임상시험문서의이해 1. KGCP 별표의개요 (Ⅰ) 2. 임상시험실시전에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 (Ⅱ) 3. Ⅱ에추가하여, 임상시험실시중에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 (Ⅲ) 4. Ⅱ와 Ⅲ에추가하여, 임상시험이완료 ( 조기종료포함 ) 된후에확보되어야하는기본문서의종류, 목적, 및보존장소 (Ⅳ) 5. TMF 5.1. TMF 구성 5.2. TMF 관리 5.3. TMF 보존관련규정 (KGCP) 5.3.1. 시험자관련규정 : 제18조 ( 기록및보고 ) 5.3.2. 의뢰자관련규정 : 제29조 ( 기록보존 ) 6. 기본문서보존기간 6.1. ICH-GCP 6.2. 약사법시행규칙 7. 실험실관련문서
임상시험기본문서의종류, 목적및문서별보관장소는 의약품임상시험관리기준 (KGCP) 의 별표 에서규정하고있다. KGCP 별표의구성은다음과같다. Ⅰ. 개요 Ⅱ. 임상시험실시전에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 Ⅲ. Ⅱ에추가하여, 임상시험실시중에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 Ⅳ. Ⅱ와 Ⅲ에추가하여, 임상시험이완료 ( 조기종료포함 ) 된후에확보되어야하는기본문서의종류, 목적, 및보존장소 1. KGCP 별표의개요 (Ⅰ) 임상시험기본문서라함은임상시험의수행과그로부터얻어진자료의질에대하여개별적또는전체적인평가가가능하도록해주는문서를말한다. 이문서들은시험자, 의뢰자및모니터요원이 약사법시행규칙 제32조및이기준을준수하였음을입증하는역할을한다. 기본문서는다음과같은중요한기능을갖는다. 첫째, 시험자 / 시험기관및의뢰자가기본문서를적절하게정리 보존함으로써시험책임자, 의뢰자및모니터가임상시험을성공적으로관리하는데많은도움이된다. 둘째, 기본문서들은임상시험이타당하게수행되었고수집된자료가정확함을확인하기위하여의뢰자가독립적으로실시하는점검및식품의약품안전청장이실시하는실태조사의검토대상이된다. 이러한기본문서는크게임상시험의진행단계에따라임상시험실시전, 임상시험실시중및임상시험완료또는종료후로나뉘어진다. 별표의 Ⅱ~Ⅳ에서는각기본문서의목적및해당문서가시험자 / 시험기관, 의뢰자, 또는양자모두어디에정리 보존되어야하는지에대하여기술하고있으며, 개별문서들을쉽게확인할수있다는전제하에문서들을조합하는것이가능하다. 사전에이들기본문서를정리 보존할수있는임상시험기본문서파일 (TMF: Trial Master File) 은해당임상시험이실시되기이전에시험자 / 시험기관및의뢰자측에준비되어있어야한다. 임상시험이최종종료되기이전에모니터요원은시험자 / 시험기관및의뢰자의기본문서를검토하고, 이들이적절하게정리 보존되어있는지를확인하여야한다. 기본문서는의뢰자의점검과식품의약품안전청장의실태조사시제공되어야한다. 1
2. 임상시험실시전에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 (Ⅱ) 번호 문서제목 시험자 / 시험기관 보관장소 의뢰자 1 IB 2 승인된 Protocol/CFR 3 ICF/ 피험자설명서 4 계약서 5 피험자보상규약 6 서명합의서 (PI & Sponsor, Sponsor & Site) 7 IRB 승인서 8 IRB 구성 ( 필요시 ) 9 KFDA 승인서 10 시험자 CV 11 실험실적검사의정상범위 12 실험실적검사실인증서 13 IP 표시기재사항견본 14 IP 및공급품의취급지침 15 IP 운송기록 16 IP 품질관리증명서 (Certification of Analysis) 17 눈가림해제절차 18 무작위배정코드명단 ( 필요시제 3 자보관 ) ( 필요시제 3 자보관 ) 19 임상시험실시전모니터링보고서 20 임상시험개시모니터링보고서 2
3. Ⅱ에추가하여, 임상시험실시중에확보되어야하는기본문서의종류, 목적및보존장소 (Ⅲ) 보관장소번호문서제목시험자 / 시험기관의뢰자 1 IB Update 2 Protocol Amendment/CRF/ICF 3 2 번항목에대한 IRB 승인서 4 KFDA 변경계획서승인서 5 CV Update 6 실험실적검사의정상범위 Update 7 실험실적검사실인증서 Update 8 IP 운송기록 9 Updated Certification of Analysis 10 모니터링방문보고서 11 편지, 회의록, 전화통화기록 12 서명된동의서 13 근거문서 14 서명과기재날짜포함된완결 CRF ( 사본 ) ( 원본 ) 15 CRF 수정에관한문서 ( 사본 ) ( 원본 ) 16 SAE 보고서 17 KFDA/IRB 보고안전성관련문서 18 시험자에게알린안전성관련문서 19 IRB 에보고한중간 / 연차보고서 ( 해당하는경우 ) ( 해당하는경우 ) 20 피험자선별기록 (Screening Log) ( 필요한경우 ) 21 피험자식별코드명단 22 피험자등재기록 (Enrollment Log) 23 시험기관 IP 관리기록 24 서명록 25 보관된체액, 조직샘플기록 3
4. Ⅱ와 Ⅲ에추가하여, 임상시험이완료 ( 조기종료포함 ) 된후에확보되어야하는기본문서의종류, 목적, 및보존장소 (Ⅳ) 번호 문서제목 시험자 / 시험기관 보관장소 의뢰자 1 시험기관 IP 관리기록 2 IP 폐기문서 3 완료피험자식별코드명단 4 감사확인서 5 종료모니터링보고서 6 치료군배정및눈가림해제문서 7 IRB/KFDA/Sponsor에게제출한완료보고서 8 임상시험결과보고서 5. TMF 5.1. TMF 구성 Sponsor 보관 연구자보관 General File Site File Subject File ISF (Investigator Study File) 임상시험전반걸친기본문서 (e.g., Protocol, KFDA 승인서등 ) 임상시험기관별로필요한기본문서 (e.g., IRB 승인서, 실험실인증서, 시험자이력서등 ) 수거된 CRF 임상시험기관에서기본문서를수집, 보관 (e.g., Protocol, ICF, IRB 승인서, 실험실인증서, 시험자이력서등 ) 5.2. TMF 관리 TMF Index Version Control 중요기본문서에대한서명누락주의 Figures 정기적변경사항확인, 해당시즉시업데이트 정보보호 Tracking Log 사용 4
원본, 사본을규정에맞게구분 원본수정규정준수 중복보관금지 Memo 5.3. TMF 보존관련규정 (KGCP) 5.3.1. 시험자관련규정 : 제18조 ( 기록및보고 ) 1 시험책임자는의뢰자에게보고하는증례기록서나다른모든보고서에포함된자료가정확하고, 완결되며, 읽기쉽고시기적절한것임을보증해야한다. 2 근거문서에서유래된것으로증례기록서에기재된자료는근거문서와일치해야하며, 일치하지않는내용에대해서는설명이첨부되어야한다. 3 문서화또는전자화된증례기록서상에기재된내용을변경하거나정정하는자는의뢰자가제공한수정지침에따라원래의기재내용을알아볼수있도록수정하고, 수정일과서명및수정이유를기술함으로써점검기록이유지되도록하여야하며, 의뢰자는시험책임자나시험책임자의위임을받은자에게증례기록서상의기재내용을변경또는정정하는지침을제공하여야하고모니터요원등의뢰자의위임을받은자가증례기록서상의내용을변경또는정정할경우이와같은과정이필요한상황과이를문서화하는방법및사후에시험책임자의확인을받는절차등에관한지침서를마련하여야한다. 4 시험책임자는제3항의규정에의한변경이나정정사항등에관한기록을보존하여야한다. 5 시험책임자는기본문서및관련규정에서정한임상시험관련문서를보존하여야하며, 이들문서가사고등에의해조기에파손또는분실되지않도록하여야한다. 다만, 결과보고서작성완료 ( 식품의약품안전청장의실태조사가필요한경우에는실태조사완료 ) 이후에는이들문서를제6조제8항의규정에서정한보관책임자에게인계하여야한다. 6 모니터요원, 점검을실시하는자, 심사위원회또는식품의약품안전청장의요구가있을경우, 시험책임자또는시험기관의장은임상시험관련문서의직접열람을허용하고이에적극협조하여야한다. 5.3.2. 의뢰자관련규정 : 제29조 ( 기록보존 ) 1 의뢰자는임상시험과관련하여별표에서정한의뢰자가보관하여야하는기본문서및기타자료를품목허가일 ( 허가조건이있는경우허가조건삭제일 ) 부터 5년간보존하여야한다. 다만, 식품의약품안전청장이지시하거나의뢰자가그필요성이있다고판단한경우에는보존기간을연장하여야한다. 2 임상시험용의약품의임상개발이중단된경우, 의뢰자는시험자, 시험기관및식품의약품안전청장에게이를보고하고, 의뢰자가보관하여야하는기본문서및기타자료를공식적인중단일부터 5년간보존하여야한다. 3 의뢰자는자료의보존필요성및보존기간에대해시험자및시험기관의장에게문서로알려야하고, 더이상자료의보존이필요없다고의뢰자가판단한경우의뢰자는반드시이사실을문서로시험책임자및시험기관의장에게알려야한다. 5
6. 기본문서보존기간 6.1. ICH-GCP 3.4. The IRB/IEC should retain all relevant records (e.g., written procedures, membership lists, lists of occupation/affiliations of members, submitted documents, minutes of meetings, and correspondence) for a period of at least 3 years after completion of the trial and make them available upon request from the regulatory authority(ies). The IRB.IEC may be asked by investigators, sponsors or regulatory authorities to provide its written procedures and membership lists. 4.9.5. Essential documents should be retained until at least 2 years after the last approval of a marketing application in an ICH region and until there are no pending or contemplated marketing applications and ICH region or at least 2 years have elapsed since the formal discontinuation of clinical development of the investigational product. These documents should be retained for a longer period however if required by the applicable regulatory requirements or by an agreement with the sponsor. It is the responsibility of the sponsor to inform the investigator/institution as to when these documents no longer need to be retained 6.2. 약사법시행규칙제32조 ( 임상시험의실시기준등 ) 제13항. 임상시험계획서, 임상시험용의약품등의제조및관리에관한기록등임상시험실시와관련된각종자료 ( 전자문서를포함한다 ) 를다음각목의구분에따라보존할것. 가. 해당임상시험용의약품등의품목허가 ( 변경허가를포함한다 ) 를위한임상시험관련자료 : 품목허가일부터 3년간나. 가목의자료외의임상시험관련자료 : 임상시험의완료일부터 3년간. 7. 실험실관련문서 실험실적검사실인증서는다음의사항을확인한다. 인증기간확인 인증기간종료시새로운인증서를발급받는다. 실험실검사의정상범위는다음의사항을확인한다. Protocol에따라필요한검사항목, 수치, 단위기록확인 유효기간표기 유효기간종료시업데이트 기기에기록된 Normal Range와 Protocol에기록된 Normal Range 일치여부확인 6