사무관리규정 제 1 장총 칙 제1조 ( 목적 ) 이규정은서울신학대학교 ( 이하 본교 라한다 ) 사무관리에관한사항을정함으로써사무의간소화 표준화 과학화및정보화를기하여사무행정의능률을높임을목적으로한다. 제2조 ( 적용범위 ) 1 본교의사무관리에관하여는다른규정에특별한규정이있는경우를제외하고는이규정이정하는바에의한다. 2 비밀문서의작성과처리에관하여는이규정의적용을받는외에별도의내규에의하여처리한다제3조 ( 용어의정의 ) 이규정에서사용하는용어의정의는다음과같다. 1. " 공문서 " 라함은본교각부서내또는부서간이나대외적으로공무상작성또는시행되는문서 ( 도면 사진 디스크 테이프 필름 슬라이드 전자문서등의특수매체기록을포함한다 ) 및각부서에서접수한모든문서를말한다. 2. " 문서부서 " 라함은본교내의공문서의분류 배부 수발업무지원및보존등문서에관한사무를주관하는부서로서, 총무처를말한다. 3. " 처리부서 " 라함은문서수발및사무처리를주관하는부서를말한다. 4. " 정보통신망 " 이라함은전기통신설비를활용하거나전기통신설비와컴퓨터및컴퓨터의이용기술을활용하여정보를수집 가공 저장 검색 송신또는수신하는정보통신체제를말한다. 5. " 전자문서 " 라함은컴퓨터등정보처리능력을가진장치에의하여전자적인형태로작성, 송 수신또는저장된문서를말한다. 6. " 서명 " 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이공문서 ( 전자문서를제외한다 ) 상에자필로자기의성명을다른사람이알아볼수있도록한글로표시하는것을말한다. 7. " 전자서명 " 이라함은기안자 검토자 협조자 결재권자또는발신명의인이전자문서상에이미지형태, 전자적인문자형태로표시하는것을말한다. 8. " 전자문서시스템 " 이라함은문서의기안 검토 협조 결재 등록 시행 분류 편철 보관 보존 이관 접수 배부 공람 검색 활용등문서의모든처리절차가전자적으로처리되는시스템을말한다. 제4조 ( 사무관리의원칙 ) 본교의사무는용이성 정확성 신속성및경제성이확보될수있도록관리하여야한다. 제5조 ( 사무의분장 ) 각부서의장은사무의능률적처리와책임소재의명확을기하기위하여소관사무를단위업무별로분장하되, 소속직원간의업무량이균형되게하여야한다. 제6조 ( 사무의인계 인수 ) 1 본교교직원이인사발령또는사무분장의조정등의사유로사무를인계 인수하는때에는담당사무에관한진행상황 관계문서 자료기타업무와관련되는사항을구체적으로문서로작성하여인계 인수하여야한다. 2 사무를인계 인수하는자는사무인계인수서 ( 별지제7호서식 ) 1부를작성하여처리부서에서보관하게한다. 3 사무를인계 인수할때입회자는인계 인수자의직속상급자가된다. 다만, 인계 인수자가부서장일경우에는하급자가입회자가된다. 4 후임자가정하여지지아니한경우또는기타특별한사유로인해후임자에게사무를인계할수없는경우에는그직무를대리하는자에게소관업무일체를인계하고, 그대리자는후임자가사무를인수할수있게된때에즉시이를인계하여야한다.
제 2 장공문서관리 제 1 절일반사항 제7조 ( 공문서의종류 ) 공문서 ( 이하 " 문서 " 라한다 ) 는다음과같이법규문서, 영달문서, 공고문서, 학적관계문서, 연구문서, 일반문서로나눈다. 1 법규문서 : 법규문서는법령 정관 학칙및본교의제규정등에관한문서를말한다. 2 영달문서는발령, 예규, 지시및일일명령등총장또는상위직부서장이하위직원에대하여일정한사항을명하는문서를말한다. 1. 인사문서 ( 발령문서 ) 란신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직및파면등을통고하는증서및그에관한인사에관계되는모든문서를말한다. 2. 지시란상급기관이하급기관에대하여개별적이고구체적으로발하는명령을말한다. 3. 일일명령은당직 ( 일직, 숙직 ), 출장, 특근및휴가등의일일업무에관한명령을말한다. 4. 예규는행정사무의준칙으로전각호이외의것을말한다. 3 공고문서 : 공고문서라함은공고또는광고등일정한안내사항을교직원, 학생및일반인에게널리알리기위한문서를말한다. 4 학적관계문서 : 학적관계문서란재학생및졸업생의신상기록과학적및성적을기록한문서나입학관계문서를말한다. 5 연구문서 : 연구문서란본교에서행하는각종조사연구및분석의보고내지발표에관한문서를말한다. 6 일반문서 : 일반문서는제2항내지제5항에속하지아니하는문서를말한다. 1. 외부문서 : 본교에서외부로발송되고접수되는문서 2. 내부문서 : 본교내부에서의상하또는횡적부서간의지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고및명령등에관한문서를말한다. 3. 전언통신문 ( 팩스문 ) : 긴급하거나경미한사안의업무를통신망을통하여처리하는문서로서 ( 별지제11호서식 ) 일반문서와동일한성격을갖는다. 4. 기타문서 : 서식이나특수간행물등전각호의문서에해당되지않는문서를말한다. 제8조 ( 문서의성립및효력발생 ) 1 문서는당해문서에대한서명 ( 전자서명 전자이미지서명을포함한다 ) 에의한결재가있음으로써성립한다. 2 문서는수신자에게도달 ( 전자문서는수신자의컴퓨터화일에기록되는것을말한다 ) 됨으로써그효력을발생한다. 제9조 ( 문서의통제 ) 1 문서통제는외부문서는총무처장이, 내부문서는해당부서장이한다. 2 문서에관한통제사무는각부서의장이다음사항을검토하여관리하여야한다. 1. 결재권자의결재여부 2. 타문서와의내용중복또는상충여부 3. 기안문과시행문의대조 4. 전결 대결 후결구분의표시및착오여부 5. 문서번호 보존기간 시행문상의처리담당자기재여부등정형화된문서양식및기재사항의정확및누락여부 6. 첨부물의확인 7. 기타 3 처리부서의장은제2항에의한문서의통제에관한사무를소속직원으로하여금처리할수있다.
제10조 ( 전자문서관리 ) 1 전자문서시스템의운영및관리는총무처의협조를얻어전산과의장이총괄관리한다. 2 전자문서시스템의원활한운영관리를위하여사용자의인적사항, 사진, 전자서명, 날인등의정보를시스템내부적으로관리한다. 3 교직원인사변동이발생하거나, 조직의개폐, 변경이발생한경우그업무의담당자는지체없이전자문서관리자에게통보하여야하며, 전자문서관리자는이를즉시전자문서시스템에반영하여야한다. 4 모든사용자는결재, 검토, 열람또는협조하여야하는전자문서, 초청장, 공지사항등이있는지를수시로확인하고이를처리함으로써신속한처리가이루어지도록하여야한다. 제11조 ( 전자문서의보안 ) 1 전자문서시스템을이용하여전자문서를유통함에있어서위조 변조및훼손방지를위한보안조치를하여야한다. 2 전자문서시스템의원활한운영과사용자보호를위해본교구성원은반드시고유한개인비밀번호를사용하여야한다. 3 사용자는타인으로부터개인정보노출을미연에방지하기위해수시로개인비밀번호를변경하여야하며, 노출된경우에는지체없이개인비밀번호를변경하도록한다. 제 2 절문서의형식 제12조 ( 문서작성의일반원칙 ) 1 문서는쉽고간명하게한글로작성하되, 올바른뜻의전달을위하여필요한경우에는괄호안에한자및기타외국어를넣어쓸수있으며, 특별한사유가있는경우를제외하고는한글맞춤법에따라가로로쓴다. 2 문서에사용하는숫자는특별한사유가있는경우를제외하고는아라비아숫자로한다. 3 문서에사용하는날짜의표기는숫자로하되, 연 월 일의글자는생략하고그자리에온점을찍어표시하며, 시 분의표기는 24시간제에따라숫자로하되, 시 분의글자는생략하고그사이에쌍점을찍어구분한다. 다만, 특별한사유로인하여다른방법으로표시할필요가있는경우에는그러하지아니한다. 4 문서의작성에쓰이는용지의크기는특별한사유가있는경우를제외하고는가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로한다. 5 문서에쓰이는용지의색깔은특별한사유가있는경우를제외하고는흰색으로한다. 6 문서는용지의위로부터 30 밀리미터, 왼쪽부터 20 밀리미터, 오른쪽및아래부터각각 15 밀리미터의여백을두어야한다. 7 문서에쓰이는글자의색깔은검은색또는푸른색으로한다. 다만, 도표의작성이나수정또는주위환기등특별한표시가필요한때에는다른색깔로할수있다. 제13조 ( 문서의수정 ) 1 문서의일부분을삭제하거나수정한때에는원안의글자를알수있도록당해글자의중앙에가로로두선을그어삭제하거나수정을하고서명또는날인하여야한다. 다만, 전자문서를본문의규정에따라수정할수없을경우에는수정한내용대로재작성하여결재를받아시행하되, 수정전의전자문서는기안자 검토자또는결재권자가보존할필요가있다고인정하는경우에는이를보존하여야한다. 2 문서의중요한내용을삭제또는수정한때에는문서의여백에삭제또는수정한자수를표시하고서명또는날인하여야한다. 다만, 시행문을정정한때에는문서의여백에정정한자수를표시하고직인을찍어야한다. 제14조 ( 문서의간인 ) 1 다음각호의 1에해당하는 2장이상으로이루어지는문서는간인을하여야한다. 1. 전후관계를명백히할필요가있는문서 2. 사실또는법률관계의증명에관계되는문서
3. 허가, 인가, 등록, 계약등에관계되는문서 2 전자문서의간인은당해전자문서에면표시또는발급번호기재등으로할수있다. 제15조 ( 면표시 ) 1 문서가두장이상으로이루어진때에는문서의하부중앙에전체면의수와그면의일련번호를붙임표 (-) 로이어기입하여야한다. 2 첨부물의면표시는각첨부물별로따로하되, 전체면의수는생략할수있다. 제16조 ( 문서에대한표시 ) 1 문서에금전, 유가증권, 참고서류, 기타물품이첨부될때에는본문이끝난다음줄에 붙임 의표시를하고, 첨부물의명칭과수량을쓰되, 첨부물이 2가지이상인때에는제18 조의규정에의하여나누어표시하여야한다. 2 문서및유가증권에금액을표시하는때에는제12조제2항에의하여아라비아숫자로쓰되, 숫자다음에괄호를하고한글로기재하여야한다. 제17조 ( 문서의구성 ) 1 기안문및시행문은다음과같이두문 본문및결문으로구성한다. 1. 두문은행정기관명및수신자로한다. 2. 본문은제목 내용및붙임으로한다. 3. 결문은발신명의, 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위또는직급및서명 전자이미지서명을포함한다. 문서발송번호와시행일자, 문서접수번호와접수일자, 본교의우편번호 주소 홈페이지주소 전화번호 모사전송번호, 교직원의공식전자우편주소및공개구분으로한다. 2 제1항제3호의규정에의한문서발송번호및문서접수번호는제31조및제32조의규정에의한등록번호로하며, 두문의수신자란에는수신자명또는수신자기호를쓰고이어서괄호안에업무를처리할보조기관또는보좌기관의직위를쓰되, 보조기관또는보좌기관의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓴다. 3 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우에는두문의수신자란에 " 수신자참조 " 라고쓰고결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. 4 제목은그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고명확하게표시하고, 내용은그문서로써표현하고자하는뜻을쉬운말로간략하게작성하되, 성질을달리하는내용을같은문서로작성하여서는아니된다. 제18조 ( 항목의구분 ) 1 문서의내용은그이상의항목으로구분할필요가있을때에는다음과같이나누어표시한다. 1. 첫째항목의구분은 1, 2, 3, 4, 로나누어표시한다. 2. 둘째항목의구분은가, 나, 다, 라, 로나누어표시한다. 3. 셋째항목의구분은 1), 2), 3), 4), 로나누어표시한다. 4. 넷째항목의구분은가 ), 나 ), 다 ), 라 ), 로나누어표시한다. 5. 다섯째항목의구분은 (1), (2), (3), (4), 로나누어표시한다. 6. 여섯재항목의구분은 ( 가 ), ( 나 ), ( 다 ), ( 라 ), 로나누어표시한다. 7. 일곱째항목의구분은 1, 2, 3, 4, 로나누어표시한다. 8. 여덟째항목의구분은가, 나, 다, 라, 로나누어표시한다. 9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의경우에 하 이상더계속될때에는거, 너, 더, 러로나누어표시한다. 2 규정문서는제1항의규정에불구하고통례에의한다. 제19조 ( 끝표시 ) 1 문서의본문이끝나면한자띄우고 끝 표시를하며, 첨부물이있는때에는붙임의표시문끝에한자띄우고 끝 표시를하여야한다. 2 본문의내용이나붙임의표시문이오른쪽한계선에닿은때에는다음줄의왼쪽기본선에서한자띄우고 끝 표시를하여야한다.
3 연명부등의서식을작성하는때에는기재사항이서식의마지막칸까지작성되는경우에는서식의칸밖의아래왼쪽기본선에서한자를띄운후 끝 표시를하고, 서식의칸중간에서기재사항이끝나는경우에는제1항의규정에의한 끝 표시를하지아니하고기재사항마지막자의다음칸에 이하빈칸 표시를하여야한다. 제20조 ( 발신명의 ) 1 교외로발신하는문서는총장으로함을원칙으로한다. 다만, 총장이지정하는문서는대학원장, 학과장, 처장또는총장이지정하는보조기관자의명의로할수있다. 2 교내각부서간에발송되는문서는각부서장의명의로발신한다. 제21조 ( 직인날인및서명방법 ) 1 임용장, 상장및각종인증서류에속하는문서와대외로발신하는문서 ( 전신에의한발신문서제외 ) 에는직인을날인하며교내각부서상호간에수발되는문서는사인을날인하거나또는서명으로한다. 2 직인을날인하여야할문서로서다수의수신자에게동시에발신또는교부하는문서에는문서부서의동의를얻어직인의인영을인쇄하여사용할수있다. 3 동일한문서를인쇄하여여러기관또는부서에동시에발신하는경미한문서및전자문서에의하여대내에교부하는문서는직인을날인하지아니하고직인생략의표시를기관명아래에찍고시행할수있다. 제 3 절문서의작성 제22조 ( 기안 ) 1 기안은기안지 ( 별지제1호서식 ) 에의하여담당자가하는것을원칙으로한다. 2 기안문에첨부되는계산서, 통계표, 도표및기타작성상의책임을밝힐필요가있다고인정되는첨부물에는그여백에작성자가서명또는날인한다. 제23조 ( 내부문서의기안문및시행문 ) 1 교내부서및기관간의문서는별도의기안문과시행문을사용하지아니하고, 본교전자문서시스템을통한업무연락 ( 별지제2호서식 ) 또는협조전을사용한다. 2 총학생회및기타학생자치기관을대상으로한문서는내부문서로처리한다. 다만, 총장이판단하여중요한사안일경우별도의시행문으로처리할수있다. 제24조 ( 일괄기안 ) 문서의내용이서로관련성이있는문서로서동일한기안용지에일괄하여기안하는것이필요하다고인정되는때에는제1안 제2안등으로구분하여동일한기안용지에기안할수있다. 제25조 ( 관련문서의기안 ) 2 이상의부서장의결재를요하는문서의기안은그문서를직접주관하는부서에서기안하여야한다. 제26조 ( 보고문서의시행 ) 대내문서로서정기보고또는 1회보고로서제출하는계산서, 통계표, 도표등의보고문서는기안을생략하고그내용을관계장부에기입하여처리할수있다. 제27조 ( 장부에의한처리 ) 경미한사항의허가, 인가, 증명서교부기타관례적인사무에관한문서는따로기안하는것을생략하고그내용을관계장부에기입하여처리할수있다. 제28조 ( 검토및협조 ) 1 기안의내용이다른부서또는보조기관에관련되는것일때에는관련부서의협조를얻어기안지의협조자란에서명을받아야한다. 2 협조에있어서동의할수없는경우에는당해문서또는별지에그의견을표시그사유를명시하여의견을표시하여야하며, 동의할수없음을이유로서명을거부하여서는아니된다. 제29조 ( 결재 ) 1 기안한문서는순서에따라총장또는부서장의결재를받아야한다. 2 결재에는완결, 전결, 대결, 후결및후열로한다. 1. 완결은기안자로부터최종결재권자에이르기까지관계자가결재하는것을말한다. 2. 전결은위임전결규정에의하여하위직급자에게결재권을위임하는것을말한다. 3. 대결은결재권자가부재중일때그직무를대행하는자가하는결재를말한다. 다만, 내용이중요한것을후결을받아야한다.
4. 후결은긴급한문서로서최종결재권자의부재중등의사유로즉시결재할수없고그내용이중요하여대결하기어려울때에는후결이라표시하고최종결재권자의직무를대행할수있는자가결재하여우선시행하는것을말한다. 다만, 시행후결재권자의결재를받아야하며, 후결시내용이변경되었을때에는수정된대로효력을가지며수정사항은수신자에게통고되어야한다. 5. 후열은대결한문서중에서내용에따라결재권자의열람이필요할때문서상에결재권자의열람을받는것을말한다. 3 전항제2호및제3호에의하여위임된사항을전결하는경우에는최종결재권자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후서명하여야하며, 위임전결사항을대결하는경우에는최종결재권자의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하여야하며, 위임전결사항이아닌사항을대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하여야한다. 4 상기제2항의전결처리는본교위임전결시행세칙에의한다. 제 4 절문서의발송, 접수및처리 제30조 ( 시행문의작성 ) 결재가끝난문서는시행문 ( 별지제1호서식 ) 에문서번호와직인을날인하여시행한다. 제31조 ( 문서의발송 ) 1 외부문서는문서부서를통해우송함을원칙으로한다. 다만, 업무의성격및기타특별한사정이있는경우에는인편 모사전송 교육부전자문서시스템등의방법으로발송할수있다. 2 문서부서에서는문서발송대장 ( 별지제3호서식 ) 에기재한후시행문을발송하고기안문에붉은색발송인을날인하여해당부서로회송한다. 다만, 제20조 1항에의하여대외문서로발송하는모든시행문은문서발송대장의번호를기재한다. 3 내부문서는해당부서에서본교전자문서시스템으로직접발송하되, 부득이한경우인편및본교우편함을이용하여전달할수있다. 제32조 ( 문서의접수 ) 1 외부문서는문서부서에서접수하여야하며, 접수된문서는문서접수대장 ( 별지제 4호서식 ) 에기재한후문서통제관의확인을받은후처리부서에배부한다. 다만, 긴급을요하는사항에대하여는처리부서의장에게즉시통보하여야한다. 2 접수한문서가 2이상의부서에관련되는때에는가장관계가깊은부서에배부하고, 처리부서에서는당해문서를열람및복사하여관련부서와업무를협조하여야한다. 3 처리부서는접수된문서를문서접수대장 ( 별지제5호서식 ) 에기재한후결재인 ( 별표제1호 ) 을날인하여공람및결재권자의선람을받아야한다. 다만, 중요한내용의문서는공람을거치기전에결재권자의선람을받을수있으며, 필요하다고인정하는때에는그처리담당자를별도로지정할수있다. 4 내부문서는본교전자문서시스템의결재경로지정으로갈음할수있으며, 종이문서의경우에는간이결재인 ( 별표제2호 ) 을사용하여결재를받는다. 제33조 ( 문서의반송및재배부 ) 1 문서통제관은접수한문서에형식상의흠이있는경우에는그뜻을기재하여발송기관에반송할수있다. 2 처리부서는그소관에속하지아니하는문서를문서부서로부터인계받았거나직접접수하였을경우에는지체없이반송하여야하며, 문서부서는당해문서를즉시재배부하여야한다. 제34조 ( 문서의열람 ) 1 교내의각부서는다른부서가업무를수행하기위하여당해문서에서보존하고있는문서의열람을요청하는때에는특별한사유가있는경우를제외하고는열람하게하여야한다. 2 교외의일반인이각부서에서보존하고있는문서의열람을요청하는때에는정부의정보공개제도에의하여처리하여야한다.
제 5 절문서분류및보존 제35조 ( 문서의정리 ) 문서정리방법은문서상자및개별홀더를이용하는박스 (BOX) 식파일링 (FILING) 을기본으로한다. 제36조 ( 문서분류체계 ) 문서분류체계는행정단위의업무내용과흐름을중심으로한업무기능분류방식으로서 1차분류, 2차분류, 3차분류의 3단계로분류한다. 1. 1차분류 ( 대분류 ) : 문서분류의주류항목으로서유사 유관한행정기능을분야별로구분 2. 2차분류 ( 중분류 ) : 1차분류한행정기능을그하위기능별로분류하는중분류로서부서별독립업무수준에따라구분 3. 3차분류 ( 소분류 ) : 2차분류에속하는사무를그하위기능별로분류하는소분류로서부서별세부업무수준에따라구분제37조 ( 문서의분류및편철 ) 1 모든문서는문서의향후활용에기준을두고이를고려하여분류및편철하여야한다. 1. 사안별분류 : 발생 경과 완결의관계로연결되는하나의사안단위 2. 주제별분류 : 같은주제 내용으로연결되는하나의업무단위 3. 기타편철단위로적합한업무단위 2 문서철은 100~150매로얇게하되분량이많을경우에는 2권이상으로분철가능하다. 3 발생일자순으로문건의순서를편철하되, 색인목록을작성하여야한다. 4 문서철명은내용을파악할수있도록명확하고구체적으로설정하여야하며, 2항과같이동일한문서철명으로다량발생한문서철은철명에부제를표기하여야한다. 제38조 ( 문서의분류번호 ) 문서의기능별분류번호는별도로정한다. 제39조 ( 문서의보존기간책정기준 ) 문서의보존기간을책정하는기준은다음각호와같다 1. 영구가. 교무위원회의심의또는사정을거치는중요사항에관한문서중영구적으로보존할필요가있는문서나. 대규모예산이투입되는사업의기본계획에관한문서및도면과그에대한추진실적및보고서다. 특별한기념행사에관한문서라. 학칙및규정 ( 세칙및내규포함 ) 중원본문서마. 학교운영에관한중요회의록바. 학적부사. 법무, 노사관계, 재정에관한중요서류 2. 준영구가. 교직원인사기록등의중요서류나. 재해관련중요서류 3. 20년가. 역사적으로활용가치가높은분야별주요통계나. 퇴직금관련중요서류다. 문서보관, 보존, 폐기문서목록라. 환지관련문서 4. 10년가. 일반정책에관한계획 조사 연구및보고문서
나. 기타학사및행정업무의참고또는사실의증명등을위하여 5년초과 10년이하의기간동안보존할필요가있는문서 5. 5년가. 예산 결산및회계관계증빙문서나. 각종감사관계문서다. 각종증명서발급관계문서라. 기타학사및행정업무의참고또는사실의증명등을위하여 3년초과 5년이하의기간동안보존할필요가있는문서 6. 3년가. 단기적업무계획관계문서나. 기타학사및행정업무의참고또는사실의증명등을위하여 1년초과3년이하의기간동안보존할필요가있는문서 7. 1년가. 부서내단순업무에관한문서나. 부서간의단순한자료요구 업무연락 통보 조회등에관한문서다. 기타 2년이상보존할필요가없는단순 경미한내용의문서라. 문서사본및회람등당해연도말폐기처분하여도관계없는내용의문서제40조 ( 문서의종류별보존기간 ) 제38조의규정에의한문서의종류별보존기간은별도로정한다. 제41조 ( 문서의보존기간변경 ) 1 처리부서의장은다음각호의 1에해당하는사유가있는때에는그부서에서보존하고있는개별문서또는단위문서철의보존기간을연장또는단축할수있다. 다만, 문서의보존기간을 10년이하에서영구또는 20년이상으로연장하거나, 영구또는 20년이상의문서를그이하로단축하고자하는때에는문서부서의장과사전에협의하여야한다. 1. 정책또는사업이변경되거나수정되어관련문서의보존기간을연장또는단축할필요가있는경우 2. 각종감사또는소송과관련되어그종료시까지문서의보존기간을연장할필요가있는경우 3. 주기적인재처분또는계약의갱신등으로사실상의효력및이해관계가계속존속될것으로예상되는경우 4. 문서의내용이경미하여그보존기간을단축할필요가있거나보존할필요가없는경우 5. 그밖의사유로문서의보존기간을연장또는단축할필요가있는경우 2 제1항의규정에의하여보존기간을변경한경우에는당해문서및보존문서기록대장에그변경내용을기록 정리하여야한다. 제42조 ( 문서의보관 보존 ) 1 문서는서류함에보관 보존하여야한다. 다만, 문서부서에서보존하는문서는자료관 ( 문서보관소 ) 을설치하여보존하여야한다. 2 문서는특별한사유가있는경우를제외하고는생산부서 보존기간 생산연도및분류번호별로보존하여야하며, 보존하고있는문서의현황을파악하기위하여문서부서 처리부서 ( 해당부서 ) 에보유문서리스트 ( 별지제8호서식 ) 를각각작성 비치하되, 보존기간별로구분하여작성하여야한다. 3 문서부서및처리부서의장은연 1회이상보존문서와보유문서리스트를대조하여보존상태를확인하여야하며, 보존문서의변질 충해 화재 도난등의방지를위하여적절한온 습도의유지, 소독실시, 소화기및방범시설의설치등필요한조치를강구하여야한다. 4 보존년한은처리부서의 보관기간 과문서부서로이관하여자료관 ( 문서보관소 ) 에관리를위임하는 보존기간 으로구분하여표기하여야한다. 다만, 처리부서의보관기간은 2년을원칙으로한다. 5 처리부서에서계속활용할필요가있는문서는문서부서와협의하여당해처리부서에서계속보관할수있다.
6 기록물중에서정부공공기관의기록물관리에관한법률에의하여정부기록보존소에서지정한기록물은정부에서관리하는전문관리기관으로이관하여보존관리하여야한다. 제43조 ( 전자문서의보관 보존 ) 1 전자문서는컴퓨터파일이나출력물로보존한다. 2 전자문서를보존 관리함에있어서분실 도난 유출 변조 멸실또는훼손되지아니하도록적절한보안장치를하여야한다. 제44조 ( 보존문서의이관 폐기 ) 1 보관기간이종료되어처리부서에서문서를이관하고자할경우에는문서부서에서정한절차에따라이관및폐기하여야한다. 2 보존문서를인계또는이관하는때에는이관문서인계인수서 ( 별지제9호서식 ) 2부를작성하여 1부는처리부서에서보관하고 1부는이관되는문서와함께문서부서로이관하여야한다. 제45조 ( 문서의정리 ) 처리부서의장은매년 1회이상문서정리기간을정하여당해부서에서보존하고있는문서를정리하여야한다. 제46조 ( 문서의대여및열람 ) 1 보존하고있는문서의대여및열람을요청하는때에는특별한사유가있는경우를제외하고는이에응하여야한다. 2 문서를대여및열람하는때에는보유문서대출기록부 ( 별지제10호서식 ) 에대출사항을기록 유지하여야한다. 제46조의 2( 회의록작성 보존 ) 1 대학내모든위원회또는주요정책결정을위한회의시반드시회의록을작성 보존하여야한다. 2 회의록에는회의명, 일시및장소, 참석위원의수및성명, 회의내용및결정사항등을기재하고, 간사및위원장의서명을필하여야하며, 주요회의에대하여는위원전원의서명및총장열람을필하여야한다. [ 본조신설 2018. 7. 19] 제 3 장직인관리 제47조 ( 직인의종류 ) 1 직인의종류는다음각호와같다. 1. 총장의인 2. 교무위원급기관장의인 3. 부속기관장및부설연구기관장의인 4. 기타총장이필요하다고인정하는직인의인. 2 직인을관수하는부서는필요에따라계인을각인하여사용할수있다. 제48조 ( 특수직인 ) 1 민원업무등특수업무를처리하기위하여특별히필요한경우에는총장의승인을얻어별도의직인을제작하여사용할수있다. 2 전자문서에는전자직인을제작하여사용할수있다. 다만, 전자직인의입력및관리는전산과에서한다. 제49조 ( 찍는위치 ) 직인은그기관또는직위의명칭의끝자가인영의가운데오도록찍는다. 제50조 ( 인영의색깔 ) 직인인영의색깔은빨간색으로한다. 다만, 전자문서를출력하여시행하거나모사전송기를통하여문서를접수하는경우에는직인인영의색깔은검정색으로할수있다. 제51조 ( 인영의내용 ) 1 직인의인영은직위의명칭에 인 또는 의인 자를붙인다. 2 제48조제1항에의한특수직인은그직인의하단부에폭 5밀리미터의여백을두고선을표기한후그여백에특수업무집행목적에한하여사용하는것임을명시하여새긴다. 제52조 ( 재료 글체및규격 ) 1 직인은쉽게부식되거나마멸되지않는흑색의재료를사용하여각인한다. 2 직인의글체는전서체로가로로새기고, 그형태와규격은정사각형으로다음각호의 1과같다. 1. 총장의인 : 일변의길이가 30밀리미터
2. 교무위원급처 ( 실 ) 장및대학 ( 원 ) 장, 부속기관장및부설연구기관장의인 : 27밀리미터 3 계인은타원형으로하되, 길이 50밀리미터, 폭 15밀리미터로하며자체는한글전서체로하고세로로쓴다. 제53조 ( 직인의등록및개폐 ) 1 학교직인은교육부에등록하여인가받은후사용한다. 2 직인의신규제작, 개인, 폐기및이의등록, 교부업무는문서부서에서관장한다. 3 직인의제작및개인을필요로하는부서에서는그사유를상세히기록하여총장의승인을얻어, 직인을각인하여제작사유와연 월 일등을직인등록대장 ( 별지제12호서식 ) 에기재하고인영을등록한후이를교부받아야한다. 4 폐기직인은문서부서장에게반납하여야하며, 반납된폐기직인은직인등록대장을정리한후이를보존또는소각한다. 5 전자직인을재등록한경우에는직인등록대장에기재한후사용중인전자직인을즉시삭제하고, 재등록한직인을전자입력하여사용하여야한다. 제54조 ( 직인의관수 ) 1 직인의관수책임자는다음과같다. 1. 총장의인 : 문서부서의장 2. 교무위원급기관장의인 : 해당부서의과 ( 계 ) 장 2 상기 1항의책임자는부서담당직원으로하여금관리를위임할수있다. 제55조 ( 직인의사용 ) 1 직인은소정의결재과정과문서통제가끝난문서에한하여날인하여야한다. 2 직인관수책임자는직인사용대장 ( 별지제6호서식 ) 에날인할문서의관계사항을기입하여야한다. 다만, 문서발송대장에기록한것은이에갈음할수있다. 3 제21조제2항에의해직인의인영을인쇄하여사용할경우에는업무수행에지장이없는경우에한하여문서의크기나용도에따라인영의크기를적절하게축소인쇄하여사용할수있다. 다만, 문서에복수부서장직인의인영을인쇄하여사용할경우에는상위자의직인이하위자의직인보다크도록조정하여야한다. 제56조 ( 직인의사용 ) 1 직인을분실하거나도난당하였을때에직인관수책임자는지체없이필요한조치를취하고즉시그전말을문서부서의장에게보고하여야한다. 2 전항의사고로인하여개인되는직인은본규정제52조제2항에따라처리하되, 그서체를달리할수있다. 제 4 장협조사무및업무편람 제57조 ( 부서간업무협조 ) 1 각부서가다음각호의 1에해당하는업무를행하고자할때에는당해업무의기획 확정 공표또는시행전에관계부서의업무협조를받아야한다. 1. 2개이상의부서가공동으로행하는것이필요한업무 2. 다른부서의행정지원을필요로하는업무 3. 다른부서또는상급부서의인가 승인등을거쳐야하는업무 2 업무협조를요청함에있어서는그취지와추진계획및파급효과등당해업무협조사안에대한이해를도울수있는관계자료를함께첨부하여야한다. 제58조 ( 업무협조의방법 ) 업무협조는다음의방법에의한다. 1. 문서에의한협조 2. 회의등에의한협조 3. 공동작업반편성등에의한협조 4. 전화등에의한협조
제59조 ( 업무편람의작성 활용 ) 해당부서가상당기간에걸쳐반복적으로행하는업무에대하여는그업무의처리가표준화 전문화될수있도록편람을작성하여활용함을원칙으로한다. 제60조 ( 업무편람의종류 ) 업무편람은다음과같이행정편람과직무편람으로구분한다. 1. 행정편람은사무처리절차및기준과장비운영방법, 기타일상적근무규칙등에관하여각업무담당자에필요한지침 기준또는지식을제공하는업무지도서또는업무참고서를말한다. 2. 직무편람은부서별또는개인별로그소관업무에대한업무계획 관련업무현황 기타참고자료등을체계적으로정리하여활용하는업무현황철또는업무참고철을말한다. 제 5 장사무자동화및사무환경 제61조 ( 사무자동화 ) 해당부서의장은사무업무를효율적으로수행하기위하여사무의자동화를위해노력하여야한다. 제62조 ( 사무환경의관리 ) 해당부서의장은사무환경을사무능률의향상및교직원의건강보호를기할수있도록조성 관리하여야한다. 제 6 장보 칙 제63조 ( 사무관리감사 ) 문서부서의장은필요하다고인정하는때에는총장의명을받아각부서에대한사무관리감사를실시할수있다. 제64조 ( 문서미등록자등에대한조치 ) 총장은다음각호의 1에해당하는교직원에대하여는그에상응하는조치를하여야한다. 1. 결재가끝난문서를등록하지아니한자 2. 본교위임전결시행세칙으로정한결재권자를상향또는하향조정하여기간 검토및결재를한자 3. 직인을부당하게사용한자 4. 보고지연의책임이있는자 5. 업무협조지연의책임이있는자제65조 ( 기타사항 ) 그외에이규정의시행에필요한사항은따로정하도록한다. 제66조 ( 준용 ) 이규정에명시되지아니한사항은정부의사무관리규정및공공기관의기록물관리에관한법률에준하여처리한다. 부 칙 1 ( 시행일 ) 이규정은 2005년 3월 2일부터시행한다. 2 ( 경과조치 ) 정부기준의전자문서시스템및정보시스템에의한사무행정과문서보존은관련시스템구축이완료될때까지제한적으로시행한다. 3 ( 규정의개폐 ) 본규정은기획위원회의심의와총장의결재로개폐될수있다. 4 ( 폐지 ) 상기규정이시행이후에는구처무규정및전자문서관리지침은폐지한다.
부 칙 1 ( 시행일 ) 이개정지침은 2018 년 7 월 19 일부터시행한다.
별지제 1 호서식 ( 용지규격 210mm 297mm) 백년을준비한대학, 천년을선도할대학 서울신학대학교 수신자 ( ) ( 경유 ) 제목 처리요령 ( 이란은서식에포함하지아니함 ) 1. 수신자 ( ) : 수신자명또는수신자기호를먼저쓰고, 이어서괄호안에는처리할자 ( 보조기관또는보좌기관을말한다 ) 의직위를쓰되, 처리할자의직위가분명하지아니한경우에는 업무담당과장등으로쓰며, 수신자가많아본문의내용을기재할란이줄어들어본문의내용을첫장에서파악하기곤란한경우는두문의수신자란에 수신자참조 라고쓰고, 결문의발신명의밑의왼쪽기본선에맞추어수신자란을설치하여수신자명또는수신자기호를표시한다. 2. ( 경유 ) : 경유문서인경우에 ( 경유 ) 란에 이문서는경유기관의장은 ( 또는제 1 차경유기관의장은, 제 2 차경유기관의장은 ) 이고, 최종수신기관의장은 입니다. 라고표시하고, 경유기관의장은제목란에 경유문서의이송 이라고표시하여순차적으로이송하여야한다. 3. 제목 : 그문서의내용을쉽게알수있도록간단하고, 명확하게기재한다. 4. 기안자 검토자 협조자 결재권자의직위 / 직급 : 직위가있는경우에는직위를온전하게쓰고, 직위가없는경우에는직급을온전하게쓴다. 5. 시행문서발송대장 - 일련번호 ( 시행일자 ) 접수문서접수대장 - 일련번호 ( 접수일자 ) : 문서부서 ( 총무처 ) 에서관리하는문서발송대장및문서접수대장의일련번호를기재한다. 시행일자와접수일자란에는연월일을각각온점 (.) 을찍어숫자로기재한다. 6. 교직원의공식전자우편주소 : 학교에서교직원에게부여한전자우편주소를기재한다. 7. 공개구분 : 공개 비공개로구분하여표시한다. 8. 직인생략등표시 : 문서하단부의 서울신학대학총장 오른쪽에직인생략을표시한다. 기안자 검토자및결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 기안자 검토자및결재권자 의용어는표시하지아니하고, 기안자 검토자및결재권자의직위 / 직급을쓰고서명한다. 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 : 협조자 의용어를표시한다음, 이어서직위 / 직급을쓰고서명한다. 전결 대결및서명표시위치 : 사무관리규정제 27 조에의하여위임전결사항을대결하는경우에는행정기관의장의결재란을설치하지아니하고전결하는자의서명란에 전결 표시를한후대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명하며, 위임전결사항이아닌사항을대결한경우에는해당부서의장의결재란을설치하지아니하고대결하는자의서명란에 대결 표시를하고서명한다. 서울신학대학교총장 기안자 ( 직위 / 직급 ) 서명 검토자 ( 직위 / 직급 ) 서명 결재권자 ( 직위 / 직급 ) 서명 협조자 ( 직위 / 직급 ) 서명 시행서울신학대학교-일련번호 ( 시행일자 ) 접수문서접수대장-일련번호 ( 접수일자 ) 422-742 경기도부천시소사구소사본2동 101 / www.stu.ac.kr 전화 (032)340-9114 전송 (032)349-9400 / @stu.ac.kr / 공개구분
[ 별지제 2 호서식 업무연락 ( 협조전 ) 결 재 담당 처장 수 신 담당 처장 수신 : 학내결재 년 월 일 참조 : 제목 : ( 내용기재 ) 처장 ( 직인생략 ) [ 별지제 3 호서식 문서발송대장 ( 총무처용 ) 번호발송일자수신처제목 결재자 ( 문서부서 ) 배부 ( 처리부서 ) 담당과장처장주무처인수일인수자 [ 별지제 4 호서식 문서접수대장 ( 총무처용 ) 번호접수일자문서번호제목 결재자 ( 문서부서 ) 배부 ( 처리부서 ) 담당과장처장시행처인수일인수자
[ 별지제 5 호서식 문서접수대장 ( 처리부서용 ) 번호접수일자 문서번호배부제목접수자대내번호대외번호담당과장처장 비 고 1. 대내번호 : 주무부서 ( 총무처 ) 접수번호기재 2. 대외번호 : 문서고유번호기재 ( 예, 교육부총무 87100-001) [ 별지제 6 호서식 직인사용대장 번호 사용일자내용수신처 ( 수신인 ) 직인도수 취급자확인자주무부서수령인비고
[ 별지제 7 호서식 < 겉표지 > 사무인계인수서 ( 담당업무명 ) 인계자 : ( 인 ) 인수자 : ( 인 ) 입회자 : ( 인 ) 년월일 ( 부서명 ) 글자모양및크기 제목 : 신명조체 36point 인계자, 인수자, 입회자, 일자 : 신명조체 20point 부서명 : 신명조체 25point 본문내용 1. 업무현황가. 담당사무나. 주요업무계획및진행사항다. 현안사항및문제점라. 주요미결사항 2. 관련문서현황 3. 주요물품및예산인계 인수가필요한사항 4. 기타참고사항 동본문서식은예시이므로부서의설정및인계 인수사항에따라조정할수있다.
[ 별지제 8 호서식 보유문서리스트 파일코드 시작년도 종결년도화일명사무실보관 자료관보존 화일위치 파일형태 문서비밀 담당자비고 [ 별지제 9 호서식 이관문서인계인수서 부업무와관련된이관문서를붙임과같이인계인수합니다. 붙임 : 문서목록표 1 부. 인계인수일 : 년월일 인계부서 : 담당자 ( 인 ) 확인자 ( 인 ) 인수부서 : 담당자 ( 인 ) 확인자 ( 인 ) [ 별지제 10 호서식 보유문서대출기록부 일련번호 대여일자 ( 대출기간 ) 생산 연도 문서철 파일 위치 대출받는자반납대출사유화일명소속성명일자확인
[ 별지제 11 호서식 서울신학대학교 422-742 경기도부천시소사구소사본 2 동 101 TEL : (032)340-9114 FAX : (032)349-9400 팩시밀리발송서 수 신 : FAX번호 : 발신자 : 발신일 : 참 조 : 총매수 : 제 목 :
[ 별지제 12 호서식 직인등록대장 관인명 종류 직인 특수관인관리부서 ( 인영 ) 등록일년월일 새긴날년월일 교부 재교부직인 새긴사람 주소 : 성명 : 주민등록번호 : 최초사용일년월일 재 료 교부사유 공고일 년월일 ( 제호 ) 비 고 ( 인영 ) 등록일 년 월 일 폐기일 ( 분실일 ) 년 월 일 폐기직인 폐기사유 마멸 분실 기타 ( ) 폐기방법 마멸 분실 기타 ( ) 폐기자 소속 : 직급 : 성명 : 공고일 년월일 ( 제호 ) 비 고 비고란은관련문서의문서번호및시행일자등참고사항을기록한다.
[ 별표제 1 호 선람 접 수 일자시간 번호 처리과 담당자 심사자... ( : ) 지시 결재 공람 심사자 [ 별표제 2 호 결 담당주임계장과장처장 재