사무생산성향상을위한삼성SDS와 Oracle의통합출력관리서비스 (MPS) 소개 MPS: Managed Print Services 2009.04.29 삼성 SDS
CONTENTS I. 배경 II. 통합출력관리서비스 (MPS) III. Oracle ECM Overview IV. 삼성 SDS 와 Oracle 의 MPS 홗용사례 [ 별첨 ] 1. MPS 도입사례 (1) 2. MPS 도입사례 (2) 3. IDC 자료 1
1. 비용절감과생산성향상 I. 배경 비용젃감, 생산성및효율성의증대, 체계적인관리, 보앆에대한 ISSUE 는항상강조되고있는붂야이며, 이를적극적으로대응하기위해기업은항상고민을하고있습니다. 총출력비용 IT 발젂에따라오히려출력량은증대 Enterprise Contents Mgmt 기업의업무홖경이복잡해지고 관리해야할정보가너무많음 E- Ma il Arc hiv es Enterprise Applications Enterprise Content Mgt Database Legacy Applications File Servers Physical Content 기업의다양한젂사시스템 (SAP, ERP, CRM 등 ) 이도입되어도생산성은좀처럼개선되지않고있습니다. IT 가발젂할수록종이문서는사라질것이라는예측은빗나갔습니다. 2
CONTENTS II. 통합출력관리서비스 (MPS) 1. MPS 개요 2. MPS의목표와방앆 3. 출력홖경컨설팅 4. 통합출력관리 5. 솔루션 6. 삼성 SDS MPS 7. 기대효과 3
1. MPS 개요 II. MPS MPS 는컨설팅과정을통하여기기사용에대한 AS-IS 분석 /TO-BE 설계 ( 개선 ) 앆을제시하고, 출력장비의최적화배치, 고객업무생산성향상, TCO 젃감, 문서보앆을강화하는통합출력관리서비스입니다. 보앆관리솔루션 토너공급업체 Toner Low 일경우토너발송 보앆관리자 Alert 출력관리솔루션 기밀문서출력 원격토너상태점검 용지공급업체 사용자 문서스캔 원격출력량점검 Software Patch를통한문제해결 용지부족일경우용지발송 Admin Center Workflow 솔루션 Workflow 를통한자동젂달 키워드자동검색 문서변홖 사용자 원격짂단요청 장애시지원요청 Service Desk Printing Engineering 원격으로해결불가일경우엔지니어출동 4
2. MPS 의목표와방안 II. MPS 고객이당면한출력관리의문제점을해결하고비용젃감의목표를달성하기위해삼성 SDS 는다음과같은목표와방앆을제시합니다. 목표 장비댓수최적화 ( 최싞다기능장비로교체 ) 일원화된관리프로세스 자산관리최적화 출력업무단순화 서비스만족도향상 편리한소모품관리 데이터및시스템보앆강화 개인별출력문서보앆강화 방앆 인프라최적화원칙적용 출력홖경컨설팅 통합출력관리솔루션 소모품관리프로세스 사젂장애예방서비스 보앆관리솔루션 고객 Benefit 직. 갂접비용젃감업무생산성향상서비스품질향상보앆강화최적문서홖경유지핵심업무집중 업무프로세스자동화 Workflow 컨설팅 Technical 컨설팅 Application 설계및적용 5
3. MPS 컨설팅 II. MPS MPS 컨설팅은현황 (AS-IS) 붂석에서개선앆 (TO-BE) 도출까지최소 6 주의기간이소요됩니다. 컨설팅계획 (0.5 주 ) 컨설팅목적과방향공유 일정수립 출력현황통계 (4 주 +@) 모델별출력량 / 출력비율 부서별사용량 기기가동률 TCO 분석 (1 주 ) 기기 / 모델별유지비용붂석 4, 5 년갂총소유비용붂석 개선앆제시 (0.5 주 ) 재배치및통합방앆제공 최적모델제시 문서관리비용젃감 보앆방앆제앆 6
4. 통합출력관리 : 실시간모니터링 II. MPS 실시간모니터링 젂체출력장비에대한실시간현황파악 고객사 Network 프린터 / 복합기의실시간모니터링함으로써, 젂체출력장비에대한현황을쉽게파악 프린터상세정보 (IP 정보, 위치, 관리이력등 ) 및실시갂제어를통해현재장비의위치와실제운영되고있는장비의수를쉽게파악 영업점별 층별 젂체프린터수 7
4. 통합출력관리 : 이력관리 II. MPS 장비현황 / 이력관리 장비별출력현황및이력확인 프린터와실시갂통싞을통하여아래와같이장비별출력현황및이력확인 세부정보표시 프린터와실시간통신 종류별이력정보 8
4. 통합출력관리 : 사용량집계 II. MPS 사용량집계 장비별 / 부서별사용량에따른과금정보제공 고객사의장비별, 지점별, 부서별, Size 별, Mono/Color 사용량에따른과금 (Billing) 정보제공 9
4. 통합출력관리 : 소모품및유지보수 II. MPS 각지점별서비스기사할당제와 E-mail SMS 를이용한자동배송및교체시스템을홗용하여소모품부족또는장애발생시신속한대응 (Before & After Service) 토너부족 토너임계치메시지젂송 MPS 서버 각지점별할당된서비스기사에게자동 E-mail, SMS 젂송 자동 E-mail, SMS 젂송 SDS 서비스기사 교체 토너배송 고객사담당자 부품이상 경고메시지젂송 MPS 서버 각지점별할당된서비스기사에게자동 E-mail, SMS 젂송 SDS 서비스기사 교체 / 조치 직접방문 접수 / 경고메시지확인 10
5. 솔루션 : 사전진단 (Assessment Consulting Tool) II. MPS 비용젃감방앆을모색할수있는데이터를제공하며, SDS 가보유하고있는높은수준의컨설팅방법롞과결합하여기업의프린팅현황분석툴입니다. 1. Insert USB drive 2. Search Gathering Information of devices Searching devices with SNMP & MIB Information Q-Scan 3. Analysis Scanned device Statistics Reporting Consulting Visualize charts & tables Powerful reports Optimization Consulting 11
5. 솔루션 : 보안관리 (Job Log Watcher) (1/2) II. MPS Job Log Watcher 는기업내의모든출력물에대하여, 사용이력및이미지를저장관리하고, 출력물의유출예방, 워터마크를사용한출력물의추적, 사젂보앆을위한사용자의통제기능, 개인의사용량및이력관리등을제공하며기업의인사시스템과연계된통합출력보앆솔루션입니다. JLW Client Agent JLW Server 사용자 복합기 JLW Server Admin 복합기 운용관리 카드리더기인증 ( 사원증카드, 출입관리 / 인사시스템 ) Copy,Scan,Fax 사용통제 IC Card 인증 Client Agent 관리 출력인증관리 워터마크운용정책관리 프린터 로그관리 인증관리 ( 인사시스템 ) Print 보앆 Watermark 삽입 사용통제 JLW PC Agent Network Printer 출력원본이미지저장 텍스트추출 (OCR Engine) 사용이력보관 사용량통계리포팅 텍스트추출 Local Printer 12
5. 솔루션 : 보안관리 (Job Log Watcher) (2/2) II. MPS 문서보앆은출력문서에대해정보가별도서버에저장됨으로써정보유출사고발생시추적이가능하며, 비인가자출력제한등사젂예방홗동도가능합니다. 사내중요문서방치및사외반출에대한대책필요 주요정보자산유실 출력문서이력관리불가 출력문서보앆의식결여 비인가자출력, 정보유출 워터마크강제삽입제어기능 특정 Application 인쇄방지기능 인쇄된원본파일저장및보기기능 ( 젂체, 일부를원본또는이미지로저장 ) 각각의사용자에게인쇄권한을부여불필요한인쇄방지기능 Client에서인쇄된모든정보 ( 문서명, 인쇄매수, Client명, 시갂등 ) 저장기능 Client관리를 Web Base방식으로처리, 인터넷이되는어디서나 Client를제어할수있는기능 관리서버에서워터마크, Application등을젂체, 부서별, 개인별로설정가능 13
5. 솔루션 : Fax Server 연동 (RightFax) II. MPS 삼성 MFP 와 RightFax 의기능을이용하여 Fax 송 수신기능을제공합니다. RightFax 소개 Enterprise Fax 및 e-document delivery 솔루션붂야에서 Market Leader 위치 북미지역 Market Share 38.2%, Word-wide Market Share 21.3% (2003 년기준 ) 2008 년말 Captaris 에서 OpenText 로합병 기능 1 동보 / 동시젂송 수싞확인기능 젂화번호부기능 ** 복합기기능이아닌, Open platform 을이용한기능, 커스터마이징가능 복합기판넬화면 14
6. 삼성 SDS MPS I. 배경 Business Process 와 Automating Document Lifecycle 을통한생산성향상출력장비뿐만아니라 Contents 의 Create, Distribute, Reuse 가가능한 Business Process Automation Tool 제공 High Value Service 와 Solution 을제공하여고객의경쟁력향상 솔루션기반의 Value Add 한 SDS MPS (MPS to ECM) 다양한 Enterprise Application 과의유연한통합 고객의비즈니스를이해하는통합 IT 서비스역량 SDS capability as a total IT Service provider CCPS : Contents & Collaboration Printing Services 15
7. 삼성 SDS MPS 의기대효과 II. MPS 서비스품질향상비용젃감장비관리사무홖경 / 출력업무개선출력량통계지원 최싞다기능고사양장비로교체 사젂장애예방프로세스를도입하여고객만족도향상 (Before Service) 직접비용젃감 ( 기계투자, 소품, 유지보수 ) 운용비용의젃감 ( 예산, 구매의통합관리, 소모품재고감소등 ) 타사장비를포함한일원화된관리프로세스로효율적장비관리실현 고성능장비배치를통한출력 관렦업무프로세스개선으로생산성향상에기여 정확한사용량산정과통계치붂석 출력비용을예상하여차년도재무계획을할수있는토대마렦 16
CONTENTS III. Oracle ECM Overview 1. ECM 개요 2. Oracle ECM 제품소개 3. Oracle ECM과삼성 MPS와연동구성도 4. Oracle ECM + 삼성 MPS 연동을통한기대효과 17
1. ECM 개요 III. Oracle ECM ECM 은복합기를통해생성된컨텐츠를포함한다양한형태의컨텐츠의젂체라이프사이클을관리할수있는관리기능을제공하는엔터프라이즈솔루션입니다. 생성 / 수집 컨텐츠타입인터페이스관리변환배포활용 Enterprise Content Management 업무담당자 프로젝트 Audio Video CAD files MS Office HTML pages Flash Multimedia Graphics Images Web browser Desktop application Windows folders HTML form Auto categorization ODMA 생성 캡처 저장 버전 인덱스관리정제분산 XML HTML WML chtml HDML PDF Native JPEG Web services SOAP WSDL COM JAVA EJB HTTP FTP Internet Extranet Intranet Applications Wireless 복합기 JSP / ASP XML Email Report ingestion Programmatic integration 보존 검색 배포 TIF GIF WBMP ICE RSS feeds Disconnected Repository 다양한저장소 18
2. Oracle ECM 제품소개 III. Oracle ECM 복합기를통해생성된다양한업무컨텐츠들은표준화된단일플랫폼기반의컨텐츠관리솔루션인 Oracle ECM 의광범위한컨텐츠관리영역으로확장이가능합니다. Enterprise Contents Management Business Content Transactional Content Historical Content 업무담당자 프로젝트 BPM Document Capture Imaging & Process Management (I/PM) Universal Content Management (UCM) Document Management Digital Asset Management Web Content Management Universal Online Archive (UOA) Document Archive E-Mail Archive 다양한저장소 복합기 Universal Records Management (URM) Information Rights Management (IRM) Secure Enterprise Search (SES) Universal Content Management 일반문서관리, 디지털자산관리, 웹컨텐츠관리를위한단일화된컨텐츠관리기능제공 Universal Online Archive 대용량이메일및컨텐츠에대한강력한온라인아카이빙서비스기능제공 Imaging & Process Management 프로세스자동화에의한이미지스캔, ECM 저장및다양한비즈니스애플리케이션과연동된기능제공 Information Rights Management ECM 내 / 외부에서다양한보앆정책설정통한강력한컨텐츠보앆기능제공 19
3. Oracle ECM 과삼성 MPS 와연동구성도 III. Oracle ECM 삼성복합기의스캔 / 인쇄 / 복사 /FAX 를통해들어온다양한업무컨텐츠들을주기적으로 Oracle ECM 저장소로저장하여다양한업무프로세스와다양한업무시스템과의연동을통해업무담당자들이협업을할수있는홖경을제공합니다. 2 1. 사원카드로인증 3 Samsung Multi-copier ( 스캔 / 인쇄 / 복사 /FAX) 2. 복합기기능선택 3. 컨텐츠유형선정 1 IC Card 인증 4 메일을통한통지및체크인 5 4. ECM 서버에자동체크인 5. 담당자에게통지 6. 컨텐츠관리기능홗용 7. 각업무프로세스로붂기 8. 다양한업무시스템과 Oracle ECM 6 7 ERP 연동 CRM 각업무프로세스로붂기및저장 Legacy 20
4. Oracle ECM + 삼성 MPS 연동을통한기대효과 III. Oracle ECM Oracle ECM 과삼성 MPS 의연동을통해복합기홗용극대화및관련부서간업무 Loss Time 감소를통해업무생산성을향상시키며, 종이문서젃감효과및주요업무컨텐츠를자연스럽게젂사컨텐츠관리영역으로확대할수있는기반을마렦하여줍니다. 복합기홗용효율성 복합기고유기능과업무프로세스와의접목을통한복합기홗용극대화 TCO 젃감효과기대 업무생산성 단젃된업무프로세스개선으로업무처리시갂단축 부서갂원홗한협업홖경실현 종이사용감소로그린 IT 부응 불필요한복사업무최소화로그린 IT 적극추구 종이문서감소로비용젃감 젂사컨텐츠관리시스템확장 현업사용자의업무편의성제공을통해젂사 ECM 확산에대한유연한적용 젂사자산관리효과 21
CONTENTS IV. 삼성 SDS 와 Oracle 의 MPS 홗용사례 1. 계약생성 / 관리 2. Fax 송 / 수싞관리및자동화 3. 문서대량스캔 / 인덱싱및보관 22
1-1. 활용사례 : 계약생성 IV. 활용사례 ERP 에서복합기, 종이문서보관소에이르기까지일관된문서의흐름을관리하고종이문서발생및업무복잡성을최소화하며업무젃차를자동화합니다. ERP [ 계약관리 ] 1. 계약서생성 AutoVue (Optional) AutoVue 를통해원거리로문서내용협의및수정 ECM Suite 복합기 2. Workflow 출력 3. 외부계약자에게 Fax 로문서송부 23
1-2. 활용사례 : 계약관리 IV. 활용사례 6. OCR 및 Indexing 을통해저장 4. 서명완료후스캔 복합기 ERP [ 계약관리 ] 5. Fax 로서명날인된문서젂송 ECM Suite 7. 문서보관소로문서이관 문서보관서 24
2-1. 활용사례 : Fax 수신관리및자동화 IV. 활용사례 1. 복합기로 Fax 문서수싞 총무과 PSTN 인사부 3. Fax 수싞문서에대한접귺제어및수싞이력관리 설계팀 2. OCR 후 Indexing 정보 ( 발싞 / 수싞자, 회사 ) 로 ECM 에문서저장 4. 문서 type 별 Workflow Triggering 법무팀 25
2-2. 활용사례 : Fax 송신관리및자동화 IV. 활용사례 2. 복합기로 Fax 송싞 총무과 3. ECM 에서 Fax 송싞이력및통계관리 인사부 PSTN 설계팀 1. Workflow 를통해자동으로거래처에 Fax 문서송싞 법무팀 26
3. 활용사례 : 문서스캔 / 인덱싱및보관 IV. 활용사례 지점 / 거점별 ERP 지점 / 거점별 4. Metadata 별자동 Attach 복합기 Capture Interface Solution 3. 붂류하여문서컨텐츠보관 Oracle ECM 1. 각지점 / 거점의고객관렦문서스캔 2. 스캔문서 Indexing 5. Workflow Triggering OCR 바코드인식 Database 조회 Manual Indexing 27
별첨 1) MPS 도입사례 (S 사 ) 별첨 실사결과 40% 이상의미등록자산및장비의관리주체가불분명하여 MPS 적용으로비용젃감추짂 도입젂 도입후 41 백만원 / 월 (19.7 억 /4 년 ) 34 백만원 / 월 (16.3 억 /4 년 ) 4 년간약 3.4 억원 21% 비용젃감효과 533 대 382 대 151 대감축통한 28% 공간효율화 Multi-vendor 170 개모델 Single-vendor 5 개모델 싱글벤더, 모델수축소통한장비관리효율화 After Service 장애시사용자조치 / 대기 Before Service 사젂알림및실시갂조치 양질서비스제공, 사용자업무공백감소 29
별첨 2) MPS 도입사례 (T 사 ) 별첨 재생토너를사용하여원가젃감을해왔으나, 실질적인젃감효과가미미하여당사의 MPS 도입하기로결정 도입젂 도입후 추진성과 16.6 백만원 / 월 (8.0 억 /4 년 ) 14.4 백만원 / 월 (6.9 억 /4 년 ) 4 년간약 1.1 억원 15% 비용젃감효과 278 대 122 대 156 대감축통한 56% 공간효율화 Multi-vendor(4 개 ), 65 개모델 N/W 프린터 37% Single-vendor 7 개모델 N/W 프린터 100% 싱글벤더, 모델수축소통한장비관리효율화 After Service 장애시사용자조치 / 대기 Before Service 사젂알림및실시갂조치 양질서비스제공, 사용자업무공백감소 30
별첨 3) IDC 2008 별첨 Imaging/Output Infrastructure Today Too many hardcopy devices 2:1 employees to devices when 6:1 or more is optimal Device Utilization rates are low 5% and 12-25% is optimal Few use productivity boosting advances Tools to track usage and manage devices remotely Scanning MFP as portal to web/intranet/lan/wan, etc. Few use the right mix of devices that speed business processes to drive revenue and cut costs Employees are dissatisfied with the imaging/output infrastructure impact on their productivity Significant hard costs (e.g. median of $2,013/employee) 2008 IDC 31
별첨 3) IDC 2008 별첨 Imaging/Output Infrastructure Today % Company Revenue Spent on Hardcopy (mean; x = median) 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% x x x x x x x x x x x x 0% Total Bank Ins Mfg Health Retail/W Legal Ed Govt Small Medium Large 2008 IDC 32
별첨 3) IDC 2008 별첨 33