콜센터운영수준진단프로그램을 통한콜센터운영성과관리 한국콜센터산업정보연구소 박득
Contents 1. 콜센터운영수준진단프로그램개발배경및목적 2. 운영수준평가모형개발참고모형 3. 콜센터운영수준진단모형개요 4. 성과현황 생산성지표 5. 운영과정평가체계 6. 콜센터운영수준진단프로세스 7. 기대 Report 및 Benefit 8. 예시 - 은행권운영수준진단결과
1. 콜센터운영수준진단프로그램개발배경및목적 콜센터운영수준품질에대한측정기준의표준화 콜센터의운영수준을비교, 평가하여실질적인개선안도출 콜센터경쟁우위를확보하고유지하기위한최적의프로세스를파악하고분석 자기진단및지속적인개선기회제공 서비스제공비용절감및서비스품질향상 고객만족도제고 수익증대 Slide 3
1. 콜센터운영수준진단프로그램개발배경및목적 정부측면 - 업종 / 규모별콜센터운영수준을파악 - 성공적인콜센터추진을위한가이드라인을제시 - 이를기반으로효율적인지원정책을수립 개별기업측면 - 자신의콜센터현수준을세밀하고다각적인평가를통해파악 -강 약점을분석할수있는객관적인분석기회를제공 -이를통해개선점을도출 산업전체측면 - 우수기업의선발또는시상과인증등을통해우수콜센터발굴및확산을도모 - 기업들간의비교를통해전체콜센터의운영수준향상을위한동기부여 Slide 4
2. 운영수준진단모형개발참고모형 운영수준진단모형을개발하기위해참조한기존연구모형들은다음과같다. 구분 개요 장점 단점 COPC 콜센터아웃소싱기업의품질수준을평가하기위해만든모형 4 개의 Dimension, 32 개의평가 Item 있음 - Leadership & Planning, Process, People, Performance measurement 콜센터뿐아니라고객접점을이루는모든채널, 부서에대한평가모형으로사용됨 양적인성과지표뿐아니라경영체계나운영프로세스를측정함 평가측정프로세스와과정이잘정의됨 콜센터뿐아니라일반고객접점에도적용되도록만들어져서콜센터에특화된평가항목으로정의되지못함 객관적지표부분의평가가단지하나의조사 Item 으로포함됨 Pirdue CCDQ 미국퍼듀대학교의콜센터벤치마킹모형에기반한콜센터운영평가모형 효율성과효과성측면에서의콜센터운영지표들을측정하여타콜센터와비교할수있게함으로써자사콜센터의운영수준을평가해볼수있게함. 양적인성과지표위주로조사되므로객관적이고직관적임 비교대상이되는타사자료가축적되어있음 콜센터의성과지표는절대적으로우수하다고할수없는부분이많이있음. 콜센터의운영 Process 나과정에대한평가가안됨 Slide 5
2. 운영수준진단모형개발참고모형 운영수준진단모형을개발하기위해참조한기존연구모형들은다음과같다. 구분 개요 장점 단점 전남대 CS 센터 퍼듀대모형을기초로하여한국적상황에맞는조사항목추가. 특히교육, QA, 채용분야의프로세스를묻는질문이많이추가됨 콜센터전반에대한정보파악을위헤현황파악을위한질문항목이많이들어감 한국콜센터의현황파악에유용함 양적인평가뿐아니라프로세스과정에대한평가도가능함 현황파악을위한질문이많아서순수운영평가목적으로는질문이많음 안톤컨설팅자료 안톤컨설팅이보유한콜센터운영수준진단방법론으로콜센터운영을전략, 프로세스, 조직 / 인사, 시스템의 4 분야로나누어서각분야별로운영수준을 5 단계로측정함 운영지표에의한평가보다는운영과정을평가하는데초점을둠 과정위주의운영수준평가를체계적으로할수있도록모형과방법론이정리됨 실제평가를하는데도움이될 Maturity Profile 이나질문서가있음 지표는측정안함. 운영수준단계 (maturity profile) 를정의하는것과각센터의수준을평가하는과정이평가자의판단이많이개입됨 Slide 6
3. 콜센터운영수준진단모형개요 본연구소에서운영수준진단에사용될모형 모형의목적 : ( 민간부문 ) 콜센터운영수준을평가. 콜센터운영의다양한측면을체계적으로평가할수있아야함 모형의특징 : COPC나컨설팅자료에서처럼콜센터운영의과정평가와함께벤치마크포탈의수치에의한평가를혼합하여구성 운영현황 운영성과현황 운영과정평가 - 업종, 규모 - 상담원수 - 연계콜센터수 - 담당업무 - 지원채널 - 콜종류, 운영연도 - 상담원업무 - 운영비용 - 인적자원관리 - 프로세스 - 아웃소싱 - 시설 / 설비 생산성 품질 만족도지표 전략지표 프로세스 / 운영관리 전략 / 중점분야 인프라 인력 / 조직운영 Slide 7
4. 운영성과현황 - 인바운드생산성지표 80% 의콜을몇초만에받는지 평균통화시간 ( 분 ] 평균포기호 (%) 최초콜처리율 (%) 상담원착석율 (%) 스케쥴준수율 (%) 1콜당비용 ($) 평균인입콜 (8시간근무기준, 한상담원당 ) E-Mail 인입건수 ( 일일 ) E-Mail 건당처리시간 ( 분 ) 평균응대속도 ( 초 ] 평균후처리시간 ( 분 ) 평균대기호 ( 초 ] 불통률 (%) 평균포기전시간 ( 초 ) 출근율 (%) Sales 성사콜당평균판매금액 ($) IVR / 음성인식처리율 (Self-service 율 ) E-Mail 평균응답시간 (Response Time) Web page 방문자수, Page View( 일일 ) Slide 8
4. 운영성과현황 - 아웃바운드생산성지표 1콜당비용 판매건당비용 시간당판매건수 평균판매금액 전체아웃바운드콜중판매성공콜비율 (Conversion Rate) 시간당통화성공건수 ( 사람과통화한건수 ) 연간 1인당평균판매수입 채권회수업무의경우상담원당일일회수액 Sales의경우상담원당일일판매액 Slide 9
4. 운영성과현황 품질 / 전략 / 만족도지표 인바운드상담중 Up/Cross-selling 유무 총인바운드콜대비Up/Cross-selling 시도건비율 Up/Cross-selling 시도건수대비성공률 Up/Cross-selling 건당판매액 평균데이터입력에러율 (1,000콜당) 첫콜에의한해결비율 상담원과통화에의한컴플레인콜의비율 E-Mail 문의의동일내용에대한평균문의횟수 정기적고객만족도조사실시여부 고객만족도조사에의한만족도점수 (100점만점기준 ) 고객만족도조사시만점 ( 매우만족 ) 을주는비율 정기적상담원만족도조사실시여부 최근실시된상담원만족도조사에의한만족도점수 (100점만점기준) Slide 10
5. 운영과정평가체계 콜센터운영과정평가체계 전략 / 중점분야프로세스 / 운영관리인력 / 조직운영인프라 전략일치성 프로세스정의 조직구조 콜장비 상품 / 서비스세분화 고객세분화 프로세스통합품질관리 CRM 운영성과관리 교육 인사관리 ( 채용및경력관리 ) 상담 Application 콜센터관리용시스템및기타시스템 IT 및통신망관리체계 채널통합전략 인력계획 급여보상 Maintenance 경영분석 보안및 Recovery 커뮤니케이션 / 팀웍 설비 Slide 11
5. 운영과정평가체계 항목내용 전략 / 중점 분야 전략일치성 상품 / 서비스세분화 고객세분화 채널통합전략 - 콜센터비젼이명확히정립되어있는지 - 콜센터의년간운영계획이수립되어있는지 - 전사전략과콜센터운영전략이연계되어설정되어있는지 - 콜센터에서다루는상품이나서비스가전사마케팅전략에부응하여차별적으로구성되어있는지 - 상품및서비스종류별응대전략이있는지 - 고객분류전략이있는지 -고객군별로차별화된콜센터응대전략이수립되어있는지 - 콜센터시스템이고객세분화및차별적응대를지원하는지 - 다양한고객접촉채널을제공하는지 - 각채널별역할과타겟고객 / 타겟서비스가구분되는지 - 각채널별연계전략이수립되어있고실제활용되는지 - 전화번호관리전략은수립되어있는지 - 고객군별 / 지역별Routing 전략은수립되어있는지 - 콜분배순서, Overflow 전략은수립되어있는지 Slide 12
5. 운영과정평가체계 전략 / 중점분야프로세스 / 운영관리 항목내용 경영분석 프로세스정의 - 센터활동을경영성과로연결시켜측정하기위한모형이나지표가있는지 - 콜센터활동의결과로나타나는경영성과 (EX: 고객의유지 / 이탈정도 ) 를관리자가파악하고있는지 - 콜당비용을측정하고이를의사결정에반영하는지 - 콜센터전체비용을측정하고관리하는지 - 주요운영지표를최고경영진에게주기적으로보고하는체계를갖추었는지 - 콜센터주요업무프로세스가구분되어정의되고, 각프로세스의흐름및절차가정의되어있는지 - 각프로세스의절차에대해콜센터근무자들이모두알고있고실제적으로활용하고있는지 - 주기적으로프로세스를개선하고갱신되는지 - 프로세스를준수하는지를 Check 하고평가하는체계가있는지 프로세스통합 - 콜센터와관계되는타부서와의업무프로세스와의 연계가정의되어 있는지 - 업무별로콜센터와타부서간역할과책임이정의되어있는지 Slide 13
5. 운영과정평가체계 프로세스 / 운영관리 항목내용품질관리 - 콜센터서비스에대한고객만족도에대한조사를얼마나자주하고그결과를내부운영방향개선에반영하는정도 - 상담원만족도에대한조사를얼마나자주하고그결과를내부운영방향개선에반영하는정도 - QA 평가지표가정의되어있고적절한수의콜에대해평가및코칭이이루어지는지 - 고객의소리 (VOC) 를수집하고이를개선활동에반영하기위한절차가수립되어있고지켜지는지 - 고객불만에대한처리절차가정의되고지켜지는지 - 불만고객에대한 Recovery 전략이있는지 - 품질관련지표가콜센터의주요경영지표로포함되어중점관리되는지 CRM - 콜센터에서고객정보관리, Update 하는지 - Cross/Up Selling 활동하는지 - Happy Call, Event Call 하는지 - Inbound Selling 하는지 Slide 14
5. 운영과정평가체계 항목내용 운영성과관리 - 콜센터의주요운영지표 (KPI) 가다양한측면 ( 정성적, 정량적 ) 을반 영하여정의되고측정되는지 - 측정된운영지표결과의보고체계가갖추어져있는지 - 운영지표측정결과에따른운영개선안수립이이루어지는지 프로세스 / 운영관리 인력계획 - 콜로드를예측하기위한 Forecasting Process 가있는지 - 상담원 Scheduling 을위한장기, 단기계획이체계적으로이루어지는지 - 인력계획을위한시스템활용이이루어지는지 보안및 Recovery - 정보보안을위한규정이수립되고활동이이루어지는지 - 사용자별정보접근권한이관리되는지 - Virus, Hacking 에대한대비가있는지 - 시스템 Down 시비상대응절차가정의되어있는지 Slide 15
5. 운영과정평가체계 항목내용조직구조 - 전체조직구성이체계적인지 - 상담원과슈퍼바이저, 관리자의인원비율이적절한지 - Staff 역할이부여된조직 / 인원이있는지 - 각업무별 Role & Responsibility가정의되고지켜지는지 - 보고및관리체계가잘정비되어있는지 인력 / 조직 운영 교육 - 업무별, 경력별교육프로그램이정의되어있는지 - 교육프로그램이업무와시스템, 고객응대의각요소를고루반영하도록구성되어있는지 - 실제교육이계획대로추진되는지 - 교육결과가평가되고 Feedback 되는지 - 교육을위한사내강사양성또는외부교육기관과의연계가체계적으로되어있는지 - 효과적인교육을위한시스템활용여부 Slide 16
5. 운영과정평가체계 항목내용 인력 / 조직 운영 인사관리 ( 채용및경력관리 ) 급여보상 - 채용계획및실행이체계적으로진행되는지 - 상담원경력관리프로그램이정의되어있는지 - 상담원의 Skill 이구분되어정의되고관리되는지 - 상담원의평가체계가정립되어있고잘지켜지는지 - 상담원의능력향상을위한코칭체계가잘정립되는지 - 퇴직자관리가이루어지는지 - 파트타임, 파견직, 아웃소싱활용전략이수립되어있는지 - 상담원급여및보상체계가상담원의 Skill, 경력및능력을반영도록구성되어있는지 - 보상의기준이명확하고상담원들이모두잘알고있는지 - 보상의기준이콜센터핵심운영지표 (KPI) 와연계되어설정되어있는지 - 급여보상수준이경쟁사에비해적절한지를평가하고개선하는과정이있는지 - 생산성향상을위한프로모션이실시되는지 Slide 17
5. 운영과정평가체계 항목내용 인력 / 조직 운영 인프라 인사관리 ( 채용및경력관리 ) 커뮤니케이션 / 팀웍 콜장비 - 채용계획및실행이체계적으로진행되는지 - 상담원경력관리프로그램이정의되어있는지 - 상담원의 Skill 이구분되어정의되고관리되는지 - 상담원의평가체계가정립되어있고잘지켜지는지 - 상담원의능력향상을위한코칭체계가잘정립되는지 - 퇴직자관리가이루어지는지 - 파트타임, 파견직, 아웃소싱활용전략이수립되어있는지 - 콜센터내정보전달속도 ( 지시하달속도 ) 와전달방법이우수한지 ( 게시판, 이메일, 그룹웨어, 메신저등 ) - 조회, 석회, 회식등팀웍형성을위한활동이이루어지는지 - 팀활동을평가하기위한관리지표가정의되어있고활용되는지 - ACD 사용유무 - IVR 활용전략유무 - CTI 활용정도 ( 기능활용정도 ) / 리포팅기능정도 - Outbound Dialer 활용유무 ( 아웃바운드필요한경우 ) - 고객및통화목적인식방법 (ANI, DNIS, IVR 등 ) Slide 18
5. 운영과정평가체계 항목내용 인프라 상담 Application 콜센터관리용시스템및기타시스템 - 콜센터용별도 Application 사용유무 - 고객정보의통합적제공여부 ( 각종채널별접촉이력등 ) - 타시스템과의통합성 - 기반기술의최신성 - Application 이지원못하는업무의정도 - 녹취시스템활용여부 - WFM 활용여부 - 상담원관리, 교육을위한시스템활용여부 - 콜센터성과관리를위한시스템활용여부 - 음성인식시스템활용여부 - 기타고객관리를위한다양한시스템활용여부 IT 및통신망관리체계 - 콜센터시스템환경개선을위한 Master Plan 유무 - 신시스템 / 솔루션도입 Process 정의및준수여부 - Hardware, Software별사용을위한교육체계및실사용자의사용숙련도 - 버전관리, 라이센스관리체계 Slide 19
5. 운영과정평가체계 항목내용 인프라 IT 및통신망관리체계 다양한접근채널 - Vendor 관리체계 (SLA 체결여부등 ) - Hardware 및통신장비용량관리체계 - 통신망관리체계 / 전화번호관리체계 / URL 관리체계 - Back up 및 Emergency Recovery 체계 - 다양한채널제공여부 - 각채널별관리체계및콜센터로의통합여부 - 각채널별고객접촉이력의통합여부 - 각채널별활용성과의측정및관리여부 Maintenance - 콜센터내장비 maintenance 담당자와역할구분체계정립여부 - Vendor 와의 Maintenance 계약체계 - 장비별고장시복구시간현황 설비 ( 위치 / 환경 ) - 레이아웃 ( 공간할당, 좌석스타일 ) - 조명 / 환기 / 외관 / 방음시설 / 편의시설 - 물리적보안 ( 출입자관리, 경비체계 ) - 위치 ( 대중교통접근성, 지역별특성등 ) Slide 20
6. 콜센터운영수준진단프로세스 운영수준진단프로세스 일반현황 & 성과현황조사 운영과정평가실사 종합 & 개별보고서작성 & 보고 1. Contact 담당자확인 2. 담당자에게설문지송부 3. 담당자현황자료파악및기록 4. 각콜센터실사일정확정 5. 실사팀에의한실사및인터뷰 6. 업종별콜센터종합분석보고서작성 & 보고 7. 개별콜센터분석보고서작성 & 보고 Slide 21
7. 기대 Report 및 Benefit 기대 Report 동종업종업계현황에대한리포트 귀사콜센터의운영수준에대한리포트 동종업종콜센터와비교를통한귀사콜센터의성과및수준갭분석리포트 귀사콜센터의강 약점분석리포트 평가항목별동종업계에서귀사의랭킹순위리포트 ( 타기업은무기명 ) Benefit 진단프로그램참여기업에한해동종업종현황및업종통계자료제공받을수있음 귀사콜센터의운영수준을진단해봄으로써운영상의강 약점을파악할수있음 동종업종과의비교에의한갭분석을통해성과및수준차이원인규명 동종업종에서귀콜센터의운영수준에대한랭킹순위를파악할수있음 Slide 22
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 인바운드상담원수행업무 (Reason for calls-inbound) 상담원수행업무 ( 인바운드콜 ) 설문 7% 내부판매 4% 예약 4% 홍보 7% 고객서비스 18% 기타 7% 전화교환 14% 불만처리 18% 소비자상담 21% which of the following functions do your TSRs provide regarding inbound calls? information technical support requests to external 5% customers 3% order taking and tracking 3% inside sales 4% technical support to internal customers dispatching (helpdesk) 1% 7% other 3% route calls 6% complaint resolution 8% consumer affairs 2% customer service(questions and inquiries) 58% KOREA AMERICA Slide 23
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 아웃바운드상담원수행업무 (Reason for calls-outbound) 인바운드콜에대한회신 23% 시장조사 9% 아웃바운드텔레마케팅 22% market research 1% other 15% outbound telemarketing 11% lead generation 7% collections 7% 리드창출 ( 수요창출 ) 18% customer satisfaction survey 4% 고객만족서베이 14% 채권회수 14% follow-up to inbound calls 55% KOREA AMERICA Slide 24
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 상담원교육수준 (typical education level of a TSR) graduate 학사 44% 고등졸 29% degree 3% bachelor's degree 22% associate' high s degree 전문대졸 27% school 57% 18% KOREA AMERICA Slide 25
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 홈페이지제공내용 (Features offered on the company s web site) 메세징서비스 ( 채팅기능, 화상상담,) 100% your call center's 1-8000 number 89% VoIP/ 인터넷폰 100% a self-service option 61% 이메일접속 100% an automatic "call back" button 5% 콜백버튼 50% e-mail access 88% 셀프서비스메뉴 (FAQ) 100% VoIP, or internet call 2% 콜센터무료전화번호 67% instant messaging(chat capabilities) 1% 0% 20% 40% 60% 80% 100% KOREA 0% 20% 40% 60% 80% 100% AMERICA Slide 26
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 최초콜처리율 (calls closed on first call) 100% 86.8% 99.0% 80% 70.8% 70.3% 60% 40% 20% 0% average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 27
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 80% 의콜에대한응대속도 (service level - 80% of your calls are answered in how many seconds?) 40 초 36.3 초 30 초 25.33 초 20 초 20.6 초 10 초 8 초 초 average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 28
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 IVR/ 음성인식처리율 (percent inbound calls handled by self-service) 100% 92.2% 98% 80% 60% 40% 27% 41.3% 20% 0% average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 29
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 평균포기율 (average abandon rate) 10% 9.66% 5% 4.75% 2.30% 2.93% 0% average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 30
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 고객만족도조사에의한만족도점수 (what percentage of your caller gives you a perfect score?) 100% 80% 84.3% 90% 60% 46.4% 55.0% 40% 20% 0% average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 31
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 고객만족도조사시만점 ( 매우만족 ) 을주는비용 (percentage of callers that give a perfect score for customer satisfaction?) 100% 80% 80% 60% 46.40% 55.00% 40% 32.40% 20% 0% average( 국내 ) best average( 국외 ) best Slide 32
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 5 4 3 2 1 전략 / 중점분야경영분석 0 00 은행 XX 은행 은행 ## 은행 은행 은행 Slide 33
8. 예시 - 은행권운영수준진단결과 5 4 3 2 1 프로세스 / 운영관리 CRM( 고객관계관리 ) 0 00 은행 XX 은행 은행 ## 은행 은행 은행 Slide 34
Q&A 조사기획팀장 : 박득대표전화 : 062-530-0365 직통전화 : 062-530-0379 핸드폰 : 011-9430-9177 E-mail: dkpark@callcenter.or.kr Fax: 062-530-0119 Slide 35