수신기관이둘이상일때에는수신란에 수신처참조 라쓰고발신명의왼쪽아래에수신처란을설정하여수신처기관명또는수신처기호를표시한다. 제18조 ( 분류기초와문서번호 ) 1 문서의분류기호는기관기호와분류번호및문서번호로구성하며기관기호는부서및부속, 부설기관단위로부여한다. 2 교내각부서의기관기호는별표1 과같다. 3 문서번호는매학년도별일련번호로한다. 제19조 ( 끝표시 ) 1 문서의본문이끝났을경우에는한자띄우고 끝 자를표시하고첨부물이있을경우에는본문에서줄을바꾸어 첨부 의표시를하고첨부물의순위와명칭부수를표시한후 1자띄고 끝 표시를한다. 2 본문또는첨부물표시문이오른쪽한계선에서끝난경우에는다음줄왼쪽기본선에서 1자띄고 끝 표시를한다. 3 연명부등의서식을작성할때에기재사항이중간에서끝날경우에는기재사항의마지막글자다음줄에 이하빈칸 표시를하고서식의마지막란까지작성되는경우에는서식의란밖의아래오른쪽끝에 끝 표시를한다. 제20조 ( 발신명의 ) 1 외부문서는총장 ( 규정에의하여행정권한이위임또는위탁된경우에는 - 3 -
그위임또는위탁을받은자 ) 의명의로발신한다. 2 교내각부서의상호간에수발되는내부문서는부서별결재권자의명의로발신한다. 3 제안문서에는개인명의로할수있다. 제21조 ( 직인계인및철인의사용 ) 1 각종증빙서류에는직인을사용하고외부문서전신에의한발신문서제외 ) 에는직인을발신자명의성명끝자가직인의중앙에위치하도록날인한다. 다만, 경미한내용이나동일문서의부수가많은것은문서상단중앙에별표2 와같은직인생략표시를하고직인을생략할수있다. 2 내부문서중직인이없는직위에있는자는발신자명위에서명또는발신자명끝자위에날인으로할수있다. 3 학적관계증명서, 교직원신분증, 학생증등은직인과철인을겸용한다. 4 주관부서는직인날인기록부를비치한다. 5 본교직인을포함한본교에서사용하는인장의사용및관리에관하여는따로정한다. 제 3 장문서의작성제 1 절문서의기안제22조 ( 기안 ) 1 기안은별지제 1호서식에의하여담당자가하는것을원칙으로한다. 2 내부결재를받고자기안할경우에는기안용지의수신처란에 보고, 품의, 내부결재 등의표시를하여야한다. 3 전언통신문및기타특별한사유가있는문서에는당해문서상에기안, 서명및결재를할수있다. 4 둘이상의부서장결재를요하는문서의기안은그문서를직접주관하는부서에서기안하여최종결재권자의결재를받아시행한다. 5 기안문에첨부되는계산서, 통계표, 도표, 기타작성상의책임을밝힐필요가있다고인정되는첨부물에는그여백에작성자가서명, 날인하여야한다. 제23조 ( 기안의책임 ) 문서기안의책임은기안하는자에게있다. 제24조 ( 일괄기안 ) 1 문서의내용이서로관련성이있는문서로서같은기안용지에일괄하여기안하는것이필요하다고인정될때에는 제1안, 제2안 등으로구분하여같은기안용지에기안할수있으며시행문은각안별로따로작성하여야한다. 2 전항의규정에의한일괄기안의각안은특별한사유가없는한같은문서번호를사용하여같은일시에시행하여야한다. 제25조 ( 타부서의협조 ) 기안문의내용이타부서의협조를요할경우에는최종결재권자의결재를얻기전에기안용지의협조자서명란에협조를얻어야하며협조에동의할수없는경우에는사유를명시하고서명하여야하며동의할수없다는사유로서명을거부하여서는아니한다. 제26조 ( 문서의시행 ) 발신문서는별지제1호서식에의한시행문을작성하여발신한다. 보고문서로서제출하는계산서, 통계표, 도표등은시행문을생략하고보고서의여백에발신명의란을설정하여직인을날인시행할수있다. 제27조 ( 수정기안 ) 간단, 경미한내용의수신문서를각부서에재이첩시간단히수정하여기안하고자할때에는수정할글자중앙에가로로선을긋고그위여백에접수한문서와다른색깔의글자로수정또는기입하는방법으로기안하여시행할수있다. 제28조 ( 장부에의한처리 ) 경미한사실의허가증빙서나증명서등의교부, 기타관례적업무에관한문서는기안을생략하고그내용을장부에의거처리할수있다. - 4 -
제 2 절결재제29조 ( 결재 )1 문서의효력을발생하게하기위하여결재를받아야한다. 2 결재권자는결재란에서명또는날인한후결재일자를명시하여야하며필요에따라시간을명시할수있다. 3 기안한문서의결재에있어결재권자가부결또는의견을달리할때에는그사유를명시하여재지시하여야한다. 4 결재에는완결, 전결, 대결및후열로한다. 1. 완결은기안자로부터최종결재권자에이르기까지관계자가결재하는것을말한다. 2. 전결은위임전결규정에위하여하위부서장에게결재권을위임하여결재하는것을말하며결재할때에는기안문서의해당결재란에별표3에의한 전결 인을찍고, 전결권자가최종결재란에서명또는날인하여야한다. 3. 대결은결재권자가출장, 휴가, 기타의사유로상당한기간부재중일때에그직무를대행하는자가하는결재를말하며, 결재할때에는기안용지의결재란중대결을하는자의란에별표4에의한 대결 인을찍고대결을하는자가최종결재란에서명또는날인하여야한다. 다만, 내용이중요한것은후열을받아야하며후열을받을때에는최종결재란우측여백상단에별표5에의하여 후열 인을찍고원결재권자가서명또는날인하여야한다. 4. 전목에의하여문서를시행한후결재권자가후열할때에중요사항을수정, 결재시에는그수정한사항을지체없이수신자에게통보하여야한다. 제 4 장문서처리제 1 절발송제30조 ( 문서등록대장 )1 모든문서는문서등록대장 ( 문서접수, 문서발송 ) 에기재하여야한다. 2 각부서는문서의수발을명백히하기위하여별지제2호서식에의거문서등록 ( 문서접수, 문서발송 ) 대장을비치하고접수와발송사항을기록, 정리한다. 다만, 편의상발송과접수를구분하여기재할수있다. 제31조 ( 외부문서의발송 )1 외부문서는주관부서를통해우송 ( 전자문서발송포함 ) 함을원칙으로한다. 2 주관부서에서는각부서의문서등록대장과이상유무를확인한후, 정본을발송하고기안문을소관부서로회송한다. 3 수신처의접수확인을요하는문서의발송은사전의뢰부서에그사실을명시하여발송을의뢰하여야한다. 4 비밀에속하는사항을전언통신문으로처리할수없다. 제32조 ( 내부문서의발송 )1 다른부서로발송되는내부문서는소관주무부서에서직접발송 ( 전자문서발송포함 ) 한다. 2 문서의수령을밝히기위하여문서수발부에서명날인한다. 제 2 절접수 제 33 조 ( 외부문서의접수 ) 1 외부문서는주관부서에서접수배포한다. - 5 -
2 휴무일에는당직근무자가접수하며다음날근무가시작되는시간에주관부서에접수시킨다. 다만, 긴급을요하는사항에대하여는당해부서의장에게즉시통보하여야한다. 4 전항의문서를접수한소관부서에서는문서등록대장에기재사항을기록하고처리한다. 5 접수한문서가소관사항이아닐때에는사유를명시하여즉시주관부서로회부하여야한다. 6 봉함접수된문서는주관부서에서개봉처리한다. 다만, 친권문서는특별한사유가없는한개봉하지아니한다. 제34조 ( 소관부서의중복 ) 문서의내용이둘이상의부서에관련된때에는관계가깊은부서에배포한다. 제35조 ( 전언통신문의처리 ) 각부서에서접수한소관전언통신문은직접처리하고타소관전언통신문은지체없이해당부서에접수시켜야한다. 다만, 처리후전언통신문은수발대장에기재하여야한다. 제 3 절보관제36조 ( 분류보관 )1 문서는정리보관및참고의편의를위하여각부서별로분류보관하여야한다. 2 문서의분류는분류번호별로분류하며예외로통합할수도있다. 제37조 ( 보존 ) 문서의보존은별도규칙으로정하는바에따른다. 제38조 ( 폐기 )1 문서를폐기할때에는보안에유의하여야하며보존기간이경과한구문서는폐기문서의목록을작성하여결재를얻은후폐기하여야한다. 2 문서를폐기할때에는보안에유의하여야한다. 부칙 1 이규칙은 2012년 2월 1일부터시행한다. 부칙 1 이규칙은 2015년 3월 1일부터시행한다. 부칙 1 이규칙은 2016년 9월 1일부터시행한다. 부칙 1 이규칙은 2016년 12월 19일부터시행한다. - 6 -
[ 별표 1] 기관기호 구분부서명문서번호 ( 약칭 ) 본부총장실총장실 행정부서 기획조정처교무학생처교수학습지원센터학생상담센터 NCS지원센터대외협력센터입학처총무처 기획조정교무학생교수학습학생상담 NCS 대외협력입학총무 부속기관 학술정보센터 도서관 전산소 학술정보 취창업지원센터 취창업 산학협력단 산단 부설기관 평생교육원 평생교육 듀얼공동훈련센터 듀얼공동 기계공학과 기계공학 조선해양공학과 조선해양 선박전기과 선박전기 조선기술과 조선기술 계열및학과 사회 계열 세무회계과사회복지과사회봉사센터 세무회계사회복지사회봉사 유아교육과 유아교육 어린이에듀케어센터 에듀케어 간호학과 간호 - 7 -
[ 별표 2] 직인생략표시 ( 제 21 조제 1 항관련 ) 직인생략 1cm 3cm [ 별표 3] 전결의표시 ( 제 29 조제 4 항 2 의관련 ) 전결 0.8cm 1.5cm [ 별표 4] 대결의표시 ( 제 29 조제 4 항 3 의관련 ) 대결 0.8cm 1.5cm [ 별표 5] 후열의표시 ( 제 29 조제 4 항 3 의관련 ) 후열 0.8cm 1.5cm - 8 -
[ 별지 1] 전자문서 조선산업의중심거제시! 실용교육의중심거제대! 거제대학교 수신자 ( 경유 ) 제목 거제대학교총장 접수처 직원팀장처장총장 협조자 테스트이기관-@N 172300,5246 시행 ( ) 접수 ( ) 우 53325 경남거제시마전 1 길 91 ( 장승포동 ) / www.koje.ac.kr 전화전송 / @koje.ac.kr / 공개 - 9 -
[ 별지 2] 사무관리규칙 대외문서접수대장 연번 접수 일자 발신 기관명 문서 번호 제목 접수 부서 인수자 서명 - 10 -
[ 별지 2] 사무관리규칙 대외문서발송대장 연번 발송 일자 수신 기관명 문서 번호 제목 발송 부서 기안자 서명 - 11 -
[ 별지 2] 사무관리규칙 전자문서접수대장 연번 접수 일자 발신 기관명 문서 번호 제목 접수 부서 인수자 서명 결재팀장처장 - 12 -