문서처리규정 문서번호 MSU- 제정일자 2014. 4. 3. 최종개정일자 담당부서 행정지원처 제 1 장총칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은목포과학대학교 ( 이하 대학 이라한다 ) 의문서처리에관한사항을규정함을목적으로한다. 제2조 ( 적용범위 ) 1각부서의문서처리와관련하여법인정관또는대학의제규정에특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에따른다. 2비밀문서의작성과처리에관하여는이규정의적용을받는외에보안업무에관한수칙에의하여처리한다. 제3조 ( 정의 ) 이규정에서사용하는용어의정의는다음각호와같다. 1. 공문서 라함은대학의각부서내부또는상호간이나대외적으로업무상작성또는시행되는문서 ( 도면, 사진, 테이프, 필름, 슬라이드, 디스크, 전자문서등의특수매체기록을포함 ) 와처리부서에서접수한모든문서를말한다. 2. 주무부서 라함은문서의분류, 배부, 수발업무지원등문서에관한사무를주관하는부서를말한다. 3. 처리부서 라함은당해사무처리를주관하는부서를말한다. 4. 전자문서 라함은정보통신망을활용하여작성, 시행또는접수, 처리되는문서를말한다. 5. 정보통신망 이라함은전기통신설비, 컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 처리 보관하거나전송하는정보통신체계를말한다. 6. 결재권자 라함은총장또는본규정제26조제2항의규정에의하여총장으로부터결재권을위임받은자, 제26조제3항에규정에의하여대결하는자를말한다. 7. 서명 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 제4조 ( 문서처리의원칙 ) 문서는용이성 정확성 신속성 경제성이확보될수있도록처리되어야한다. 제5조 ( 업무의인계 인수 ) 1교직원이인사발령또는사무분장의조정등의사유로업무를인계 인수하는때에는담당사무에관한진행사항 관계문서 자료 기타업무와관련되는사항을구체적인문서로작성하여인계 인수하여야한다. 2업무를인계 인수하는자는 [ 별지제1호서식 ] 의사무인계 인수서 3부를작성하여인계자와인수자가각1부씩소지하고인계자가소속된부서에서 1부를보관한다. - 1 -
3 후임자가정하여지지아니한경우, 기타특별한사유로후임자에게사무를인 계할수없는경우에는그직무를대리하는자에게사무를인계하고, 그대리자는 후임자가사무를인수할수있게되었을때에는즉시이를인계하여야한다. 제 2 장문서의종류및형식 제6조 ( 문서의종류 ) 문서의종류는다음각호와같이분류한다. 1. 법규문서 : 법규문서는법령, 법인의정관, 규칙등에관한문서를말한다. 2. 영달문서가. 영달문서는발령, 지시, 예규, 일일명령등총장또는상위직자가교직원에대하여일정한사항을명하는문서를말한다. 나. 영달문서의종류는다음과같다. ㄱ. 인사문서 ( 발령문서 ) 란신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직및파면등을통고하는증서및그에관한인사에관계되는모든문서를말한다. ㄴ. 일일명령문서는출장, 시간외근무등의일일업무에관한명령문서를말한다. 다. 예규문서는반복적인행정사무의기준을제시하는문서를말하며전각호이외의것을말한다. 3. 공고문서 : 공고, 광고등일정한공지사항을교직원, 학생및일반인에게널리알리기위한문서를말한다. 4. 학적관계문서 : 졸업생과재학생의신상기록과학적, 성적을기록한문서나입학관계문서를말한다. 5. 연구문서 : 대학에서행하는각종조사연구및분석의보고또는발표에관한문서를말한다. 6. 일반문서 : 전각호에속하지아니하는문서로서다음과같이구분한다. 가. 외부문서 : 대학에서외부로발송하거나또는접수되는문서를말한다. 나. 내부문서 : 대학내부에서의상하또는각부서간의지사, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고및명령에관한문서를말한다. 단, 내부문서중해당부서장의결재가끝난문서에한하여정보통신망을통하여전자문서로발송할수있다. 다. 기타문서 : 서식이나특수간행물등문서에해당되지않는문서를말하며대학내의기관및각부서간의긴급하고경미한사항을문서등록대장에등록없이전화또는인편이나기타의통신망을통하여전달하는메일로서문서로보지아니한다. 제7조 ( 문서의성립및효력발생 ) 1문서는정관, 학칙및다른규정에특별히달리정한경우를제외하고는당해문서에결재권자가결재함으로써성립된다. 2문서는수신자에게도달 ( 전자문서는수신자의컴퓨터에도달되는것을말한다 ) 됨으로써효력이발생한다. - 2 -
제8조 ( 문서의규격 ) 1모든문서는규정된서식에의하여작성함을원칙으로한다. 2문서의용지는학적부, 도면, 통계표, 증명서류및기타특별한형식의문서를제외하고는 210mm 297mm(A4용지 ) 를사용함을원칙으로한다. 제9조 ( 용지의여백 ) 문서는용지의위로부터 3cm, 왼쪽으로부터 2cm, 오른쪽및아래로부터각각 1.5cm의여백을둔다. 다만, 문서의편철위치나용도에따라각여백을달리할수있다. 제10( 문서의용어 ) 1문서는한글로띄어서가로로쓰되표준어를사용함을원칙으로하며, 간결 명료하여야하고뜻의전달이곤란한것은괄호안에한자또는외국어를넣어쓸수있다. 다만, 학칙과규정, 학적관계문서및계약서등에는필요에따라한자또는외래어를혼용할수있다. 2외래어는한글로쓰는것을원칙으로하되, 필요한경우에외국어를병기할수있다. 3문서에쓰는숫자는특별한사유가있는경우를제외하고는아라비아숫자로한다. 다만, 금액의표시는한글과아라비아숫자를병기한다. 4문서에쓰는날짜의표기는원칙적으로숫자로하되, 연 월 일의글자는생략하고그자리에온점 (.) 을찍어구분하며, 시간은 24시각제에따라숫자로하되, 시와분의문자는생략하고쌍점 (:) 을찍어구분한다. 다만, 불가피한사유가있을경우에는그러하지아니한다. 제11조 ( 문서의글씨 ) 1제6조 1호, 2호, 6호의가, 나, 다목의문서에사용하는글씨체는굴림체 ( 계열 ) 를사용한다. 다만, 내용의강조, 구분등특별한경우에는다른글씨체를사용할수있다. 2도표를제외한문서에기입하는문자의색채는흑색으로한다. 다만, 수정또는주의환기등특별한표시를할때에는다른색을사용할수있다. 제12조 ( 문서의수정 ) 문서의글자및내용의일부를수정, 삽입또는삭제할때에는적색이중선을긋고그윗부분에청색또는흑색으로정서한뒤각부서장이서명한다. 다만, 중요한수정또는삭제에는좌우여백에기재한글자수를표시하고서명하여야한다. 제13조 ( 기안문및시행문의구성 ) 기안문및시행문은다음과같이두문, 본문, 결문으로구성한다. 1. 두문은행정기관명및수신자로한다. 가. 수신자란에는수신자명을쓰고이어서괄호안에업무를처리할보조기관또는보좌기관의직위를쓴다. 나. 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신자란에 수신자참조 라고쓰고결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명을표시한다. 2. 본문은제목 내용 붙임으로구성하며, 다음각호와같이작성한다. 가. 제목은그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고명확하게쓴다. 나. 내용은쉬운말로간략하게쓰며될수있는대로항목화하여야한다. 다. 첨부물이있는때에는본문에서줄을바꾸어 붙임 이라표기하고첨부 - 3 -
물의순위와명칭, 부수를표시한다. 3. 결문은발신명의, 기안자 협조자 결재권자의직위및서명, 생산등록번호와시행일자, 접수등록번호와접수일자, 대학의우편번호 주소 홈페이지주소, 해당부서의전화번호 모사전송번호, 담당교직원의공식전자우편주소및공개구분으로한다. 제14조 ( 부서명칭과등록번호 ) 생산등록번호및접수등록번호는처리부서명칭과학년도별등록일련번호로구성한다. 제15조 ( 항목구분 ) 문서의내용을항목으로구분할때에는다음각호에의하여세분하여표시한다. 1. 첫째항목의구분 1,2,3... 로표시한다. 2. 둘째항목의구분은가, 나, 다... 로표시한다. 3. 셋째항목의구분은 1),2),3)... 로표시한다. 4. 넷째항목의구분은가 ), 나 ), 다 )... 로표시한다. 5. 다섯째항목의구분은 (1),(2),(3)... 으로표시한다. 6. 여섯째항목의구분은 ( 가 ),( 나 ),( 다 )... 으로표시한다. 7. 일곱째항목의구분은 1,2,3... 으로표시한다. 8. 여덟째항목의구분은가, 나, 다... 으로표시한다. 9. 위 2,4,6,8호의경우에하, 하 ),( 하 ), 하이상더계속될때에는거, 거 ),( 거 ), 너, 너 ),( 너 )... 로이어표시한다. 10. 항목이 1개만있는경우항목표시를하지않는다. 제16조 ( 끝표시 ) 1문서의본문이끝나면한글자 ( 세타 ) 띄어 끝 자를쓴다. 2서식으로끝나는본문에는서식하단의좌측한계선에서한글자 ( 두타 ) 띄우고 끝 자를쓴다. 17조 ( 발신명의 ) 1외부로발신하는문서는총장의명의로발신하되총장으로부터위임을받거나필요한경우부설기관장명의로도발신할수있다. 다만, 내부보고또는내부결재의경우발신명의를표시하지아니한다. 2교내각부서상호간에수발되는문서는각부서장의명으로발신한다. 제18조 ( 직인, 철인의사용 ) 1임용장, 상장및각종문서에는직인을사용하며, 발신명의 ( 발신명의의성명은기입하지않는다 ) 의끝자가직인의중간에위치하도록날인한다. 다만, 경미한내용이나동일문서의부수가많은것또는전자문서는발신명의오른쪽에 직인생략 표시를하고직인을생략할수있다. 2내부문서중직인이없는직위에있는자는발신명의위에서명으로할수있다. 3학적관계증명서등은직인또는철인을사용한다. 제19조 ( 문서의간인 ) 다음각호에해당하는 2장이상으로이루어지는문서에는그합철되는곳에소관간인을찍는다. 다만, 전자문서의경우에는간인을생략한다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계에증명에관계되는문서 3. 허가, 인가, 등록등에관계되는문서 - 4 -
제 3 장문서의작성 제20조 ( 문서의작성 ) 1문서의기안은 [ 별지제2호서식 ] 에따라업무담당자가하는것을원칙으로한다. 2대학내각부서간의의견교환, 협조사항의처리를위하여협조문또는업무연락을사용할수있다. 3내부보고또는내부결재문서에도기안서식을사용할수있다. 이경우에는수신자란에 보고, 품의, 또는 내부결재 의표시를하여야한다. 4기안문에첨부되는계산서, 통계표, 도표, 기타작성상의책임을밝힐필요가있다고인정되는첨부물에는그여백에작성자가기명, 날인한다. 제21조 ( 기안및결재의책임 ) 1단순 반복되는업무와관련한기안및결재의책임은다음각호와같다. 1. 중요사항은기안자, 직상급자, 차상급자, 결재권자순으로책임이있다. 2. 경미사항은기안자, 직상급자, 차상급자순으로책임이있다. 2정책결정사항과관련한기안및결재의책임은다음각호와같다. 가. 중요사항 ( 고도의정책사항 ) 은결재권자, 차상급자, 직상급자, 기안자순으로책임이있다. 나. 일반적인사항은직상급자, 차상급자, 기안자, 결재권자순으로책임이있다. 제22조 ( 보고문서의시행 ) 보고문서로서제출하는계산서, 통계표, 도표등은시행문을생략하고보고서의여백에발신명의란을설정하여직인을날인 시행할수있다. 제23조 ( 장부에의한처리 ) 경미한사항의허가, 인가, 증명서교부및기타관례적으로반복되는단순한사무에관한문서는별도기안을생략하고그내용을장부에의거처리할수있다. 제24조 ( 협조 ) 문서의내용이타부서와관련됨으로써협조를요할때에는결재권자의결재를얻기전에서명을얻어야한다. 이경우협조부서장은의견을표시할수있으나, 문서의효력에는영향을미치지아니한다. 제25조 ( 문서의사본 ) 문서는필요한경우복사하여사용할수있으며, 복사된문서는원본과대조를하고확인자가서명한다. 제26조 ( 결재 ) 1기안한문서는결재권자의결재를받아야효력이발생한다. 2결재권자는문서의내용에따라이를위임하여담당책임자로하여금전결하게할수있으며, 구체적인사항은따로정한다. 3결재권자가출장, 휴가, 기타의사유로상당한기간동안부재중일때에는그직무를대행하는자가대결할수있다. 다만중요한문서의경우결재권자에게사후에보고하여야한다. 4결재에는완결, 전결, 대결이있으며용어에대한정의와결재방법은다음과같다. 1. 완결은기안자로부터최종결재권자에이르기까지관계자가결재하는것을말한다. 2. 전결은총장이각부서장에게결재권을위임하여결재하는것을말하며, 전결 - 5 -
하는경우에는총장등의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를하고서명하여야한다. 3. 대결은결재권자가부재중일때그직무를대행하는자가하는결재를말하며, 대결하는경우에는총장등의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고최종결재란에서명하여야한다. 제27조 ( 결재의방법 ) 1결재는결재권자의서명으로한다. 2접수된문서의결재표시는특별한경우를제외하고는두문여백에결재인을찍고행한다. 제28조 ( 시행문작성 ) 결재를얻은기안문중발신하여야할문서는당해기안문을복사하여시행문으로사용한다. 단결재과정중에수정한내용이있을경우, 여러명의수신자가있을때타수신자에게알릴필요가없는경우, 기안원문이오손되어시행문으로외부에나갈수없을경우에는원문을내용과동일하게재작성한후결재권자의성명을기재한후서명없이사용할수있다. 제 4 장문서의처리 제29조 ( 문서의생산, 접수및등록 ) 1외부로부터수신된모든문서는주무부서에서접수하여배부하여야한다. 2주무부서의문서담당자는제1항에따라접수한문서의첫면우측하단에별지접수번호와접수일자를기록하여야한다. 3주무부서가접수하여처리부서로배부하는문서에대하여는문서접수대장 ( 대외접수 ) 에당해문서의접수및배부사항을등록하고, 이를당해문서에표기하여야한다. 4문서를생산또는접수한때에는처리부서별로문서접수대장에당해문서를등록하여생산등록번호또는접수등록번호를부여한후당해생산등록번호또는접수등록번호를문서에표기하여야한다. 단, 문서의특성상직접대면보고후시행하는내부결재문서와예산집행품의서, 업무협조 ( 연락 ), 공람문서는생산및접수등록번호를표기하지않을수있다. 제30조 ( 문서의발송 ) 1외부발송문서는주무부서를통하여발송함을원칙으로한다. 2문서주무부서에서외부에문서를발송할때문서발송대장에기록하고원본기안문의첫면좌측하단에발송번호와발송일자를기록하며, 각부서에서는직인을날인한후발송하도록한다. 다만, 전자문서는기안문에전자이미지직인을찍은후에전자문서시스템상에서발송한다. 3내부문서중전자발송문서의경우발신인의컴퓨터에기록된발송일시를발송일자및시각으로간주한다. 제31조 ( 소관부서의중복 ) 문서의내용이 2 이상의부서와관련된때에는관련이많은부서에원본을나머지는사본을배포한다. 제32조 ( 문서의반송 ) 배부받은문서중소관이아닌부서는부전지에그뜻을기록하여이를즉시사무처에반송하여야한다. - 6 -
제33조 ( 문서의열람 ) 문서는각부서및학과상호간에업무수행상의필요에따라열람할수있으나, 관련이없는타인에게임의로열람시키거나그사본을공여할수없다. 제34조 ( 전언통신문의처리 ) 각부서에서접수한전언통신문은직접처리하고, 타부서소관전언통신문은지체없이해당부서에알려접수하도록하며, 전언통신문처리후각부서의문서접수 발송대장에기재하여야한다. 제35조 ( 기타 ) 문서의보존에관한사항과이규정의시행을위하여필요한사항은별도의지침으로정한다. 부칙 1. ( 시행일 ) 이규정은 2014 년 4 월 3 일부터시행한다. - 7 -
[ 별지제 1 호서식 ] 사무인계 인수서 ( 담당업무명 ) 인계자 : 인수자 : 입회자 : 년월일 < 글자크기 > 1. 제목 :36Point 2. 인계자, 인수자, 입회자, 일자 : 20Point 3. 부서명 : 25Point < 본문 > 1. 업무현황가. 담당사무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산인계 인수가필요한사항 4. 기타참고사항 동본문서식은예시이므로부서의실정및인계 인수사항에따라조정할수있다. - 8 -
[ 별지제 2 호서식 ] 목포과학대학교 수신자 ( 경유 ) 제목 목포과학대학교총장 담당자과장처장총장 협조자 000 처장 @D-@N 172300,5246 시행 부서명 - 색인번호 ( 2014. 00. 00 ) 접수 ( ) 우 530-730 목포시영산로 413-1 / www.mokpo-c.ac.kr 전화 061)270- 전송 061)000- / 00000000@0000.0000 / 공개 - 9 -