직장읶의시갂관리 1. 시간관리의가치와지침 2. 정보검색과수집 3. 비즈라이팅 4. 데이터관리테크닉 5. 팀의시간관리법 6. 회의시간관리 김지현 http://www.oojoo.co.kr
시간관리의왕도는 남보다더일하고! 남보다더빠르게!
Part 1. 시간관리의가치와실천방앆 1-1. 시간관리의지침 1-2. 시간관리의십계명 1-3. 일정을효율적으로관리하는방앆 - 2 -
1-1. 시갂관리의지침 1. 오늘할일을내일로미루지말자. - To do LIST 관리, 할읷의목록화, 항상눈에띄게, 젂체읷정의관리 2. 우선순위를잘결정하자. - 업무처리시갂에대한파악, 대기시갂의고민 3. 일을빠른시간내에처리하자. - 데이터의효과적관리와정리, 붂류, 프로젝트별관리 4. 도움을구하라. - 내능력의파악, 젂체업무프로세스의파악, 관렦담당자와사젂공유와협조요청 5. 중간보고를통해피드백을주기적으로주자. - 상황설명, 회의록정리, Action PLAN 의구성, 명확한담당자지정과선얶 6. 못한다고말할수있어야한다. - 업무조정에대한요청, 요구, 상황파악과대앆제시 Jeff Kirvin 의 Palm GTD SetUp David Seah 의 Emergent Task Planner / Time Planner
1-2. 시갂관리의십계명 To Do List 를실시간, 수 시로눈에띄는곳에서 관리하고갱신한다. 마감으로확정된프로젝 트는반드시밤을새서라 도끝낸다. 기다려야하는일, 내가통제할수없는일은 D- Day 관리하고피드백을적극요청한다. 단순반복업무는 Macro, 자동화, 외주를통한해 결방앆을찾는다. 기간내완수하기어려운경우, D-Day로수시보고, 공유하여미연에고지한다. 내일생을시간순으로한 눈에관찰하고되돌아볼 수있는 Tool 을활용한다. 10 분내에해결할수있 는것은무조건가장우 선순위에두어라. 젃대기억을믿지말고, 완수하지못한일, 해야 할일은 MEMO 하라. 불필요한, 해결한내역은 완결된업무는프로젝트 눈앞에서치워라. 항상 별로폴더를만들어관리 Desktop 을할것들만으 하여, 수시참고할수있 로채워라! 도록한다.
Things
iphone Things
기억력 & 주의력
1-3. 읷정을효율적으로관리하는방앆 할일에대한주지 To Do List 정리와노출 짂행중읶문서파읷의관리 피드백주어야하는메읷에대한관리 읷, 주, 월단위의스케줄관리 일처리의단축 업무관렦자료의효율적붂류 읷정내역의정리 꼼꼼한메모의기록 메읷을이용한정보의스크랩 습관의중요성! Project 내역의효율적관리 회의록과 Action Plan 정리 비즈메읷작성의 Tip (Fact, Opinion 의붂리 ) 명함, 회의록의디지털화 적젃한툴의선택 (Thinkwise, Onenote ) 나맊의템플릿작성 대기시간의최소화 나만의 Process 정립
Outlook, Mobile
01. 시연 / 사례동영상보기 1. TO DO 관리 2. 메일관리 3. 아웃룩의스케줄관리
Part 2. 정보검색과수집, 자료정리법 2-1. 정보검색테크닉 2-2. 스크랩방앆 2-3. 메모테크닉 - 11 -
2-1. 정보검색테크닉 구글과네이버, 다음검색을통한자료의수집 특정사이트를대상으로한정보검색 통계청과뉴스를통한 Fact DATA의수집 젂자공시로기업정보자료수집 www.google.com www.nso.go.kr dart.fss.or.kr
2-2. 스크랩방앆 RSS 구독 메일을이용한스크랩 즐겨찾기관리 www.google.co.kr/reader delicious.com
2-2. 스크랩방앆 Evernote.com
2-3. 메모테크닉 protopage.com widget.yahoo.com
2-3. 메모테크닉
02. 시연 / 사례동영상보기 4. 스크랩 5. 메일알람 6. 메모 7. 스마트폰활용
Part 3. 비즈라이팅 3-1. 마인드맵 3-2. 비즈라이팅 - 18 -
3-1. 마읶드맵 기획서, 제앆서의핵심 : 논리성, 논리적구조 생각을정리해주는마읶드맵 thinkwise.com www.mandki.com
3-2. 비즈라이팅팁 작성의목적 1 누구에게어떤목적으로작성하는것읶가? 2 얶제, 어떻게제출할기획서읶가? 3 어떤 Action 을취하도록할것읶가? 기본적인목차구성 1 개요 : 목적, 배경, 의도, 작성자 (Big Picture로목차를구성 ) 2 홖경붂석 : SWOT, 3C, 4P(Price, Product, Place, Promotion), STP(Segmentation-Targeting-Positioning) 3 자사붂석 : 시뮬레이션과미래예측, MECE( 맥킨지방법롞 ), 로직트리 4 젂략 : OGSM, 사업젂략, 마케팅젂략.. 5 목표와필요자원 : 지표와목표설정, 기대효과붂석.. 6 Action Plan : 읷정, 자원.. 저작툴의선택 1 보고서 : 사실의젂달, 시장현황붂석 DOC, XLS 2 제앆서 : 광고제앆, 제휴제앆을통한설득 PPT, DOC 3 사업계획서, 마케팅젂략앆 : 투자유치, 자원할당, 목표달성 PPT 4 기타 : 비지오, 마읶드맵 (Thinkwise), 원노트 5 쓰기 : 싞문처럼구성하라 헤드라읶, Keyword 추출, 핵심사항위주구성 ( 배경, 목적, 젂략..) 젂달방법의고려 1 하드카피, 이메읷, CD, USB 드라이브, PT, 미팅 2 얶제 ( 무슨요읷 ), 누구에게 ( 실무자, 의사결정권자, 대리읶 )
3-2. 비즈라이팅팁 촌철살읶의갂략한비즈라이팅테크닉 요약문으로의홗용 [ 제목 ] 연갂 100억대시장웹로그붂석사업제앆서 [ 배경 ] 약 60맊개이상의홈페이지가개설된국내읶터넷비즈니스시장은매년성장추세에잇다. 이든홈페이지든은사이트홗성화를위해방문자와트래픽그리고사용자에대한다양한로그붂석을필요로하고잇다. 이에홈페이지를방문하는방문자와트래픽등에대한로그를붂석해주는사업의기회를포착하여가능성을타짂해본다. 목표 [ 내용 ] 사업런칭 1년이내에연갂 10억이상의매출을달성한다. 한국은 1999년부터로그붂석서비스를제공하는솔루션이선보이기시작했다. 초기에는대형웹사이트를대상으로솔루션판매가 3년이내에사업을앆정화하여연갂 40억이상의매출로싞장한다. 호조를띄었지맊 2001년부터솔루션판매가급격히하락했다. 이후 2001년부터 ASP 방식의서비스가선보이면서솔루션에비해가볍고저렴한 ASP 서비스시장이성장추세에잇다. 특히키워드검색광고시장이커지고읶터넷광고에대한관심이늘면서효과붂석을필요로하는작은웹사이트운영자든의관심탓에지속적읶성장추세에잇다. 솔루션형태의서비스 - 웹트렊즈, 웹로그, 히트애널라이저등이시장점유율이높은편이다. [ 실행 - 솔루션방앆 ] 판매는점차줄어든고잇는상황이며, 이든업체도 ASP 방식의서비스를검토하고잇는것으로파악됨로그붂석 - 단순광고솔루션이나붂석외에ASP 다양한사업을트래픽위해서는부하체크와자체개발을로드밸런싱하기등의보다는읶터넷 3~4튜닝위의서비스를업체를읶수하는제공하면서것이솔루션의바람직하다규모와. 초기기능을마케팅크게, 확대해가고영업비를최소화하면서잇음최단기갂내에사업을추짂하기위해서는이방법이가장적합하며읶수자금으로는최소 1억, 최대 2억원 정도의 ASP 방식의비용이서비스필요할것으로예상된다. 이후추가적읶서비스개발비와읶건비, 마케팅비등으로사업초기 1년갂 5억원정도의자금이 - 에이스카운터필요할것으로 (www.acecounter.com) 예상된다. 와로거 (www.logger.co.kr) 가가장높은점유율을보이고잇음 [ 일정 - 대부붂의 ] ASP 서비스는기본적으로한정된기갂동앆체험무료서비스를제공하고잇으며, Option 등을통해가격정책을다양화 현재 ~1 하고개월잇음 : 읶수업체결정 -1 개월에이스카운터는 : 사업계획서약작성 20맊명의및읶력무료세팅회원을보유하고잇다. ( 유료 5000명 ) 3개월 : 읶수및서비스개선작업 6개월 : 젂사적마케팅및영업젂개 [ 의사결정사항 ] 초기당장약 3억원의사업자금이필요하며사업의짂행여부에대한결정 사업짂행방식 ( 읶수 or 자체개발 ) 에대한의사결정
3-2. 비즈라이팅팁 모듞 Action 후에는결과를정리하는문서작성태도 장문의맊연체는피하고붂류하여요약, 정리하라. 1. 5.10 이벤트성과 - 기갂 : 2005.5.1~2005.5.10 - 비용 : 총 300 맊원 - 참여자 : 2123 명 - 성과 : 싞규회원가입 1201 명 / UV 10% 증가, PV 13% 증가 - 코멘트 : 이벤트참여읶원을확보하는데읶당 1413 원이소요되었으며, 회원으로유치하는데읶당 2123 원정도가소요됨 2. 6.10 이벤트성과 - 기갂 : 2005.5.20~2005.6.10 - 비용 : 총 2000맊원 - 참여자 : 12321명 - 성과 : 싞규회원가입 3423명 / UV 15% 증가, PV 19% 증가 - 코멘트 : 참여읶원을확보하는데읶당 1623원, 회원가입은읶당 5842원이소요됨비용대비넥슨의온라읶효과면에서레이싱5.10 게임읶이벤트의카트라이더는성과가컸으며 2004년, 5.10 6월1이벤트의읷런칭하여내용을서비스붂석해서개시 9향후개월맊에이벤트는 1000비용대비맊명의사용자를효과가클확보수잇도록하며국민운영하는게임으로것이성장했다바람직함. 이. 게임의성공비결과매출에대해조사했다. 월평균 50 억이상의매출달성 - 개읶유료화아이템판매로월 30 억원 - PC 게임방으로읶해월 20 억원 - 기타 PPL 광고수익등으로월 10 억원이상의매출예상 카트라이더성공의비결은사용자를위한쉽고즐거운조작법 - Ctrl, Shift 와방향키를이용한손쉬운조작법 - 아기자기한캐릭터로여성과아이든, 직장읶든도쉽게접할수잇도록함 - 즐거운게임아이템으로읶한즐거운요소배치 - 제휴프로모션을통한적극적읶마케팅
3-2. 비즈라이팅팁 육하원칙에의한갂단명료한내용으로구성한다. 배경설명을반드시명시한다. 대용량의파읷첨부시유의하라. 수싞자, 참조자목록에유의하라. 글자색상과속성을이용하여주요내용을강조하라. 블릿문자를홗용해서요약, 붂류해서표기하라. 특정읶에게알려야할사항은명확하게표시하라. 결롞과 Action에대해반드시표시하라.
03. 시연 / 사례동영상보기 8. 메일알람설정 9. 진행중인문서관리 10. 마인드맵
Part 4. 데이터관리테크닉 4-1. 폴더관리 4-2. 백업 4-3. 인맥관리법 - 25 -
4-1. 폴더와파읷관리법 주요키워드와 Version, 작성자를이용한파읷네이밍 번호를이용한폴더네이밍 날짜 _ 문서주제와요약 _Ver 숫자.xxx ---------------------- 20050412_ 젂략기획실업무보고.doc 2 월마케팅팀월별리포트.doc 20050512_ 경기도채용박람회제앆서 _Ver1.3.ppt 20050522_CI 교체 1 차회의록.doc 01. 사젂회의 02. 자료수집 03. 기획앆 _ 설계앆
4-2. 백업 www.wisegiga.net allwaysync.com
4-3. 읶맥관리법 엑셀, 아웃룩 www.linknow.com
04. 시연 / 사례동영상보기 11. 명함관리 12. 폴더관리 13. 파일백업
Part 5. 우리의시간관리 5-1. 팀의시간을관리하는방법 5-2. 팀프로젝트관리툴 5-3. 작업을효율적으로관리하는방앆 - 30 -
5-1. 팀의시갂을관리하는방앆 회의시간단축 - 회의젂회의요청서작성과공유법 : 참석자, 장소, 시갂, 목적, 배경설명및사젂공유하기 - 회의짂행의팁 : 시갂정하기, 주제제시, 목적설명 결롞내기 - 회의후회의록작성과공유법 커뮤니케이션의시간 LOSS 줄이기 - 회의록과문서작성, 리포트등의문서작업이주는이점 - 메읷과메싞저를이용한커뮤니케이션과공유법 - 다양한협업툴의홗용 권한위임과적젃한업무배분 - 개읶의역량에맞는업무할당과해결방앆제시 - 실행, 위임, 대기, 지연등의명확한구붂과팀의시갂에대한모니터링 업무집중시간제설정 - 업무방해요소제거와몰입의시갂주기
흰유니폼의팀원들은몇번이나패스를했습니까?
5-2. 팀프로젝트관리툴 MS Project
5-2. 팀프로젝트관리툴 WIKI
5-2. 팀프로젝트관리툴 구글캘린더
5-2. 팀프로젝트관리툴 Sharepoint Portal
5-2. 팀프로젝트관리툴 Exchange Server
5-2. 팀프로젝트관리툴 Yammer : SNS Yammer.com
5-3. 작업을효율적으로관리하는방앆 파킨슨의법칙을이용한일처리 - 롱테읷보다 8:2 의법칙이적합한업무의시갂관리 업무를쪼개고분류하라. - 빠른업무처리의핵심 : 최소단위로의업무를쪼갤것 훌륭한툴을활용한시간관리팁 - 아웃룩, 스마트폰의홗용과다양한종류의파읷관리와비즈니스문서작성을위한툴 역산과복기를통한재발방지법 - 모듞읷은마감시갂이잇다. 역산에의해 TO DO LIST 의관리 - 실패한업무의복기를통한 Bottleneck 찾기 아웃룩작업
5-3. 작업을효율적으로관리하는방앆 스마트폰
04. 시연 / 사례동영상보기 14. 팀일정관리 15. 작업관리
Part 6. 회의시간관리테크닉 6-1. 우리회의의현실 7-2. 회의목적과가치 6-3. SMART한회의 6-4. 회의요청법과원칙 6-5. 회의목적에따른진행팁 6-6. 회의록작성법 6-7. 성공적회의사례 - 42 -
6-1. 우리회의의현실은 한참집중하고잇는데, 갑자기무슨회의람.. 회의붂위기가싹막해서뭔말을못하겠어 도대체, 10 시회의에정각에든어오는사람이없어.. 회의시갂맊되면졸려서 회의맊하면 2 시갂은기본이니, 이건회의하다시갂다가네 ~ 회의가무슨수다떠는것처럼내용이없어서 무슨회의읶지도모르겠는데, 그냥든어가도되나? 도대체, 10 시회의에정각에든어오는사람이없어.. 열심히한시갂동앆떠든긴했는데, SO WHAT? 회의맊하고나면짂이빠지니
6-2. 회의목적과가치 정보젂달과고지 회사의비젂이나젂략등에대한공지 설득과이해, 동의를구하는과정 문제해결과의사결정 협의, 합의, 토롞을통한문제해결 업무지원이나업무조정 아이디어도출 젂략, 기획, 마케팅, 영업의아이디어도출 싞상품개발이나업무프로세스개선등 혼자가아닊우리의생각을듟고, 함께하기위함! 삼읶행필유아사 말하지않아도참여하는것은중요!
어느방향으로돌고잇는것읷까요?
6-3. SMART 한회의 최악의회의 1. 회의는하되토롞이없다. 2. 토롞은하되결롞이없다. 3. 결롞은있으나실행이없다. S : 회의는 Simple 하게진행 M : 회의는 Make Money 가되도록 최고의회의 A : 회의의결과는 Action 으로연결되도록 R : 회의는 Reallity 가있는결롞을내도록 T : 회의는 Timing 이있게하도록
6-4. 회의요청법과원칙 목적과참석자명시화 회의목적과취지, 참석자에대한사젂앆내 CC에상급자와의사결정자필히포함 장소, 시갂에대한명확한명시 사젂자료의제시 회의에도움이될수잇는자료제공 기존회의록, 참고자료의충붂한제공 한장으로된참고자료정리! 주최자에대한앆내 역지사지! 회의자료읶쇄본 or File 준비 회의목적에따른회의도구준비 회의를방해하는휴대폰, 노트북등제재 회의는 1 주읷젂고지 하루젂확읶 한시갂젂에메시지를통한공지 정해짂시갂에반드시시작하기! 준비물 주, 일고지
6-4. 회의요청법과원칙 회의무풍시갂을지킨다. 회의는 1 시갂을넘지 않는다. 참석자는모두필히 한마디는한다. 회의시작 / 끝시갂은준수 한다. 모듞회의는결롞과 Action PLAN 으로완 료한다. 회의시작시회의목 적을명시화한다. 회의짂행중회의목적을 중갂중갂고지한다. 목적에따른회의방 법롞을선택한다. 회의록은반드시공 유한다.
6-5. 회의목적에따른짂행팁 아이디어도출 정보젂달 합의도출 브레읶스토밍 브레읶라이팅 모비스의바꿔바꿔회의 LG Philips LCD의보상쿠폰 주입식젂달회의 PT 와브리핑 아모코의개방회의 Daum 의광장형회의 문제해결 중재와토롞 의사결정과협의 솔렉트롞의목요아침회의 젂투식회의 역할극회의 밤샘회의 캐논의스탞딩회의 GE 의 Work-Out Town Meeting Daum 의끝장토롞 ( 워크샵 ) 삼성의모래시계회의 HP 의커피브레이크 GM 의크로스미팅
6-6. 회의록작성법 모든회의내용은기록으로남긴다. 회의록작성의목차구성 1 회의제목과장소, 시갂 2 작성자와참석자 3 회의목적 4 회의내용 : 발얶자에대한명시 5 결롞과향후 Plan 6 코멘트 회의록의공유와게재
6-7. 성공적회의사례 Daum KT 의 삼성젂자 SI 회사 화이트보드회의 IDEA 발상회의 브레인라이팅회의 매일 1 분회의 - 얶제어디서나판서 - 누구나반드시발얶 -6-3-5 원칙 - 업무보고의생홗화 - 생각은무조건판서 - 젃대반대, 비판금물 - 브레읶스토밍연계 -1 읶 -1 붂발얶 - 발상의도구홗용 - 포스트잆의홗용 - 어제 / 오늘의 TO DO
04. 시연 / 사례동영상보기 16. 회의록공유